Los correos de solicitud de acceso van a la persona equivocada: solución para OneDrive for Business

Compartiste un archivo o carpeta de OneDrive y ahora alguien solicita acceso. Pero el correo de solicitud de acceso no llega a tu bandeja de entrada: va a otra persona. Esto ocurre porque OneDrive envía las notificaciones de solicitud de acceso al administrador de la colección de sitios por defecto, no al propietario del archivo. Este artículo explica por qué el correo va al destinatario equivocado y cómo redirigirlo a la persona correcta.

La causa raíz es un ajuste de permisos de SharePoint que controla quién recibe los correos de solicitud de acceso para cualquier sitio. Ese ajuste se hereda de la configuración predeterminada de la colección de sitios de SharePoint. Cambiarlo requiere un ajuste en el centro de administración de SharePoint o directamente en el sitio.

Aprenderás a identificar el destinatario actual, cambiar la dirección de correo y verificar la solución para que las solicitudes futuras lleguen a la persona correcta.

Por qué los correos de solicitud de acceso van a la persona equivocada

OneDrive for Business está construido sobre SharePoint. Cada OneDrive de usuario es una colección de sitios de SharePoint. Cuando alguien solicita acceso a un archivo o carpeta en esa colección de sitios, SharePoint envía un correo de notificación. Por defecto, ese correo va al administrador de la colección de sitios, no a la persona que compartió el archivo.

El administrador de la colección de sitios de un OneDrive suele ser el propio usuario, pero en muchas organizaciones el administrador global o el administrador de SharePoint se establece como administrador principal de la colección de sitios. Si un administrador de SharePoint u otro usuario se agregó como administrador de la colección de sitios durante el aprovisionamiento, esa persona recibe los correos de solicitud de acceso.

Hay dos niveles donde se configura la dirección de correo del destinatario:

Configuración a nivel de inquilino

En el centro de administración de SharePoint, hay una configuración global para las solicitudes de acceso. Esta configuración se aplica a todos los sitios de OneDrive a menos que se anule a nivel de sitio. Si este campo está vacío, SharePoint usa el correo del administrador de la colección de sitios.

Configuración a nivel de sitio

Cada sitio de OneDrive tiene su propia configuración de solicitudes de acceso. Puedes ingresar una dirección de correo específica aquí. Esto anula la configuración a nivel de inquilino solo para ese OneDrive.

Pasos para cambiar el destinatario del correo de solicitud de acceso

Debes tener permisos de administrador de SharePoint o derechos de administrador de la colección de sitios en el OneDrive del usuario para completar estos pasos. Si eres el usuario cuyo OneDrive está afectado, contacta a tu administrador global o administrador de SharePoint.

Método 1: Cambiar el destinatario a nivel de inquilino

1. Inicia sesión en el centro de administración de SharePoint
   Ve a admin.microsoft.com e inicia sesión con una cuenta de administrador de SharePoint o administrador global. En el centro de administración, selecciona SharePoint en la navegación izquierda.
2. Abre la configuración de solicitudes de acceso
   En el menú izquierdo, elige Políticas y luego Control de acceso. Desplázate hasta Solicitudes de acceso y haz clic en Editar.
3. Ingresa la dirección de correo
   En el campo Enviar solicitudes de acceso a la siguiente dirección de correo, escribe la dirección de correo que debe recibir todas las notificaciones de solicitud de acceso de OneDrive. Puede ser un buzón compartido o un grupo de seguridad. Haz clic en Guardar.
4. Espera la propagación
   Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los sitios. Para probar de inmediato, continúa con el Método 2 para el OneDrive de un usuario específico.

