Los usuarios de Outlook clásico a menudo tienen dificultades para encontrar correos electrónicos almacenados en su archivo en línea. El archivo en línea aparece como un buzón separado, pero su comportamiento de búsqueda difiere del buzón principal. Microsoft introdujo una nueva experiencia de búsqueda en el nuevo Outlook para Windows que cambia la forma en que se indexa y consulta el contenido del archivo en línea. Este artículo explica cómo funciona la nueva búsqueda en el archivo en línea de Outlook y qué necesitan saber los usuarios de Outlook clásico para buscar elementos archivados de manera efectiva.
Puntos clave: cómo funciona la nueva búsqueda en el archivo en línea de Outlook para usuarios de Outlook clásico
- Ámbito de búsqueda en el nuevo Outlook: El nuevo Outlook busca en el archivo en línea y en el buzón principal juntos de forma predeterminada, a diferencia de Outlook clásico que trata el archivo como un almacén separado.
- Diferencias de indexación: El nuevo Outlook utiliza un índice basado en la nube para los elementos del archivo, mientras que Outlook clásico se basa en la indexación local de Windows Search.
- Comportamiento de los resultados de búsqueda: Los resultados del archivo en línea aparecen en la misma lista que los resultados del buzón principal, etiquetados con un icono de archivo.
Por qué la búsqueda en el archivo en línea funciona de manera diferente en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows es una aplicación basada en web que se conecta a Exchange Online a través de un cliente ligero. A diferencia de Outlook clásico, que almacena una copia local de su buzón en un archivo de datos sin conexión u OST, el nuevo Outlook no descarga elementos a su equipo. Este cambio de arquitectura afecta la forma en que se busca en el archivo en línea.
En Outlook clásico, el archivo en línea es un buzón separado que aparece debajo de su buzón principal en el panel de carpetas. Cuando realiza una búsqueda en Outlook clásico, la búsqueda se ejecuta en el índice local de Windows Search. Si los elementos del archivo en línea no están indexados localmente, la búsqueda no devuelve resultados del archivo. Debe cambiar el ámbito de búsqueda a Todos los buzones o seleccionar explícitamente la carpeta de archivo.
El nuevo Outlook utiliza la búsqueda del lado del servidor de Microsoft 365 para todos los buzones, incluido el archivo en línea. Esto significa que la consulta de búsqueda se envía a Exchange Online, que busca en el índice en la nube tanto el buzón principal como el archivo. Los resultados se devuelven juntos en una sola lista. Este comportamiento es similar a cómo Outlook en la web busca en el archivo.
El índice en la nube incluye todos los elementos que se han movido al archivo en línea mediante una política de archivo de expansión automática o un movimiento manual. Los elementos en el archivo son indexados por Exchange Online tan pronto como llegan. No se requiere ningún paso de indexación local.
Pasos para buscar en el archivo en línea en el nuevo Outlook
El proceso de búsqueda en el nuevo Outlook es más sencillo que en Outlook clásico porque el archivo se busca automáticamente. Siga estos pasos para buscar en su archivo en línea en el nuevo Outlook.
- Abra el nuevo Outlook
Inicie la aplicación nuevo Outlook para Windows. Si está utilizando Outlook clásico, debe cambiar al nuevo Outlook activando el control deslizante Probar el nuevo Outlook en la esquina superior derecha de la ventana de Outlook. - Haga clic en el cuadro de búsqueda
Haga clic dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana principal de Outlook. El cuadro de búsqueda está etiquetado como Buscar. - Escriba su consulta de búsqueda
Escriba una palabra clave, nombre del remitente, asunto o rango de fechas. El nuevo Outlook busca simultáneamente en su buzón principal y en su archivo en línea. No necesita cambiar de carpeta ni cambiar el ámbito de búsqueda. - Revise los resultados de búsqueda
Los resultados del archivo en línea aparecen en la misma lista que los resultados de su buzón principal. Cada resultado del archivo muestra un pequeño icono de archivo junto al nombre de la carpeta. El icono parece una caja con una flecha hacia abajo. - Filtre los resultados por archivo
Para ver solo los resultados del archivo, haga clic en el botón Filtrar en la barra de búsqueda y seleccione Archivo en la lista de carpetas. Esto reduce los resultados a los elementos almacenados en el archivo en línea.
