Cuando un usuario invitado en su entorno de Microsoft Teams intenta ejecutar un flujo desde la aplicación Workflow, es posible que el flujo no se inicie o devuelva un error. Esto suele ocurrir porque el usuario invitado carece de las licencias, permisos o asignaciones de políticas de datos necesarios. En este artículo, aprenderá las causas fundamentales de este error y las soluciones paso a paso para permitir que los usuarios invitados ejecuten flujos correctamente.
Puntos clave: Resolver errores de ejecución de flujos de invitados en Teams Workflow
- Plan de Power Automate por usuario: Asigne una licencia al usuario invitado para permitir la ejecución de flujos.
- Centro de administración de Teams > Usuarios > Usuarios invitados > Directivas: Otorgue al usuario invitado permiso para crear y ejecutar flujos en Teams.
- Política de prevención de pérdida de datos (DLP): Asegúrese de que el flujo no infrinja las reglas DLP del inquilino que bloquean el acceso de invitados.
Por qué la aplicación Teams Workflow bloquea a los usuarios invitados para ejecutar flujos
La aplicación Teams Workflow se basa en Power Automate para ejecutar flujos. Los usuarios invitados, de forma predeterminada, tienen permisos restringidos en Power Automate. No pueden crear ni ejecutar flujos a menos que el administrador del inquilino habilite explícitamente el acceso de invitados. Además, cada flujo requiere una licencia. Los usuarios invitados deben tener un plan de Power Automate por usuario o una licencia de Microsoft 365 que incluya las capacidades de Power Automate. Sin la licencia, el flujo no se ejecutará.
Otra causa común es la política de prevención de pérdida de datos. Las políticas DLP en Power Automate controlan qué conectores y datos se pueden usar. Si una política DLP bloquea a los usuarios invitados el uso de ciertos conectores, el flujo fallará. El usuario invitado también necesita el rol correcto en el entorno donde se almacena el flujo. De forma predeterminada, los invitados tienen el rol Environment Maker, pero el administrador puede haberlo deshabilitado.
Permisos de usuario invitado en Power Automate
En Power Automate, los usuarios invitados se agregan al inquilino a través de Azure AD. Su acceso se controla mediante la configuración de seguridad del entorno. El administrador puede permitir o bloquear que los usuarios invitados creen y ejecuten flujos. Si la configuración “Permitir que los usuarios invitados sean Environment Maker” está desactivada, el invitado no puede ejecutar ningún flujo.
Pasos para diagnosticar y solucionar problemas de ejecución de flujos de invitados
- Verificar la asignación de licencia del usuario invitado
Vaya al centro de administración de Microsoft 365. Seleccione Usuarios > Usuarios activos. Busque el usuario invitado y abra su cuenta. En Licencias y aplicaciones, verifique que se haya asignado un plan de Power Automate por usuario o una licencia de Microsoft 365 con Power Automate. Si no es así, asigne una y espere 30 minutos. - Habilitar que los usuarios invitados creen flujos en Power Automate
Inicie sesión en el centro de administración de Power Automate. Vaya a Entornos. Seleccione el entorno donde se encuentra el flujo. Abra Configuración. En Seguridad del entorno, active “Permitir que los usuarios invitados sean Environment Maker”. Guarde el cambio. - Verificar el rol de seguridad del usuario invitado
En la misma configuración del entorno, haga clic en Grupos de seguridad. Asegúrese de que el grupo de seguridad del usuario invitado esté agregado. Si el invitado no está en ningún grupo, agréguelo al grupo de seguridad adecuado que tenga permisos de Environment Maker. - Verificar el propietario y el uso compartido del flujo
En Teams Workflow, abra el flujo que el invitado no puede ejecutar. Haga clic en el nombre del flujo para abrir Power Automate. En Propietarios, verifique que el usuario invitado figure como copropietario. Si no es así, agréguelo como copropietario. Solo los propietarios pueden ejecutar un flujo que no se comparte. - Revisar las políticas de prevención de pérdida de datos
En el centro de administración de Power Automate, vaya a Políticas de datos. Seleccione la política predeterminada. Compruebe si los conectores utilizados en el flujo están permitidos. Si un conector está bloqueado, cambie la política para permitirlo para invitados o modifique el flujo para usar un conector permitido. - Probar el flujo como usuario invitado
Pida al invitado que inicie sesión en Teams y abra la aplicación Workflow. Haga que seleccione el flujo y haga clic en Ejecutar. Si aparece un error, anote el mensaje de error exacto. Errores comunes como “Flujo no encontrado” o “No tiene permiso” apuntan a problemas de uso compartido o de rol.
Si el flujo sigue fallando para el usuario invitado
El usuario invitado ve “No tiene permiso para ejecutar este flujo”
Este error significa que el invitado no es copropietario y el flujo no se comparte con él. Abra el flujo en Power Automate, vaya a Compartir y agregue al invitado como copropietario. También verifique que la dirección de correo electrónico del invitado esté escrita correctamente en el cuadro de diálogo de uso compartido.
El flujo se ejecuta pero falla en un conector
Si el flujo se inicia pero un paso falla, es posible que el conector requiera una conexión que el invitado no pueda autenticar. Pida al invitado que abra el flujo e inicie sesión en cada conector. Algunos conectores, como SharePoint, pueden requerir que el invitado tenga acceso al sitio. Verifique que el invitado tenga los permisos necesarios en el sitio de SharePoint u otras fuentes de datos.
El usuario invitado no puede ver el flujo en Teams Workflow
Si el flujo no es visible, es posible que el invitado no se haya agregado al canal de equipo correcto. En la aplicación Workflow, los flujos se asocian con un equipo y un canal específicos. Asegúrese de que el invitado sea miembro de ese equipo. Además, verifique que el flujo no esté configurado con visibilidad “Privada”.
Plan de Power Automate por usuario vs licencia de Microsoft 365 para invitados
| Elemento | Plan de Power Automate por usuario | Licencia de Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Costo | Aproximadamente $15 por usuario por mes | Incluido en la mayoría de los planes de Microsoft 365 |
| Límites de flujo | Ejecuciones ilimitadas con conectores estándar | Limitado a 2,000 ejecuciones por mes |
| Elegibilidad de invitado | Se puede asignar a usuarios invitados | Se puede asignar a usuarios invitados |
| Conectores premium | Incluidos | No incluidos |
Después de completar estos pasos, el usuario invitado debería poder ejecutar flujos en la aplicación Teams Workflow. Si el problema persiste, revise los registros de administración de Power Automate para obtener códigos de error detallados. Para escenarios avanzados, considere crear un entorno dedicado para invitados para evitar conflictos de políticas. Recuerde probar con un flujo de ejemplo después de cada cambio para aislar la causa.