Cuando agrega un buzón compartido en Outlook, los mensajes pueden tardar varios minutos o más en aparecer. Este retraso ocurre porque Outlook usa el Modo en caché de Exchange de forma predeterminada. El buzón compartido debe descargar una copia completa de sus elementos en su equipo local antes de que pueda explorarlos. Este artículo explica por qué ocurre el retraso y le muestra cómo reducirlo ajustando la configuración de caché, limitando el alcance de sincronización y usando la configuración correcta del buzón.
Puntos clave: Reducción del retraso de sincronización del modo en caché del buzón compartido
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado > Abrir estos buzones adicionales: Agregue buzones compartidos manualmente para controlar el comportamiento de la caché.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzado > Configuración del Modo en caché de Exchange > Descargar carpetas compartidas: Desactive esta casilla para evitar que el buzón compartido se sincronice con el archivo OST local.
- Archivo > Opciones > Correo > Enviar mensajes inmediatamente cuando esté conectado: Habilite esta opción para reducir los retrasos de sincronización de salida para los buzones compartidos.
Por qué los buzones compartidos experimentan retrasos de sincronización en el modo en caché
Cuando agrega un buzón compartido a través del método automático en Outlook, la aplicación lo trata como un buzón secundario que debe sincronizar sus datos con un Archivo de datos de Outlook sin conexión (OST) local. La sincronización inicial descarga cada carpeta, mensaje, elemento de calendario y datos adjuntos. Para un buzón con miles de elementos, este proceso puede tardar de 15 a 30 minutos o más, según la velocidad de la red y el tamaño del buzón.
El Modo en caché de Exchange se diseñó para su buzón principal para que pueda trabajar sin conexión. Los buzones compartidos no están pensados para almacenarse en caché de la misma manera. La configuración predeterminada obliga a Outlook a descargar todo el buzón compartido, lo que crea un retraso innecesario. El retraso es especialmente notable cuando abre el buzón compartido por primera vez, después de reiniciar Windows o después de que Outlook haya estado cerrado durante varias horas.
La causa principal es la opción “Descargar carpetas compartidas” dentro de la configuración del Modo en caché de Exchange. Cuando esta opción está habilitada, Outlook sincroniza todos los buzones compartidos que haya agregado automáticamente. Deshabilitar esta opción detiene la sincronización y obliga a Outlook a acceder al buzón compartido en Modo en línea, lo que elimina el retraso de la descarga inicial.
Pasos para reducir el retraso de sincronización del buzón compartido
Siga estos pasos para cambiar el comportamiento de la caché de los buzones compartidos. Debe reconfigurar la configuración de la cuenta de su buzón principal en Outlook. Estos pasos se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook 2016.
- Abrir Configuración de la cuenta
En Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda. Haga clic en Configuración de la cuenta y luego haga clic en Configuración de la cuenta nuevamente en el menú desplegable. - Seleccione su cuenta de correo electrónico
En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, seleccione su cuenta de correo electrónico de la lista. Haga clic en el botón Cambiar situado encima de la lista. - Abrir Más configuraciones
En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, haga clic en Más configuraciones en la esquina inferior derecha. - Ir a la pestaña Avanzado
En el cuadro de diálogo Microsoft Exchange, haga clic en la pestaña Avanzado en la parte superior. - Abrir la configuración del Modo en caché de Exchange
En Modo en caché de Exchange, haga clic en el botón Configuración. - Deshabilitar Descargar carpetas compartidas
En el cuadro de diálogo Configuración del Modo en caché de Exchange, desactive Descargar carpetas compartidas. Deje las demás opciones sin cambios. Haga clic en Aceptar. - Confirmar y reiniciar Outlook
Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Microsoft Exchange. Haga clic en Siguiente y luego haga clic en Finalizar en el cuadro de diálogo Cambiar cuenta. Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta. Reinicie Outlook para que el cambio surta efecto.
Después de reiniciar Outlook, abra el buzón compartido. Los elementos aparecerán inmediatamente porque Outlook ahora accede al buzón en Modo en línea. La contrapartida es que no puede trabajar con elementos del buzón compartido cuando está sin conexión.