Método 2: Cambiar el destinatario para un OneDrive específico

1. Navega al sitio de OneDrive del usuario
   En el centro de administración de SharePoint, ve a Sitios y luego Sitios activos. Encuentra el sitio de OneDrive del usuario. El patrón de URL es https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/username_tenant_com. Haz clic en el nombre del sitio para abrir sus detalles.
2. Abre los permisos del sitio
   En el panel de detalles del sitio, haz clic en Permisos y luego en Configuración de solicitudes de acceso.
3. Ingresa el correo del destinatario
   En el campo Enviar solicitudes de acceso a la siguiente dirección de correo, escribe la dirección de correo correcta. Esto anula la configuración a nivel de inquilino para este OneDrive. Haz clic en Guardar.
4. Verifica el cambio
   Pide a alguien fuera de tu organización o usa una cuenta de prueba para solicitar acceso a un archivo en ese OneDrive. El correo de solicitud ahora debería ir a la dirección que ingresaste.

Método 3: Usar PowerShell para establecer el correo de solicitud de acceso

Si administras muchos sitios de OneDrive, PowerShell es más rápido.

1. Instala el Shell de administración de SharePoint Online
   Abre PowerShell como administrador y ejecuta Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell. Si ya lo tienes, omite este paso.
2. Conéctate a SharePoint Online
   Ejecuta Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com e inicia sesión con una cuenta de administrador de SharePoint.
3. Establece el correo de solicitud de acceso a nivel de inquilino
   Ejecuta Set-SPOTenant -AccessRequestReceiversEmailAddress "correct@domain.com". Reemplaza la dirección de correo con la correcta.
4. Establece el correo de solicitud de acceso a nivel de sitio
   Ejecuta Set-SPOSite -Identity https://yourtenant-my.sharepoint.com/personal/username_tenant_com -AccessRequestReceiversEmailAddress "correct@domain.com". Reemplaza la URL y el correo según sea necesario.

Si los correos de solicitud de acceso aún van a la persona equivocada

El campo de destinatario está vacío pero los correos aún van a otra persona

Cuando el campo de correo de solicitud de acceso está vacío, SharePoint envía la notificación al administrador de la colección de sitios. Verifica quién está listado como administrador de la colección de sitios para el sitio de OneDrive. Puedes verlo en el centro de administración de SharePoint en Sitios > Sitios activos > [site name] > Permisos > Administradores de la colección de sitios. Si la persona equivocada está listada, elimínala y agrega al propietario correcto.

Los cambios no se aplican a un OneDrive específico

La configuración a nivel de sitio siempre anula la configuración a nivel de inquilino. Si estableciste un correo a nivel de inquilino pero un OneDrive específico aún envía correos a una dirección diferente, alguien ha establecido una anulación a nivel de sitio. Usa el Método 2 para verificar y actualizar la configuración a nivel de sitio para ese OneDrive.

Las solicitudes de acceso están deshabilitadas por completo

Si la configuración Permitir solicitudes de acceso está desactivada, nadie puede solicitar acceso y no se envían correos. Para habilitarla, ve a la Configuración de solicitudes de acceso del sitio y marca Permitir solicitudes de acceso. Luego ingresa el correo del destinatario.

Configuración de solicitudes de acceso a nivel de inquilino vs a nivel de sitio: diferencias clave

Elemento	Configuración a nivel de inquilino	Configuración a nivel de sitio
Alcance	Todos los sitios de OneDrive en el inquilino	Un sitio de OneDrive específico
Dónde configurar	Centro de administración de SharePoint > Políticas > Control de acceso > Solicitudes de acceso	Configuración del sitio > Permisos > Configuración de solicitudes de acceso
Comportamiento de anulación	Anulado por cualquier configuración a nivel de sitio	Anula la configuración a nivel de inquilino para ese sitio
Predeterminado cuando está vacío	Usa el correo del administrador de la colección de sitios	Usa la configuración a nivel de inquilino
Tiempo de propagación	Hasta 24 horas	Inmediato

Ahora sabes por qué los correos de solicitud de acceso van a la persona equivocada y cómo solucionarlo usando el centro de administración de SharePoint, la configuración del sitio o PowerShell. Comienza por verificar el administrador de la colección de sitios para el OneDrive afectado y luego establece el correo correcto a nivel de sitio. Para la gestión continua, usa la configuración a nivel de inquilino para definir un destinatario predeterminado y solo anula sitios individuales cuando sea necesario.