Si cambiaste del Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, es posible que hayas notado que faltan los colores de las carpetas. En el Outlook clásico podías asignar un color a una carpeta para encontrarla rápidamente en el panel de navegación. El nuevo Outlook no admite colores de carpetas directamente. En su lugar, usa un sistema visual diferente llamado categorías de carpetas. Este artículo explica cómo replicar la experiencia de carpetas de colores en el nuevo Outlook usando categorías, formato condicional y reglas de codificación por colores. Aprenderás los pasos exactos para aplicar colores a las carpetas y mantener tu correo organizado.
Puntos clave: usar categorías y formato condicional en el nuevo Outlook
- Categorías en lugar de colores de carpetas: Asigna una categoría a todos los elementos de una carpeta para aplicar una etiqueta de color a la lista de mensajes.
- Formato condicional en el nuevo Outlook: Crea reglas que apliquen automáticamente codificación por colores a los mensajes según la carpeta en la que se encuentren.
- Paso rápido para aplicar una categoría: Usa una Acción rápida para aplicar una categoría a todos los mensajes que se muevan a una carpeta específica.
Por qué el nuevo Outlook eliminó los colores de carpetas
El Outlook clásico almacenaba la configuración de color de las carpetas en el Registro de Windows. Cada carpeta tenía una propiedad que definía su color de fondo en el panel de navegación. El nuevo Outlook está basado en una plataforma web (Outlook Web App u OWA) que no admite la personalización de carpetas basada en el Registro. El equipo de desarrollo decidió eliminar la configuración de color a nivel de carpeta porque la nueva interfaz usa estándares web modernos que no incluyen esta característica heredada. En su lugar, el nuevo Outlook se basa en categorías y formato condicional para proporcionar distinción visual. Las categorías se almacenan en el servidor y se sincronizan en todos los dispositivos. Esto significa que la codificación por colores aplicada mediante categorías funciona en Outlook para Windows, Outlook para Mac, Outlook en la web y la aplicación móvil de Outlook. Los colores de carpetas del Outlook clásico no se transfieren al nuevo Outlook durante la migración.
Pasos para aplicar colores a las carpetas en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook no tiene un botón directo de “colorear esta carpeta”. Debes usar una combinación de categorías y formato condicional. Sigue estos pasos para hacer que una carpeta aparezca coloreada en la lista de mensajes.
Método 1: asignar una categoría a todos los elementos de una carpeta
- Crear una categoría para la carpeta
En el nuevo Outlook, ve a Ver > Configuración > General > Categorías. Haz clic en Agregar una categoría. Escribe un nombre que coincida con la carpeta, por ejemplo “Facturas”. Elige un color de la paleta. Haz clic en Guardar. - Seleccionar todos los elementos de la carpeta de destino
Abre la carpeta que quieres colorear. Presiona Ctrl+A para seleccionar todos los mensajes de la lista. - Aplicar la categoría a los elementos seleccionados
Haz clic derecho en cualquier mensaje seleccionado. Elige Categorizar y luego selecciona la categoría que creaste. Todos los mensajes seleccionados ahora muestran una barra o un punto de color en la lista de mensajes. - Automatizar la asignación de categorías para mensajes nuevos
Crea una regla que aplique automáticamente la categoría cuando llegue un mensaje a esta carpeta. Ve a Ver > Configuración > Correo > Reglas. Haz clic en Agregar nueva regla. Asigna un nombre a la regla. En Condiciones, selecciona Solo si el mensaje está en esta carpeta. Elige la carpeta. En Acciones, selecciona Asignar categoría y elige tu categoría. Haz clic en Guardar.
Método 2: usar formato condicional para colorear mensajes por carpeta
- Abrir la configuración de formato condicional
En el nuevo Outlook, ve a Ver > Configuración de vista > Formato condicional. Esta opción solo está disponible cuando estás en una vista de carpeta de correo. - Agregar una nueva regla
Haz clic en Agregar nueva regla. Escribe un nombre como “Color de carpeta Proyecto X”. Haz clic en Fuente y selecciona un color, estilo y tamaño. Haz clic en Aceptar. - Establecer la condición de carpeta
En el campo Condición, haz clic en Agregar condición. Elige Carpeta. Selecciona la carpeta específica de la lista. La regla se aplica solo a los mensajes de esa carpeta. - Guardar y aplicar
Haz clic en Guardar. La lista de mensajes ahora muestra los mensajes de esa carpeta con el color de fuente que seleccionaste. Este método no cambia el icono de la carpeta en sí, sino que colorea el texto de la lista.
