Cuando pide a Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365 que resuma o analice un documento, puede responder con un error indicando que no puede abrir el documento referenciado. Este problema suele ocurrir porque Copilot carece de los permisos necesarios para acceder al archivo o porque el documento está almacenado en una ubicación a la que Copilot no puede llegar. En algunos casos, el formato del documento no es compatible con Copilot. Este artículo explica las causas principales de este fallo de acceso y proporciona soluciones paso a paso para restaurar la capacidad de Copilot de leer sus documentos.
Puntos clave: Solución de errores de acceso a documentos de Copilot
- Centro de administración de Microsoft 365 > Configuración > Configuración de la organización > Copilot: Asegúrese de que el servicio Copilot esté habilitado para su inquilino y de que las licencias de usuario estén asignadas.
- Permisos de archivos de SharePoint o OneDrive: Conceda al menos acceso de Lectura a la cuenta de usuario que ha iniciado sesión en Copilot.
- Formatos de archivo compatibles: Copilot solo puede abrir archivos .docx, .pptx, .xlsx, .pdf, .txt y .html. Convierta los formatos no compatibles antes de hacer referencia a ellos.
Por qué Copilot no puede abrir los documentos referenciados
Copilot accede a los documentos a través de Microsoft Graph, que aplica los mismos permisos que se aplican en SharePoint, OneDrive y Teams. Si el usuario que ha iniciado sesión no tiene al menos permiso de Lectura sobre el documento, Copilot no podrá abrirlo. Además, los documentos almacenados fuera del ecosistema de Microsoft 365, como en un disco duro local o en un servicio en la nube de terceros, no son accesibles para Copilot. El documento debe estar almacenado en OneDrive, SharePoint o en el almacenamiento de archivos de Teams. Otra causa común es que el documento esté en un formato que Copilot no admite. Copilot funciona con archivos de Word, PowerPoint, Excel, PDF, texto sin formato y HTML. Los archivos con extensiones como .odt, .pages o .rtf provocarán el error de no se puede abrir. Por último, si el documento está cifrado con etiquetas de confidencialidad de Microsoft Information Protection y el usuario no tiene los derechos de uso necesarios, Copilot no podrá leer el contenido.
Ámbito y herencia de permisos
Los permisos en SharePoint y OneDrive pueden heredarse de sitios o carpetas principales. Un documento que parece accesible en el navegador puede seguir bloqueado para Copilot si el token del usuario no incluye el permiso específico de la colección de sitios o de la carpeta. Copilot usa permisos delegados, lo que significa que opera en el contexto del usuario que ha iniciado sesión. Si el usuario es invitado en el inquilino donde reside el documento, es posible que Copilot no pueda abrir el archivo aunque el usuario pueda verlo manualmente.
Pasos para solucionar los errores de acceso a documentos de Copilot
Siga estos pasos en orden. Después de cada paso, pruebe Copilot de nuevo pidiéndole que resuma el documento. Si el problema persiste, continúe con el siguiente paso.
- Verificar la asignación de licencia de Copilot
Abra el centro de administración de Microsoft 365 y vaya a Facturación > Licencias. Confirme que la cuenta de usuario que ejecuta Copilot tiene asignada una licencia de Copilot para Microsoft 365. Sin esta licencia, Copilot no intentará abrir ningún documento. - Comprobar la ubicación de almacenamiento del documento
Abra el documento en el navegador. La URL debe contener sharepoint.com, my.sharepoint.com o teams.microsoft.com. Si el documento está almacenado en una unidad local o en un servicio en la nube que no es de Microsoft, muévalo a OneDrive o SharePoint. Después, vuelva a hacer referencia al documento en su mensaje de Copilot. - Conceder permiso de Lectura explícito
SharePoint o OneDrive: Haga clic con el botón derecho en el documento y seleccione Administrar acceso. Haga clic en los puntos suspensivos (…) junto al nombre del usuario y asegúrese de que el nivel de permiso sea al menos Lectura. Si el usuario no aparece en la lista, haga clic en Agregar personas, escriba el correo electrónico del usuario y asigne el permiso de Lectura. - Quitar las restricciones de la etiqueta de confidencialidad
Si el documento tiene una etiqueta de confidencialidad que restringe el acceso a usuarios o grupos específicos, abra el documento en la aplicación de escritorio. Vaya a Inicio > Confidencialidad y seleccione una etiqueta que permita un acceso más amplio, como General. Guarde el documento e inténtelo de nuevo con Copilot. - Convertir formatos de archivo no compatibles
Si el documento está en un formato como .odt, .pages, .rtf o .csv, ábralo en la aplicación correspondiente y guarde una copia como .docx para documentos de Word, .xlsx para hojas de cálculo o .pdf para documentos de diseño fijo. Cargue el archivo convertido en OneDrive o SharePoint. - Borrar la caché de Copilot y cerrar sesión
En la aplicación de Microsoft 365, vaya a Configuración > Cuentas > Cerrar sesión en todas las cuentas. Cierre la aplicación, reiníciela y vuelva a iniciar sesión. Esto actualiza el token de autenticación y puede resolver problemas de caché de permisos. - Habilitar Copilot en el inquilino
Como administrador global, vaya al centro de administración de Microsoft 365 > Configuración > Configuración de la organización > Copilot. Asegúrese de que el conmutador Permitir que Copilot acceda al contenido de la organización esté activado. Esta configuración controla si Copilot puede leer documentos de SharePoint y OneDrive.