Si Outlook sigue teniendo retraso de sincronización después de deshabilitar Descargar carpetas compartidas
El buzón compartido sigue mostrando “Actualizando” o “Cargando”
Si el encabezado del buzón compartido todavía muestra un indicador giratorio o el texto “Actualizando”, es posible que Outlook aún intente sincronizar porque el buzón compartido se agregó mediante el método automático. Elimine el buzón compartido y agréguelo manualmente usando el método que se describe a continuación.
- Eliminar el buzón compartido
Haga clic con el botón derecho en el nombre del buzón compartido en el panel de carpetas. Haga clic en Cerrar o Quitar carpeta compartida. - Agregar el buzón compartido manualmente
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de correo electrónico y haga clic en Cambiar. Haga clic en Más configuraciones y vaya a la pestaña Avanzado. En Abrir estos buzones adicionales, haga clic en Agregar. Escriba el nombre del buzón compartido y haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar en todos los cuadros de diálogo, luego en Siguiente y Finalizar. - Reiniciar Outlook
Cierre y vuelva a abrir Outlook. El buzón compartido se cargará en Modo en línea sin retraso.
Outlook se ralentiza al abrir elementos del buzón compartido
Cuando deshabilita la descarga de carpetas compartidas, Outlook accede al buzón compartido a través de la red para cada elemento que abre. Si su conexión de red es lenta, abrir mensajes individuales o datos adjuntos puede resultar lento. Para mejorar esto, habilite Descargar carpetas compartidas nuevamente y, en su lugar, reduzca el control deslizante de sincronización a un período más corto, como 1 día o 3 días.
- Volver a habilitar Descargar carpetas compartidas
Siga los pasos 1 a 6 anteriores y vuelva a marcar Descargar carpetas compartidas. - Cambiar el control deslizante de sincronización
En el cuadro de diálogo Configuración del Modo en caché de Exchange, establezca el control deslizante en 1 día o 3 días. Haga clic en Aceptar y reinicie Outlook.
Outlook solo sincronizará los mensajes más recientes del buzón compartido. Los elementos más antiguos siguen disponibles cuando busca, pero se obtienen del servidor a petición. Esto reduce el tiempo de sincronización inicial a unos pocos segundos.
El buzón compartido no es visible en el panel de carpetas
Si el buzón compartido desaparece del panel de carpetas después de deshabilitar la descarga de carpetas compartidas, es posible que una configuración de vista de Outlook lo oculte. Vaya a Ver > Panel de carpetas y asegúrese de que Normal esté seleccionado. Si el buzón sigue faltando, agréguelo manualmente con los pasos de la sección anterior.
Modo en caché de Exchange vs. Modo en línea para buzones compartidos: diferencias clave
| Elemento | Modo en caché de Exchange (predeterminado) | Modo en línea (configuración manual) |
|---|---|---|
| Tiempo de sincronización inicial | 15 a 30 minutos para un buzón típico | Instantáneo — sin descarga |
| Acceso sin conexión | Sí — los elementos se almacenan localmente | No — requiere conexión de red |
| Espacio en disco local utilizado | Archivo OST del buzón completo, puede ser de varios GB | Ninguno — sin copia local |
| Velocidad de búsqueda | Rápida — usa el índice local de Búsqueda de Windows | Más lenta — busca en el servidor |
| Velocidad de apertura de datos adjuntos | Rápida — los datos adjuntos son locales | Depende de la velocidad de la red |
| Ideal para | Usuarios que trabajan sin conexión o tienen internet lento | Usuarios que necesitan acceso instantáneo y tienen internet rápido |
Outlook para Mac no admite deshabilitar la caché para buzones compartidos. Los usuarios de Mac deben usar Outlook en la web para buzones compartidos a fin de evitar retrasos de sincronización.
Ahora puede controlar cómo maneja Outlook la sincronización del buzón compartido deshabilitando la opción de descargar carpetas compartidas o limitando el control deslizante de sincronización a un período más corto. Pruebe ambos métodos para ver cuál le ofrece el mejor equilibrio entre velocidad y disponibilidad sin conexión. Para buzones compartidos con más de 10 GB de datos, considere usar el método de agregar manualmente con el control deslizante de sincronización establecido en 1 día para mantener el archivo OST local pequeño y el tiempo de carga inicial por debajo de 10 segundos.