Ha otorgado a un usuario permiso de Acceso limitado a un sitio de SharePoint, pero aún ve el nombre del sitio en la barra de aplicaciones de SharePoint, en los resultados de búsqueda o en la lista de sitios. Esto es confuso porque el Acceso limitado solo debería permitir el acceso a elementos específicos, no a todo el sitio. La causa raíz es que el Acceso limitado no oculta los metadatos del sitio que SharePoint muestra a cualquier usuario autenticado que pueda alcanzar la URL del sitio. Este artículo explica por qué sucede esto y proporciona los pasos exactos para evitar que el nombre del sitio aparezca para los usuarios con Acceso limitado.
Conclusiones clave: Ocultar el nombre del sitio de SharePoint a los usuarios con Acceso limitado
- Nivel de permiso de Acceso limitado: No oculta el nombre del sitio ni los metadatos de cualquier usuario que pueda navegar a la URL del sitio
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Visibilidad del sitio: Establecer un sitio como Privado lo oculta de la búsqueda y de la barra de aplicaciones de SharePoint para todos los usuarios sin acceso explícito
- Romper la herencia de permisos a nivel de sitio: Romper la herencia en la página de inicio del sitio y eliminar a los usuarios con Acceso limitado de los permisos del sitio oculta el nombre de la lista de sitios
Por qué el Acceso limitado no oculta el nombre del sitio
El Acceso limitado es un nivel de permiso especial de SharePoint que otorga a un usuario acceso solo a un elemento o documento específico dentro de un sitio. No otorga acceso al sitio en sí, a la página de inicio del sitio ni a ningún otro contenido. Sin embargo, SharePoint aún muestra el nombre del sitio en varias ubicaciones porque el usuario puede alcanzar la URL del sitio a través de un enlace directo o un elemento compartido.
La barra de aplicaciones de SharePoint muestra el nombre del sitio a cualquier usuario autenticado que haya visitado el sitio al menos una vez. Los resultados de búsqueda también muestran el nombre del sitio si el sitio no está configurado como Privado. Esto es por diseño: el Acceso limitado no es un límite de seguridad para los metadatos del sitio. El nombre del sitio, la descripción y la URL se consideran metadatos que SharePoint muestra a cualquier usuario que pueda autenticarse y que tenga un enlace válido al sitio.
Para ocultar completamente el nombre del sitio a un usuario, debe hacer que el sitio sea Privado para que no aparezca en la búsqueda ni en la barra de aplicaciones, o eliminar al usuario de los permisos del sitio por completo y compartir solo el elemento específico directamente.
Pasos para evitar que los usuarios con Acceso limitado vean el nombre del sitio
Siga estos pasos para configurar la visibilidad del sitio y la herencia de permisos para que los usuarios con Acceso limitado ya no vean el nombre del sitio.
- Establezca el sitio como Privado en el centro de administración de SharePoint
Vaya al centro de administración de SharePoint. Seleccione Sitios activos en el menú izquierdo. Encuentre su sitio en la lista y haga clic en su nombre. En el panel que se abre, seleccione la pestaña Configuración. En Visibilidad del sitio, elija Privado. Haga clic en Guardar. Esto oculta el sitio de los resultados de búsqueda y de la barra de aplicaciones de SharePoint para todos los usuarios que no tienen acceso explícito al sitio. - Rompa la herencia de permisos en la página de inicio del sitio
Navegue a la página de inicio del sitio. Seleccione Configuración (icono de engranaje) y luego Permisos del sitio. En la página de permisos, seleccione Configuración de permisos avanzada. En la cinta, seleccione Detener la herencia de permisos. Confirme la acción. Esto crea un conjunto de permisos único para la página de inicio del sitio. - Elimine a los usuarios con Acceso limitado de los permisos a nivel de sitio
En la página de permisos avanzada de la página de inicio del sitio, seleccione la casilla de verificación junto a cada usuario o grupo con Acceso limitado. En la cinta, seleccione Quitar permisos de usuario. Confirme la eliminación. Esto asegura que el usuario ya no tenga ningún permiso sobre el sitio en sí. - Comparta el elemento específico directamente
Navegue al documento o elemento al que desea que el usuario acceda. Seleccione el elemento y elija Compartir. Ingrese la dirección de correo electrónico del usuario y establezca el nivel de permiso en Lectura o Edición según sea necesario. Haga clic en Enviar. SharePoint enviará un enlace directo al elemento. El usuario no verá el nombre del sitio en ningún lugar porque no tiene acceso al sitio en sí.
Si los usuarios con Acceso limitado aún ven el nombre del sitio después de la solución principal
Incluso después de seguir los pasos anteriores, algunos usuarios pueden ver el nombre del sitio en ciertos lugares. Esta sección cubre las razones más comunes y cómo resolverlas.
El nombre del sitio aparece en la aplicación móvil de SharePoint
La aplicación móvil de SharePoint almacena en caché los nombres de los sitios de visitas anteriores. Si el usuario abrió el sitio antes de que usted cambiara los permisos, el nombre del sitio puede aparecer en la lista de sitios recientes de la aplicación. Pida al usuario que borre la caché de la aplicación o que la reinstale. En Android, vaya a Configuración > Aplicaciones > SharePoint > Almacenamiento > Borrar caché. En iOS, elimine y reinstale la aplicación.
El nombre del sitio aparece en la búsqueda de Microsoft 365
Los resultados de búsqueda pueden mostrar el nombre del sitio si el índice de búsqueda no se ha actualizado. La búsqueda de SharePoint indexa los metadatos del sitio cada 24 horas. Espere al menos un día completo después de cambiar la visibilidad del sitio a Privado. Si el nombre del sitio aún aparece, ejecute un rastreo completo desde el centro de administración de SharePoint en Búsqueda > Administrar esquema de búsqueda > Registro de rastreo.
El nombre del sitio aparece en la barra de aplicaciones de SharePoint
La barra de aplicaciones de SharePoint muestra los sitios que el usuario ha visitado recientemente. Si el usuario visitó el sitio antes de que se cambiaran los permisos, el nombre del sitio puede permanecer en la barra de aplicaciones hasta 30 días. Pida al usuario que haga clic derecho en el nombre del sitio en la barra de aplicaciones y seleccione Quitar de recientes. Esto lo elimina inmediatamente.
Acceso limitado vs. sitio privado: diferencias clave
| Elemento | Acceso limitado | Sitio privado |
|---|---|---|
| Nivel de permiso | Otorga acceso a un solo elemento | Otorga acceso a todo el sitio |
| Visibilidad del nombre del sitio | Visible en la barra de aplicaciones, búsqueda y lista de sitios | Oculto de la barra de aplicaciones y la búsqueda para usuarios sin acceso |
| Acceso a la página de inicio del sitio | Denegado a menos que se comparta explícitamente | Otorgado a todos los miembros del sitio |
| Caso de uso | Compartir un solo documento sin exponer el sitio | Ocultar todo el sitio de usuarios no autorizados |
Ahora puede controlar exactamente qué usuarios ven el nombre de su sitio de SharePoint combinando la visibilidad del sitio como Privado con el intercambio directo de elementos. Para un enfoque más granular, use grupos dinámicos de Azure AD para administrar automáticamente la membresía y la visibilidad del sitio. Esto evita que cualquier usuario con Acceso limitado vea el nombre del sitio en cualquier superficie de SharePoint.