Outlook clásico a nuevo Outlook: importación y exportación de reglas: cómo reconstruir reglas después de la migración

Cuando migra de Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, sus reglas de correo no se transfieren automáticamente. Las reglas se almacenan en un formato diferente en el nuevo Outlook y el proceso de migración no las convierte. Este artículo explica por qué se pierden las reglas durante la migración y proporciona instrucciones paso a paso para exportar reglas desde Outlook clásico y reconstruirlas en el nuevo Outlook. Aprenderá a usar el Asistente para reglas, la recreación manual y herramientas de terceros para restaurar su automatización de correo electrónico.

Por qué se pierden las reglas al cambiar al nuevo Outlook

Outlook clásico almacena las reglas en el archivo Reglas y alertas del lado cliente, que forma parte del perfil de usuario y del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost). El nuevo Outlook para Windows utiliza un motor de correo diferente basado en la plataforma en la nube de Microsoft 365. Las reglas en Outlook clásico se procesan localmente por el cliente de Outlook, mientras que el nuevo Outlook se basa en reglas del lado servidor procesadas por Exchange Online.

Cuando cambia al nuevo Outlook, la aplicación crea un nuevo perfil de correo y no lee los datos antiguos de Reglas y alertas. El nuevo Outlook solo admite un subconjunto de acciones de reglas compatibles con Exchange Online. Las condiciones de reglas complejas como “con palabras específicas en el asunto” o “con palabras específicas en el cuerpo” no son compatibles con el nuevo Outlook. Estas reglas deben recrearse manualmente o simplificarse para funcionar en el nuevo entorno.

Microsoft no proporciona una función de importación integrada para reglas en el nuevo Outlook. La función de exportación en Outlook clásico guarda las reglas como un archivo .rwz, pero el nuevo Outlook no puede leer este formato de archivo. Debe recrear cada regla manualmente según los datos exportados o usar herramientas de terceros para extraer los detalles de las reglas como referencia.

Pasos para exportar reglas desde Outlook clásico

Antes de migrar, exporte sus reglas desde Outlook clásico para preservar su configuración. La exportación crea un archivo .rwz que puede abrir en Notepad para ver las condiciones y acciones de las reglas.

1. Abra el cuadro de diálogo Reglas y alertas
   En Outlook clásico, vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. Se abre el cuadro de diálogo Reglas y alertas que muestra todas sus reglas actuales.
2. Haga clic en Opciones
   En la esquina superior derecha del cuadro de diálogo Reglas y alertas, haga clic en el botón Opciones. Aparece un pequeño menú desplegable.
3. Seleccione Exportar reglas
   En el menú desplegable, elija Exportar reglas. Se abre un cuadro de diálogo para guardar archivos.
4. Guarde el archivo .rwz
   Navegue a una ubicación que pueda recordar, como su carpeta Documentos. Escriba un nombre de archivo como “OutlookRulesBackup” y haga clic en Guardar. Las reglas se guardan como un archivo .rwz.
5. Abra el archivo .rwz en Notepad
   Localice el archivo .rwz guardado, haga clic derecho sobre él y seleccione Abrir con > Notepad. Verá las definiciones de las reglas en texto plano. Cada regla está encerrada entre llaves y contiene condiciones y acciones en un formato legible.

Cómo reconstruir reglas en el nuevo Outlook

El nuevo Outlook no tiene una función de importación para reglas. Debe recrear cada regla manualmente usando el panel de configuración. Use el archivo .rwz exportado como referencia para asegurarse de recrear las mismas condiciones y acciones.