Método 3: Acción rápida para aplicar una categoría al mover
- Abrir el administrador de Acciones rápidas
Ve a Inicio > Acciones rápidas > Crear nueva. Se abre el cuadro de diálogo Acciones rápidas. - Configurar la acción
Asigna un nombre a la Acción rápida, por ejemplo “Mover a Facturas y colorear”. En Acciones, haz clic en Agregar acción. Selecciona Mover a carpeta y elige la carpeta de destino. Haz clic en Agregar acción de nuevo. Selecciona Categorizar mensaje y elige la categoría. Haz clic en Finalizar. - Usar la Acción rápida
Selecciona un mensaje en tu Bandeja de entrada. Haz clic en el botón de la Acción rápida. Outlook mueve el mensaje a la carpeta y aplica el color de la categoría automáticamente.
Problemas comunes y limitaciones
El icono de la carpeta en sí no cambia de color
El nuevo Outlook no admite cambiar el color del icono de la carpeta en el panel de navegación. Los métodos anteriores solo colorean los elementos de la lista de mensajes, no el icono de la carpeta. Si necesitas una señal visual en el icono de la carpeta, debes cambiar el nombre de la carpeta con un emoji. Haz clic derecho en la carpeta, elige Cambiar nombre y agrega un emoji como un cuadrado rojo o un círculo de color al principio del nombre de la carpeta. Esta es la única forma de ver una indicación de color en el panel de carpetas.
Las categorías no sincronizan los colores de carpetas entre dispositivos
Las categorías se sincronizan en todos los clientes de Outlook. Sin embargo, las reglas de formato condicional creadas en el nuevo Outlook no se sincronizan con el Outlook clásico ni con Outlook en la web. Debes volver a crear las reglas de formato condicional en cada plataforma por separado. Las categorías aplicadas directamente a los mensajes sí se sincronizan, por lo que usar el Método 1 o el Método 3 es más confiable para el uso en varios dispositivos.
El formato condicional desaparece después de restablecer la vista
Si restableces la vista a los valores predeterminados en Ver > Configuración de vista > Restablecer vista, se eliminan todas las reglas de formato condicional. Debes volver a aplicarlas. Para evitarlo, no restablezcas la vista a menos que sea necesario. Exporta la configuración de vista si está disponible, aunque actualmente el nuevo Outlook carece de una función de exportación para configuraciones de vista.
Colores de carpetas del Outlook clásico frente a los métodos de color del nuevo Outlook
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Color del icono de la carpeta | Clic derecho en la carpeta > Propiedades > Color y asignar un color | No compatible; usa un emoji en el nombre de la carpeta como solución alternativa |
| Color de la lista de mensajes | Automático según la configuración de color de la carpeta | Manual mediante categorías o formato condicional |
| Sincronización entre dispositivos | No se sincroniza; se almacena localmente en el Registro | Las categorías se sincronizan; el formato condicional no se sincroniza |
| Complejidad de la configuración | Un clic por carpeta | Varios pasos por carpeta usando reglas o Acciones rápidas |
Ahora puedes aplicar colores a las carpetas en el nuevo Outlook usando categorías, formato condicional y Acciones rápidas. Empieza creando una categoría para cada carpeta que quieras colorear y luego configura una regla para aplicarla automáticamente. Para obtener una señal visual rápida en el icono de la carpeta en sí, agrega un emoji al nombre de la carpeta. Si administras muchas carpetas, considera usar Acciones rápidas para aplicar tanto una acción de movimiento como una categoría con un solo clic. Este enfoque mantiene tu correo organizado sin la característica de colores de carpetas que tenías en el Outlook clásico.