Los enlaces de uso compartido externo de OneDrive for Business envían a los usuarios a solicitar acceso durante la baja de contratistas: guía de corrección

Cuando se da de baja a un contratista y sus enlaces de uso compartido de OneDrive permanecen activos, los destinatarios externos suelen ver una página de Solicitar acceso en lugar de los archivos compartidos. Esto ocurre porque el enlace de uso compartido está vinculado a la cuenta del contratista, que se deshabilita o elimina durante la baja. Microsoft 365 no reasigna ni actualiza automáticamente los enlaces de uso compartido existentes cuando se desactiva una cuenta de usuario. Esta guía explica por qué aparece la página de Solicitar acceso y proporciona soluciones paso a paso para restaurar el acceso de los usuarios externos sin tener que volver a crear cada enlace.

Por qué los usuarios externos ven Solicitar acceso en lugar de los archivos compartidos

Cuando la cuenta de Microsoft 365 de un contratista se deshabilita o elimina, el objeto de usuario se marca como inactivo en Azure AD. Los enlaces de uso compartido de OneDrive se almacenan como permisos en archivos y carpetas individuales, y hacen referencia a la cuenta del propietario mediante su identificador único. Una vez que la cuenta se desactiva, el sistema ya no puede autenticar al propietario del enlace, por lo que redirige a los usuarios externos a una página de Solicitar acceso. Los archivos permanecen en el sitio de OneDrive, pero el enlace de uso compartido original queda huérfano.

Microsoft 365 no transfiere automáticamente los permisos de archivo cuando se elimina un usuario. El sitio de OneDrive se conserva de forma predeterminada durante 30 días después de la eliminación de la cuenta, y luego 93 días en total con directivas de retención. Durante este período, un administrador puede reasignar el OneDrive a otro usuario o restaurar manualmente los enlaces de uso compartido. Si el sitio se elimina, todos los enlaces quedan permanentemente rotos.

Cómo se vinculan los enlaces de uso compartido a la cuenta de usuario

Cada enlace de uso compartido contiene un token que hace referencia a la ubicación del archivo y al contexto de seguridad del propietario. Cuando la cuenta del propietario se deshabilita, la validación del token falla porque la identidad del propietario ya no está activa. Los usuarios externos no tienen acceso directo al sitio de OneDrive de forma predeterminada, por lo que no pueden navegar hasta los archivos. La página de Solicitar acceso es el comportamiento de reserva predeterminado cuando el sistema no puede verificar los permisos del propietario del enlace.

Pasos para corregir los enlaces de uso compartido externo después de la baja de un contratista

Los siguientes métodos restauran el acceso a los archivos compartidos sin requerir que los usuarios externos soliciten acceso ni que usted vuelva a crear cada enlace. Elija el método que se ajuste a su escenario de baja.

Método 1: Reasignar el OneDrive a otro usuario con licencia

Este método transfiere la propiedad de todo el sitio de OneDrive, incluidos todos los archivos y los enlaces de uso compartido existentes, a un nuevo propietario. El nuevo propietario debe tener una licencia de OneDrive for Business.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365
   Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de Administrador global o Administrador de SharePoint.
2. Vaya a Usuarios activos
   Seleccione Usuarios > Usuarios activos en el menú de navegación izquierdo.
3. Seleccione el contratista dado de baja
   Haga clic en el nombre para mostrar del contratista para abrir el panel de detalles del usuario. Si el usuario se eliminó, primero debe restaurarlo dentro de los 30 días posteriores a la eliminación.
4. Abra la pestaña OneDrive
   En el panel de detalles del usuario, haga clic en la pestaña OneDrive. Esta pestaña muestra la dirección URL de OneDrive del usuario y el estado de almacenamiento.
5. Haga clic en Crear vínculo a archivos
   En la sección OneDrive, haga clic en Crear vínculo a archivos. Esto genera un vínculo directo a la carpeta raíz de OneDrive del contratista.
6. Envíe el vínculo al nuevo propietario
   Copie el vínculo y envíelo a la persona que se hará cargo de los archivos. Esa persona debe iniciar sesión y acceder al vínculo para confirmar la transferencia de propiedad.
7. Verifique que los enlaces de uso compartido externo funcionen
   Después de que el nuevo propietario acceda al OneDrive, pida a un usuario externo que haga clic en el enlace de uso compartido original. El enlace ahora debería abrir el archivo sin una solicitud de acceso.

Método 2: Usar el Centro de administración de SharePoint para conceder acceso directamente

Si no es posible reasignar el OneDrive, puede agregar usuarios externos como miembros directos del sitio de OneDrive. Esto omite el enlace de uso compartido roto y concede acceso a través de la pertenencia al sitio.