1. Abra la Configuración del nuevo Outlook
   En el nuevo Outlook para Windows, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir Configuración.
2. Vaya a Correo > Reglas
   En el panel Configuración, haga clic en Correo a la izquierda, luego haga clic en Reglas. La página Reglas muestra las reglas existentes y un botón para agregar nuevas.
3. Haga clic en Agregar nueva regla
   Haga clic en el botón Agregar nueva regla. Se abre un formulario de creación de reglas.
4. Nombre la regla
   Escriba un nombre para la regla que coincida con el de Outlook clásico, por ejemplo “Mover facturas a la carpeta Finanzas”.
5. Establezca la condición
   Seleccione una condición de la lista desplegable. El nuevo Outlook admite condiciones como “De”, “Para”, “Asunto contiene” y “Enviado a”. Consulte su archivo .rwz para la condición original. Si la condición no está disponible, elija el equivalente más cercano o simplifique la regla.
6. Establezca la acción
   Seleccione una acción de la lista desplegable. Las acciones admitidas incluyen “Mover a carpeta”, “Eliminar”, “Reenviar”, “Marcar” y “Marcar como leído”. Algunas acciones de Outlook clásico, como “Reproducir un sonido” o “Mostrar una alerta de escritorio”, no están disponibles en el nuevo Outlook.
7. Agregue excepciones si es necesario
   Haga clic en Agregar excepción y seleccione una condición que impida que se ejecute la regla. Las excepciones son opcionales.
8. Guarde la regla
   Haga clic en Guardar para crear la regla. La regla aparece en la lista Reglas y se habilita inmediatamente.

Si las reglas aún no funcionan después de reconstruirlas

La regla se ejecuta en los mensajes incorrectos

El nuevo Outlook procesa las reglas en el lado servidor en Exchange Online. Si una condición de regla usa “El remitente está en la libreta de direcciones especificada”, la regla puede aplicarse a mensajes de contactos en su libreta de direcciones predeterminada. Verifique que la libreta de direcciones esté configurada correctamente en Configuración > Cuentas > Libretas de direcciones.

La acción de la regla no mueve los mensajes a una carpeta

En el nuevo Outlook, solo puede mover mensajes a carpetas que existan en el mismo buzón. Los buzones compartidos o las carpetas públicas no son compatibles como carpetas de destino. Cree una subcarpeta en su propio buzón y úsela como destino.

La condición de regla “Asunto contiene” no es compatible

El nuevo Outlook no admite la condición “Asunto contiene palabras específicas”. Use la condición “Asunto incluye” en su lugar. Esta condición coincide con texto parcial en la línea de asunto. Si su regla original usaba coincidencia exacta de palabras, la nueva regla puede comportarse de manera ligeramente diferente.

El archivo .rwz exportado está vacío o dañado

Si el archivo .rwz no contiene datos o muestra texto ilegible, la exportación puede haber fallado debido a un archivo de reglas dañado en Outlook clásico. Abra Outlook clásico, vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas y revise cada regla. Elimine cualquier regla que muestre un icono de error o que no se pueda editar. Luego exporte de nuevo.

Reglas de Outlook clásico vs. reglas del nuevo Outlook: diferencias clave

Elemento	Outlook clásico	Nuevo Outlook
Ubicación de almacenamiento de reglas	Archivo .ost del lado cliente	Buzón de Exchange Online del lado servidor
Compatibilidad de importación/exportación	Exportar a archivo .rwz, importar desde archivo .rwz	Sin función de importación o exportación
Condición “Asunto contiene palabras específicas”	Compatible	No compatible
Condición “Con palabras específicas en el cuerpo”	Compatible	No compatible
Acción “Reproducir un sonido”	Compatible	No compatible
Acción “Mostrar una alerta de escritorio”	Compatible	No compatible
Acción “Mover a una carpeta pública”	Compatible	No compatible
Número máximo de reglas	256	256
Orden de procesamiento de reglas	Orden en el cuadro de diálogo Reglas	Orden en la lista Reglas

Ahora puede exportar sus reglas desde Outlook clásico, recrearlas manualmente en el nuevo Outlook y verificar que cada regla se ejecute correctamente. A continuación, intente crear un mensaje de prueba que coincida con cada regla para confirmar que la acción se ejecuta. Para reglas complejas con condiciones no compatibles, considere usar Power Automate para crear flujos basados en la nube que gestionen el enrutamiento de correo y las notificaciones.