Limitaciones de la búsqueda en el archivo en línea en el nuevo Outlook
La búsqueda en el archivo en línea del nuevo Outlook tiene varias limitaciones que los usuarios de Outlook clásico deben comprender antes de cambiar.
La búsqueda no incluye elementos eliminados en el archivo
Los elementos que se han eliminado del archivo en línea y se encuentran en la carpeta de elementos recuperables no se incluyen en los resultados de búsqueda. Esta es una limitación del índice de búsqueda del lado del servidor. Si necesita recuperar un elemento de archivo eliminado, debe usar la función Recuperar elementos eliminados en Outlook clásico o en Outlook en la web.
No hay búsqueda sin conexión para elementos del archivo
Debido a que el nuevo Outlook no almacena una copia local del archivo, no puede buscar elementos archivados cuando está sin conexión. La búsqueda requiere una conexión a Exchange Online. Los usuarios de Outlook clásico que trabajan con frecuencia sin conexión deben mantener Outlook clásico para las búsquedas en el archivo.
La sintaxis de búsqueda avanzada es limitada
El nuevo Outlook admite menos operadores de búsqueda que Outlook clásico. Operadores como hasattachment:yes o hasattachment:no funcionan, pero operadores como read:yes o importance:high no funcionan en el cuadro de búsqueda. Debe usar el botón Filtrar para establecer estos criterios.
Los elementos del archivo de expansión automática pueden retrasarse
Cuando su archivo en línea se expande automáticamente a una nueva ubicación de almacenamiento, puede tardar hasta 24 horas para que Exchange Online indexe la nueva ubicación. Durante este tiempo, los elementos en la nueva ubicación del archivo pueden no aparecer en los resultados de búsqueda.
Búsqueda en el archivo del nuevo Outlook vs. búsqueda en el archivo de Outlook clásico
| Elemento | Nuevo Outlook | Outlook clásico |
|---|---|---|
| Ámbito de búsqueda | Buzón principal y archivo se buscan juntos de forma predeterminada | Solo carpeta actual o buzón seleccionado a menos que se cambie el ámbito |
| Tipo de índice | Índice en la nube de Exchange Online | Índice local de Windows Search |
| Búsqueda sin conexión | No compatible con elementos del archivo | Compatible si los elementos del archivo están en caché local |
| Icono de archivo en los resultados | Muestra un icono de archivo junto al nombre de la carpeta | Sin icono; muestra el nombre del buzón de archivo |
| Operadores de búsqueda avanzada | Conjunto limitado | Conjunto completo de operadores de búsqueda compatible |
| Búsqueda de elementos eliminados | No compatible | No compatible |
Si faltan elementos del archivo en línea en los resultados de búsqueda
No se encuentran elementos movidos recientemente al archivo
Si movió elementos al archivo en línea en las últimas 24 horas, es posible que el índice en la nube aún no se haya actualizado. Espere 24 horas y vuelva a buscar. Para confirmar que los elementos están en el archivo, vaya a la carpeta de archivo en el panel de carpetas y verifique manualmente.
La búsqueda devuelve resultados solo del buzón principal
Si ve resultados solo de su buzón principal, es posible que el archivo en línea esté deshabilitado o no aprovisionado. Verifique la configuración de su cuenta en Outlook. Seleccione Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, verifique que el archivo en línea esté habilitado. Si no está habilitado, comuníquese con su administrador de Microsoft 365.
Los resultados de búsqueda muestran elementos duplicados
El nuevo Outlook puede mostrar resultados duplicados si el mismo elemento existe tanto en el buzón principal como en el archivo. Esto ocurre cuando se copió una copia del elemento en lugar de moverse, o cuando una regla de archivo automático copió el elemento. Para eliminar duplicados, haga clic derecho en el elemento duplicado y seleccione Eliminar. Solo se elimina la copia en la carpeta actual.
Conclusión
Ahora puede buscar en el archivo en línea en el nuevo Outlook sin cambiar de carpeta ni cambiar el ámbito de búsqueda. El índice basado en la nube devuelve resultados tanto del buzón principal como del archivo en una sola lista. Si necesita búsqueda sin conexión u operadores de búsqueda avanzada, Outlook clásico sigue siendo la mejor opción. Para cambiar entre el nuevo Outlook y el clásico, use el control deslizante en la esquina superior derecha de la ventana de Outlook.