Si Copilot sigue teniendo problemas después de la solución principal
Copilot devuelve un error incluso después de conceder permisos
Si ha concedido permiso de Lectura pero Copilot sigue sin poder abrir el documento, el problema puede estar en los permisos de nivel de sitio. Vaya al sitio de SharePoint donde está almacenado el documento. Haga clic en Configuración > Permisos del sitio. Asegúrese de que el usuario no esté bloqueado por una restricción de uso compartido o una directiva de acceso de nivel de sitio. Si el sitio está configurado como privado, agregue el usuario como miembro del sitio con acceso de Lectura.
El documento se abre en el navegador pero no en Copilot
Esto puede ocurrir cuando el documento está almacenado en un sitio de SharePoint que tiene el scripting personalizado deshabilitado o que usa un modelo de permisos anterior. Compruebe la configuración de administrador de la colección de sitios. Vaya al centro de administración de SharePoint > Sitios > Sitios activos. Seleccione el sitio, haga clic en Directivas y asegúrese de que el sitio no esté configurado para bloquear el acceso a la API de Microsoft Graph. Si lo está, cambie la directiva para permitir el acceso a la API.
Copilot no puede abrir un documento en Microsoft Teams
Los archivos compartidos en los canales de Teams se almacenan en el sitio de SharePoint subyacente del equipo. El usuario debe tener acceso a ese sitio de SharePoint. Abra la pestaña Archivos en el canal de Teams, busque el documento y haga clic en los puntos suspensivos (…) > Abrir en SharePoint. Compruebe los permisos en la biblioteca de documentos de SharePoint. Si el usuario es invitado en el inquilino, es posible que necesite acceso explícito a la biblioteca.
| Elemento | Almacenamiento compatible | Almacenamiento no compatible |
|---|---|---|
| Descripción | Ubicaciones a las que Copilot puede acceder | Ubicaciones que provocan el error de no se puede abrir |
| OneDrive para la Empresa | Sí | No |
| SharePoint Online | Sí | No |
| Pestaña Archivos de Microsoft Teams | Sí | No |
| Disco duro local | No | Sí |
| Google Drive o Dropbox | No | Sí |
| Recurso compartido de archivos de red | No | Sí |
Copilot no puede abrir documentos almacenados fuera de OneDrive, SharePoint o Teams. Si hace referencia a un archivo local o de terceros, muévalo a una ubicación compatible y actualice su mensaje.
Ahora puede diagnosticar y resolver el error de Copilot que no puede abrir el documento referenciado comprobando los permisos, la ubicación de almacenamiento, el formato de archivo y la configuración del inquilino. Pruebe la solución pidiendo a Copilot que resuma el documento después de cada paso. Para problemas recurrentes, verifique que la cuenta de usuario no sea invitada en el inquilino donde está almacenado el documento. Como sugerencia avanzada, use el Explorador de Microsoft Graph para probar los permisos del token del usuario ejecutando una solicitud GET en el punto de conexión driveItem del documento. Esto revelará si el token tiene el ámbito necesario Files.Read.All o Sites.Read.All.