Microsoft 365 Copilot encuentra archivos de Teams de canales archivados: solución

Cuando haces una pregunta a Copilot en Microsoft 365 sobre un canal de Teams, a veces devuelve archivos de canales que tu organización ha archivado. Esto confunde a los usuarios porque se supone que los canales archivados están ocultos y son de solo lectura. La causa principal es que Copilot indexa todos los datos de los canales a menos que un administrador excluya explícitamente los canales archivados del ámbito de búsqueda. Este artículo explica por qué ocurre esto y proporciona los pasos exactos para evitar que Copilot muestre archivos de canales de Teams archivados.

Por qué Copilot devuelve archivos de canales archivados

Cuando un administrador archiva un canal de Teams, el canal pasa a ser de solo lectura y se oculta del cliente general de Teams. Sin embargo, archivar por sí solo no elimina el canal del índice de búsqueda de Microsoft Graph. Copilot usa Microsoft Graph para encontrar datos relevantes, por lo que aún puede localizar y devolver archivos de canales archivados. Este diseño es intencional para escenarios de cumplimiento y eDiscovery, donde los datos archivados deben seguir siendo buscables. Pero para los usuarios cotidianos, este comportamiento crea confusión porque esperan que el contenido archivado sea invisible.

Cómo funciona el índice de Microsoft Graph

El índice de Microsoft Graph incluye todos los canales de Teams a menos que un administrador configure una política de exclusión de orígenes de datos. Cuando un usuario hace una pregunta a Copilot, Copilot consulta el índice de Graph para encontrar contenido coincidente. Los canales archivados permanecen en el índice a menos que una política los elimine explícitamente. El índice se actualiza cada pocos minutos, por lo que los cambios en el estado del canal aparecen rápidamente, pero la exclusión debe establecerse a nivel de política, no solo a nivel de canal.

La diferencia entre archivar y excluir de la búsqueda

Archivar un canal cambia su visibilidad en el cliente de Teams y lo hace de solo lectura. Excluir un canal de la búsqueda elimina su contenido del índice de Microsoft Graph. Estas son dos acciones separadas. Un administrador debe realizar ambas para ocultar completamente un canal archivado de Copilot. El centro de administración de Teams proporciona la opción de archivar pero no la opción de exclusión de búsqueda directamente. Debes usar PowerShell para aplicar la exclusión de búsqueda.

Pasos para excluir canales archivados de la búsqueda de Copilot

Sigue estos pasos para evitar que Copilot devuelva archivos de canales de Teams archivados. Necesitas permisos de administrador de Teams en Microsoft 365.

1. Identificar los canales archivados
   Inicia sesión en el centro de administración de Teams en admin.teams.microsoft.com. Ve a Teams > Administrar equipos. Selecciona cada equipo y revisa sus canales. Busca canales con el estado “Archivado”. Anota el ID del canal o el nombre completo del canal para cada canal archivado que quieras excluir de la búsqueda.
2. Instalar el módulo de PowerShell de Teams
   Abre Windows PowerShell como administrador. Ejecuta el comando Install-Module -Name MicrosoftTeams. Si ya tienes el módulo, actualízalo con Update-Module -Name MicrosoftTeams. Presiona Entrar y espera a que finalice la instalación.
3. Conectar a Teams
   En la misma ventana de PowerShell, ejecuta Connect-MicrosoftTeams. Aparece una ventana de inicio de sesión. Introduce tus credenciales de administrador y completa la autenticación multifactor si es necesario.
4. Excluir el canal archivado de la búsqueda
   Ejecuta el siguiente comando, reemplazando ChannelId con el ID de canal real que anotaste anteriormente:
   Set-TeamChannel -GroupId $teamGroupId -CurrentDisplayName "ChannelName" -Archived $true -ExcludeFromSearch $true
   Si no conoces el GroupId, ejecuta Get-Team -DisplayName "TeamName" | Select-Object GroupId para encontrarlo. El parámetro -ExcludeFromSearch $true elimina el canal del índice de Microsoft Graph.
5. Verificar la exclusión
   Espera de 15 a 30 minutos para que se actualice el índice. Luego haz a Copilot una pregunta que normalmente devolvería un archivo del canal archivado. El archivo ya no debería aparecer en la respuesta. Si aún aparece, repite el paso 4 y confirma que el ID del canal sea correcto.

Si Copilot sigue devolviendo archivos de canales archivados después de la solución

En algunos casos, la exclusión no surte efecto de inmediato o interfiere otra configuración. A continuación se describen patrones de error específicos y sus soluciones.

Copilot devuelve archivos de varios canales archivados

Si excluiste un canal pero Copilot sigue devolviendo archivos de otros canales archivados, debes excluir cada canal archivado individualmente. Ejecuta el comando de PowerShell del paso 4 para cada canal archivado que deba ocultarse de Copilot. No hay opción de exclusión masiva en la versión actual.

La exclusión funciona para algunos usuarios pero no para otros

Esto ocurre cuando los usuarios tienen diferentes licencias de Copilot o políticas de orígenes de datos. Revisa la configuración de Centro de administración de Microsoft 365 > Copilot > Orígenes de datos > Microsoft Graph. Asegúrate de que la política se aplique a todos los usuarios. Si la política está limitada a grupos específicos, agrega todos los usuarios afectados al grupo. También confirma que ningún otro complemento de Copilot, como el complemento de SharePoint, esté configurado para incluir los mismos datos de canales archivados.

Copilot devuelve archivos de un canal privado archivado

Los canales privados usan un sitio de SharePoint independiente para el almacenamiento de archivos. Archivar el canal privado no archiva el sitio de SharePoint. Para ocultar los archivos de canales privados de Copilot, también debes eliminar el sitio de SharePoint del índice de búsqueda. Ve al Centro de administración de SharePoint > Buscar > Esquema de búsqueda y excluye el sitio agregando su URL a la lista de exclusión. Como alternativa, cambia los permisos del sitio para que solo usuarios específicos puedan acceder a él.

Elemento	Solo archivar	Archivar + exclusión de búsqueda
Visibilidad en el cliente de Teams	Oculto	Oculto
Acceso de lectura/escritura	Solo lectura	Solo lectura
Resultados de búsqueda de Copilot	Aparecen archivos	No aparecen archivos
Búsqueda de eDiscovery	Aparece contenido	Aparece contenido
Herramienta de administrador necesaria	Centro de administración de Teams	Centro de administración de Teams + PowerShell

Ahora puedes controlar exactamente qué contenido de canales archivados devuelve Copilot a los usuarios. Empieza por identificar todos los canales archivados en tu inquilino. Luego aplica la exclusión de búsqueda con el comando de PowerShell. Si administras una gran cantidad de canales, crea un script que recorra cada canal y aplique el parámetro -ExcludeFromSearch $true automáticamente. Esto ahorra tiempo y garantiza que no se omita ningún canal archivado.