Cuando modifica una reunión en Outlook y hace clic en el botón Enviar actualización, a veces aparece un cuadro de diálogo con la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados. Esta opción no aparece cada vez que actualiza una reunión. Comprender cuándo aparece esta opción le ayuda a evitar enviar actualizaciones innecesarias a los asistentes cuyos calendarios no han cambiado. Este artículo explica las condiciones exactas que activan esta opción, cómo funciona y qué sucede cuando la elige.
Puntos clave: cuándo aparece la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados
- Cuadro de diálogo Enviar actualización después de agregar o quitar asistentes: La opción aparece solo cuando el organizador de la reunión agrega o elimina al menos un asistente en una reunión existente.
- Cambios en la hora, la fecha o la ubicación: La opción NO aparece cuando se modifica la hora, la fecha, la ubicación o el cuerpo del mensaje de la reunión; en su lugar, se envía una actualización completa.
- Serie de reuniones frente a una sola instancia: La opción se comporta de manera diferente en las reuniones periódicas: puede aplicarse a toda la serie o solo a una repetición.
Por qué Outlook muestra la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados
Outlook realiza un seguimiento de cada cambio que usted hace en una solicitud de reunión. Cuando abre una reunión existente y modifica la lista de asistentes agregando o quitando personas, Outlook detecta que la lista de asistentes ha cambiado. También detecta si usted cambió otras propiedades de la reunión, como la hora de inicio, la hora de finalización, la fecha, la ubicación o el cuerpo del mensaje.
Si el único cambio que hizo fue en la lista de asistentes —agregar o eliminar uno o más asistentes—, Outlook ofrece la opción de enviar una actualización solo a esos asistentes agregados o eliminados. Esta es una característica para reducir el consumo de ancho de banda y la acumulación de mensajes en la bandeja de entrada. Evita que el resto de los asistentes reciba una actualización de la reunión que no contiene información relevante para ellos.
Si también cambió la hora, la fecha, la ubicación u otra propiedad de la reunión, Outlook no muestra esta opción. En su lugar, fuerza una actualización completa para todos los asistentes, de modo que todos tengan la información más reciente. La lógica es que un cambio en los detalles de la reunión afecta a todos los asistentes, no solo a los agregados o eliminados.
C\u00f3mo detecta Outlook el alcance de los cambios
Outlook compara la solicitud de reunión original almacenada en su calendario con la versión modificada. Comprueba si hay diferencias en los siguientes campos:
- Hora de inicio y hora de finalización
- Fecha de la reunión (incluidos los cambios en el patrón de periodicidad)
- Campo Ubicación
- Cuerpo del mensaje y datos adjuntos de la reunión
- Lista de asistentes (obligatorios y opcionales)
Si la única diferencia está en la lista de asistentes, la opción estará disponible. Si algún otro campo difiere, la opción se oculta y Outlook envía una actualización completa de forma predeterminada.
Pasos para usar la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados
Siga estos pasos para enviar una actualización de la reunión solo a los asistentes que se agregaron o eliminaron. Estos pasos se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook para Windows.
- Abra la reunión existente desde su calendario
Haga doble clic en la reunión en su calendario de Outlook. No utilice el Panel de lectura. Debe abrir el elemento de la reunión en su propia ventana. - Agregue o quite asistentes
Haga clic en el botón Para situado junto al campo de asistentes. Agregue un nombre nuevo o seleccione un nombre y presione Eliminar. Puede agregar o quitar varios asistentes. No cambie la hora, la fecha, la ubicación ni el cuerpo del mensaje. - Haga clic en Enviar actualización
En la pestaña Reunión de la cinta de opciones, haga clic en Enviar actualización. Aparecerá un cuadro de diálogo titulado Enviar actualización a los asistentes. - Seleccione la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados
En el cuadro de diálogo, verá dos botones de opción: Enviar actualización a todos los asistentes y Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados. Seleccione la segunda opción. - Haga clic en Aceptar para enviar
Outlook envía la actualización solo a los asistentes que agregó o quitó. Los asistentes existentes no reciben ninguna notificación.
Para reuniones periódicas
Cuando modifica una reunión periódica, Outlook le pregunta primero si desea cambiar toda la serie o solo esta repetición. Después de hacer esa selección, se aplican las mismas reglas. Si solo cambia la lista de asistentes de toda la serie, la opción aparece para la serie. Si solo cambia una repetición, la opción se aplica a esa única repetición.
Si la opción no aparece cuando debería
La opción está atenuada o no aparece en absoluto
Esto sucede cuando Outlook detecta un cambio en una propiedad distinta de la lista de asistentes. Las causas comunes incluyen:
- Cambió accidentalmente la hora de la reunión al arrastrar la reunión en la cuadrícula del calendario antes de abrirla.
- Modificó la ubicación o el cuerpo del mensaje antes de hacer clic en Enviar actualización.
- Cambió el patrón de periodicidad de una reunión periódica.
Para solucionarlo, cierre la reunión sin guardar los cambios, vuelva a abrirla y verifique que solo se haya modificado la lista de asistentes. Si la hora o la ubicación de la reunión se cambiaron accidentalmente, vuelva a establecer el valor original antes de enviar.
Ve la opción, pero no está disponible para una sola repetición de una reunión periódica
Si abre una sola repetición de una reunión periódica y solo cambia la lista de asistentes, la opción debería aparecer. Si no aparece, compruebe si la reunión se creó originalmente como una reunión periódica con una lista de asistentes fija. Outlook puede tratar los cambios de asistentes en una sola repetición como una actualización completa si el patrón de periodicidad es complejo. En este caso, envíe una actualización completa a todos los asistentes para garantizar la coherencia.
Los asistentes informan que reciben actualizaciones duplicadas
Cuando usa Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados, los asistentes existentes no deberían recibir ninguna notificación. Si la reciben, es probable que se cumpla una de las siguientes condiciones:
- Envió una actualización completa por error.
- Otro organizador o delegado también modificó la reunión.
- La reunión formaba parte de una serie y la actualización se aplicó a toda la serie, lo que puede desencadenar notificaciones para todas las repeticiones.
Para confirmar qué asistentes recibieron la actualización, consulte el botón Seguimiento en la pestaña Reunión. La página Seguimiento muestra el estado de la respuesta de cada asistente.
| Elemento | Enviar actualización a todos los asistentes | Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados |
|---|---|---|
| Cuándo aparece la opción | Siempre, cuando se realiza cualquier cambio | Solo cuando la lista de asistentes es el único cambio |
| Quién recibe la actualización | Todos los asistentes actuales y los eliminados | Solo los asistentes recién agregados y los eliminados |
| Efecto en los asistentes existentes | Reciben una actualización de la reunión y pueden ver un cambio en el calendario | No reciben ninguna notificación y el elemento de su calendario no cambia |
| Caso de uso recomendado | Cambios en la hora, la fecha, la ubicación o el cuerpo del mensaje | Agregar o quitar asistentes sin otros cambios |
Ahora puede identificar exactamente cuándo Outlook muestra la opción Enviar actualización solo a los asistentes agregados o eliminados y usarla correctamente. Esta característica reduce la acumulación de mensajes en la bandeja de entrada de los asistentes cuyos calendarios no se ven afectados por el cambio en la lista. En el caso de las reuniones periódicas, verifique siempre si está editando toda la serie o una sola repetición antes de enviar.