1. Abra el Centro de administración de SharePoint
   Vaya a https://admin.microsoft.com/SharePoint e inicie sesión con una cuenta de Administrador global o Administrador de SharePoint.
2. Busque el sitio de OneDrive del contratista
   Seleccione Sitios > Sitios activos en el menú izquierdo. Busque el OneDrive del contratista por su nombre o dirección de correo electrónico. Las direcciones URL del sitio de OneDrive siguen el patrón https://-my.sharepoint.com/personal/.
3. Abra los permisos del sitio
   Haga clic en el nombre del sitio y, a continuación, seleccione la pestaña Permisos. Haga clic en Agregar personas.
4. Agregue usuarios externos
   Escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios externos que necesitan acceso. Seleccione el nivel de permiso Editar o Leer según corresponda.
5. Notifique a los usuarios externos
   Marque la casilla para enviar una invitación por correo electrónico. Los usuarios externos recibirán un vínculo al sitio de OneDrive y podrán acceder directamente a todos los archivos.

Método 3: Volver a crear enlaces de uso compartido para archivos críticos

Para un número reducido de archivos, la solución más rápida es volver a crear los enlaces de uso compartido en una cuenta de propietario nueva. Use este método solo cuando los otros métodos no sean factibles.

1. Acceda a los archivos de OneDrive del contratista
   Si el OneDrive se reasignó a un nuevo propietario, ese propietario puede iniciar sesión y navegar hasta los archivos compartidos. Si no, use el Centro de administración de SharePoint para examinar el sitio directamente.
2. Seleccione el archivo o la carpeta
   Haga clic con el botón secundario en el elemento compartido y elija Compartir en el menú contextual.
3. Genere un nuevo enlace de uso compartido
   En el cuadro de diálogo Compartir, haga clic en el icono de configuración del vínculo y elija Personas con acceso existente o Personas específicas. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario externo.
4. Envíe el nuevo vínculo
   Copie el nuevo vínculo y envíelo al usuario externo. El vínculo anterior seguirá mostrando la página de Solicitar acceso y debe descartarse.

Si los usuarios externos siguen viendo Solicitar acceso después de la corrección principal

El sitio de OneDrive del contratista se eliminó

Si el sitio de OneDrive se eliminó hace más de 93 días, no se puede restaurar. Todos los enlaces de uso compartido quedan permanentemente rotos. Debe pedir a los usuarios externos que soliciten acceso a los archivos al administrador del inquilino, quien luego puede compartir los archivos desde una ubicación independiente. Para evitarlo, configure el período de retención de OneDrive en el Centro de administración de SharePoint en Configuración > OneDrive > Límites de almacenamiento y retención.

El uso compartido externo a nivel de inquilino está deshabilitado

Aunque se reasigne el OneDrive, el uso compartido externo puede estar bloqueado a nivel de inquilino. Compruebe la configuración en el Centro de administración de SharePoint en Directivas > Uso compartido > Uso compartido externo. Asegúrese de que el control deslizante esté establecido en Cualquier persona o Invitados nuevos y existentes según los requisitos de seguridad de su organización. Si está establecido en Solo las personas de su organización, los usuarios externos siempre verán la página de Solicitar acceso.

El enlace de uso compartido se configuró para Personas de su organización

Si el enlace de uso compartido original se configuró para Personas de su organización, los usuarios externos no pueden acceder a él por diseño. El tipo de vínculo debe cambiarse a Personas específicas o Cualquier persona para el acceso externo. Vuelva a crear el vínculo con el tipo correcto como se muestra en el Método 3.

Reasignación del sitio de OneDrive frente a concesión manual de permisos: diferencias clave

Elemento	Reasignar sitio de OneDrive	Concesión manual de permisos
Descripción	Transfiere la propiedad de todo el OneDrive a un nuevo usuario con licencia	Agrega usuarios externos como miembros directos del sitio de OneDrive
Conserva los enlaces de uso compartido existentes	Sí, los enlaces siguen funcionando después de la reasignación	No, los enlaces originales siguen rotos; los usuarios acceden mediante la pertenencia al sitio
Requiere licencia del nuevo propietario	Sí, el nuevo propietario debe tener una licencia de OneDrive for Business	No, solo se necesita un Administrador global o Administrador de SharePoint
Ideal para	Muchos archivos y enlaces externos que deben conservarse	Pocos usuarios externos o cuando no hay ningún usuario con licencia disponible
Tiempo de finalización	10–15 minutos	5–10 minutos

Cuando se da de baja a un contratista, ahora puede restaurar el acceso externo reasignando el sitio de OneDrive o agregando usuarios externos directamente. El método más rápido es la reasignación, que mantiene funcionando todos los enlaces de uso compartido existentes. Para futuras bajas, use una lista de comprobación que incluya la reasignación de OneDrive antes de deshabilitar la cuenta de usuario. Un consejo avanzado: ejecute el cmdlet de PowerShell Set-SPOSite -Identity -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing para verificar la capacidad de uso compartido en el sitio de OneDrive del contratista antes de la baja.