Tus reglas de Outlook solo funcionan cuando tu computadora específica está encendida y Outlook está abierto. Esto sucede porque las reglas se almacenan localmente en tu máquina. Estas se denominan reglas solo de cliente.
Las reglas que se ejecutan en el servidor de correo funcionan desde cualquier dispositivo. Este artículo explica la diferencia entre los dos tipos de reglas. Aprenderás cómo convertir reglas locales en reglas del lado del servidor en Outlook.
Puntos clave: Habilitar reglas del lado del servidor
- Archivo > Información > Administrar reglas y alertas > Servidor: El cuadro de diálogo principal para verificar si una regla está configurada como regla solo de cliente.
- Edición de la descripción de la regla: Eliminar acciones como “mostrar una alerta de escritorio” o “imprimir” puede permitir que una regla se ejecute en el servidor.
- Outlook en la web: Las reglas creadas aquí siempre son del lado del servidor y se ejecutarán independientemente del estado de tu Outlook de escritorio.
Por qué las reglas de Outlook están limitadas a una computadora
Las reglas de Outlook operan en dos ubicaciones distintas: en el servidor de Microsoft Exchange o localmente en tu PC con Windows. Las reglas del lado del servidor son procesadas por el servidor de correo de tu organización en el momento en que llega un mensaje. Funcionan sin importar qué dispositivo uses para revisar tu correo electrónico.
Las reglas solo de cliente se almacenan en un archivo en el disco duro de tu computadora, típicamente dentro de tu perfil de Outlook. Outlook debe estar ejecutándose en esa máquina específica para ejecutarlas. Si tu laptop está cerrada o Outlook no está abierto, estas reglas no procesarán el correo entrante.
Qué hace que una regla sea solo de cliente
Ciertas acciones de reglas requieren acceso a los recursos locales de tu computadora. El servidor de Exchange no puede realizar estas acciones, por lo que Outlook designa automáticamente cualquier regla que las contenga como solo de cliente. Ejemplos comunes incluyen reproducir un sonido, mostrar una alerta de escritorio, mover un mensaje a una carpeta en un archivo PST local o imprimir el mensaje. Las reglas que trabajan con mensajes que ya están en tu bandeja de entrada también suelen ser solo de cliente.
Pasos para convertir reglas para que se ejecuten en el servidor
Sigue estos pasos para verificar tus reglas y modificarlas para que se ejecuten en el servidor de Exchange. Necesitas una cuenta de Exchange o Microsoft 365 para que esto funcione.
- Abrir el Administrador de reglas
En Outlook, ve a Archivo > Información. Haz clic en el botón Administrar reglas y alertas. Esto abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas. - Identificar reglas solo de cliente
Mira la lista de tus reglas. Cualquier regla que tenga “solo de cliente” mostrado en la sección Descripción de la regla en la parte inferior solo se ejecutará en esta computadora. Selecciona una de estas reglas. - Editar la descripción de la regla
Haz clic en el botón Cambiar regla en la parte superior y selecciona Editar configuración de regla. Esto inicia el Asistente de reglas. Haz clic en Siguiente para avanzar por las condiciones hasta llegar a la pantalla de selección de acciones. - Eliminar acciones incompatibles con el servidor
En la lista de acciones, desmarca cualquier acción que fuerce a la regla a ser solo de cliente. Estas incluyen “mostrar una alerta de escritorio”, “reproducir un sonido” o “imprimirlo”. Si la acción es “mover una copia a la carpeta especificada”, asegúrate de que la carpeta sea una carpeta de buzón, no un archivo de Carpetas personales (.pst). - Completar y guardar la regla
Haz clic en Siguiente, termina de configurar las excepciones y dale un nombre a la regla. Haz clic en Finalizar. El texto “solo de cliente” ahora debería desaparecer de la descripción de la regla, lo que indica que puede ejecutarse en el servidor.
Crear nuevas reglas del lado del servidor en Outlook en la web
Un método garantizado para crear reglas del lado del servidor es usar Outlook en la web. Las reglas creadas aquí siempre son procesadas por el servidor de Exchange.
- Iniciar sesión en Outlook en la web
Abre tu navegador web y ve a outlook.office.com. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo o escuela. - Acceder a la configuración de correo
Haz clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir Configuración. En la barra de búsqueda en la parte superior del panel de Configuración, escribe “reglas” y selecciona Correo > Reglas. - Agregar una nueva regla
Haz clic en “+ Agregar nueva regla”. Dale un nombre a tu regla, establece la condición y elige una acción como “Mover a” una carpeta. Haz clic en Guardar. Esta regla ahora se ejecutará independientemente de tu Outlook de escritorio.
Si tus reglas aún no se ejecutan en el servidor
La regla se aplica a mensajes “Donde mi nombre está en el cuadro Para”
Esta condición específica a menudo se procesa del lado del cliente. Para una regla del lado del servidor más confiable, intenta usar la condición “enviado solo a mí” en Outlook en la web, o usa una condición diferente como verificar palabras específicas en el asunto.
Mover mensajes a una carpeta pública o buzón compartido
Las reglas del lado del servidor generalmente pueden mover elementos a carpetas en tu buzón principal. Mover elementos a ciertas carpetas públicas o buzones compartidos delegados puede revertir la regla a solo de cliente. Verifica que la carpeta de destino esté dentro de la jerarquía de tu propio buzón.
Outlook está en modo sin conexión o el modo de Exchange en caché está deshabilitado
Para que Outlook se comunique correctamente con Exchange sobre los cambios de reglas del lado del servidor, necesita una conexión activa. Asegúrate de estar en línea. Ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta, haz doble clic en tu cuenta de Exchange y verifica que “Usar modo de Exchange en caché” esté marcado para un rendimiento óptimo.
Diferencias clave entre reglas solo de cliente y del lado del servidor
| Elemento | Reglas solo de cliente | Reglas del lado del servidor |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento | Archivo local en PC con Windows | Servidor de Microsoft Exchange |
| Requisito de ejecución | Outlook debe estar ejecutándose en la PC específica | No se requiere un dispositivo o aplicación específica |
| Acciones comunes | Reproducir sonido, mostrar alerta de escritorio, imprimir, mover a archivo PST | Mover a carpeta de buzón, reenviar, eliminar, marcar, marcar como leído |
| Método de creación | Asistente de reglas de la aplicación de escritorio de Outlook | Outlook de escritorio o Outlook en la web |
| Velocidad de procesamiento | Procesa cuando Outlook verifica si hay nuevo correo | Procesa instantáneamente cuando el correo llega al servidor |
Ahora puedes asegurarte de que tu clasificación importante de correo se ejecute todo el tiempo. Revisa el Administrador de reglas para ver si hay etiquetas “solo de cliente” y edita esas reglas. Para nuevas reglas que siempre quieras en el servidor, créalas directamente en Outlook en la web. Un consejo avanzado es usar la función Ejecutar reglas ahora en el Administrador de reglas para procesar manualmente mensajes antiguos con tus reglas del lado del servidor recién convertidas.