Si administra una bandeja de entrada de equipo, es posible que el nuevo Outlook para Windows maneje los buzones compartidos de manera diferente. La aplicación moderna, basada en una plataforma web, carece de varias funciones clave presentes en la versión clásica de escritorio. Este cambio puede interrumpir los flujos de trabajo establecidos para los equipos de servicio al cliente, ventas y administración. Este artículo detalla las brechas funcionales específicas y proporciona soluciones alternativas cuando están disponibles.
Conclusiones clave: Brechas del buzón compartido en el nuevo Outlook
- Acceso sin conexión: El nuevo Outlook no puede abrir ni sincronizar datos de buzones compartidos sin una conexión a Internet activa.
- Permisos de envío como: No puede enviar correos electrónicos desde un buzón compartido a menos que se agregue como una cuenta separada.
- Creación de reglas avanzadas: Las reglas del lado del servidor para un buzón compartido deben crearse en Outlook en la web o en el Outlook clásico.
Comprendiendo la arquitectura del nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows no es una aplicación de escritorio tradicional. Es esencialmente la experiencia de Outlook en la web empaquetada como una aplicación web progresiva. Este diseño proporciona beneficios como actualizaciones más rápidas y una interfaz consistente en todos los dispositivos. Sin embargo, depende completamente de una conexión en vivo a los servidores de Microsoft 365 para funcionar.
El Outlook clásico utiliza un archivo de datos local, el OST, que almacena en caché su buzón y cualquier buzón compartido que abra. Esto permite la funcionalidad completa sin conexión. La nueva aplicación transmite datos directamente desde la nube, lo que cambia la forma en que se manejan los recursos compartidos. Las funciones que dependen de la integración profunda con el sistema de archivos de Windows o el procesamiento local no están disponibles actualmente.
Diferencia en el modelo de permisos principal
En el Outlook clásico, cuando se le otorga Acceso total a un buzón compartido, puede abrirlo como un buzón adicional dentro de su perfil. La aplicación lo trata casi como una cuenta secundaria, descargando sus datos localmente. El nuevo Outlook trata un buzón compartido más como una vista de carpeta vinculada desde la web. Muestra el contenido pero no establece una sesión de cuenta separada para él, lo que limita ciertas acciones.
Limitaciones de funciones específicas y soluciones alternativas actuales
Las siguientes limitaciones están presentes en el nuevo Outlook a principios de 2024. Microsoft puede agregar funcionalidad en futuras actualizaciones, pero estas brechas existen hoy.
Trabajar sin conexión a Internet
- Abra la aplicación del nuevo Outlook
Inicie la aplicación. Si está completamente sin conexión, la lista de carpetas del buzón compartido no se cargará. Verá un error o un indicador giratorio. - Intente leer mensajes en caché
A diferencia del Outlook clásico, ningún mensaje del buzón compartido se almacena localmente. No puede leer, responder ni buscar ningún correo anterior de ese buzón mientras esté sin conexión. - Use el Outlook clásico para necesidades sin conexión
La única solución es usar la aplicación de escritorio clásica de Outlook. Asegúrese de que el Modo de intercambio en caché esté habilitado y de haber abierto el buzón compartido mientras está en línea para que se sincronice con su archivo OST.
Envío de correo electrónico desde la dirección compartida
- Redacte un nuevo correo electrónico
Haga clic en Nuevo mensaje en el nuevo Outlook. De forma predeterminada, el correo se enviará desde la dirección de su cuenta principal. - Verifique el menú desplegable del campo De
Haga clic en el botón De. Es probable que la dirección del buzón compartido no aparezca en la lista de remitentes disponibles, incluso con permisos de Enviar como. - Agregue el buzón compartido como una cuenta
El método actual es agregar el buzón compartido como una cuenta separada usando sus credenciales. Vaya a Configuración > Cuentas > Agregar cuenta. Esto a menudo no es ideal para escenarios de acceso delegado.
Creación de reglas del lado del servidor
- Navegue a la configuración de reglas
En el nuevo Outlook, vaya a Configuración > Reglas. Solo puede crear reglas del lado del cliente que se ejecutan en su máquina específica. - Identifique el alcance de la regla
Las reglas creadas aquí no se aplicarán al buzón compartido en sí. Solo se ejecutarán cuando use la aplicación del nuevo Outlook en esa computadora. - Use Outlook en la web para reglas del servidor
Abra Outlook en la web en un navegador, inicie sesión y abra el buzón compartido directamente. Vaya a Configuración > Correo > Reglas para crear reglas que se ejecuten en el servidor para todos los usuarios.
Otros desafíos comunes con buzones compartidos
El buzón compartido no aparece en la lista de carpetas
Si un buzón compartido que abrió en el Outlook clásico no aparece en la nueva aplicación, debe volver a agregarse. Vaya a Configuración > Cuentas, seleccione su cuenta y, en Buzones compartidos, haga clic en Agregar un buzón compartido. Debe conocer la dirección de correo electrónico exacta del buzón. Esto se debe a que la nueva aplicación no migra automáticamente las conexiones de buzón del perfil clásico.
No se puede establecer el buzón compartido como dirección “De” predeterminada
No puede configurar el nuevo Outlook para enviar siempre nuevos mensajes desde la dirección compartida de forma predeterminada. Debe seleccionarlo en el campo De para cada mensaje individual, siempre que lo haya agregado como una cuenta separada. Esto difiere del Outlook clásico, donde podía establecer un buzón compartido como la cuenta de envío predeterminada dentro de su perfil.
Búsqueda limitada dentro del buzón compartido
El rendimiento y los filtros de búsqueda pueden ser más lentos o menos refinados en comparación con la búsqueda en su buzón principal. La búsqueda se basa en el índice en la nube de Microsoft 365, que a veces puede retrasarse para buzones secundarios. Para búsquedas complejas, usar Outlook en la web o cambiar al Outlook clásico puede dar mejores resultados.
Soporte de buzón compartido: clásico vs nuevo Outlook
| Característica | Outlook clásico (escritorio) | Nuevo Outlook para Windows |
|---|---|---|
| Acceso sin conexión | Acceso completo de lectura/escritura a través de la caché OST local | No disponible |
| Permisos de envío como | Compatible directamente a través del campo De | Requiere agregar como cuenta separada |
| Gestión de reglas del lado del servidor | Puede crear reglas para el buzón | Solo reglas del lado del cliente |
| Dirección “De” predeterminada | Se puede establecer en la configuración de la cuenta | No se puede establecer; debe elegir por mensaje |
| Auto-asignación desde permisos | El buzón a menudo aparece automáticamente | Generalmente requiere adición manual en la configuración |
| Rendimiento de búsqueda | Utiliza el índice de búsqueda de escritorio de Windows local | Depende de la velocidad del índice en la nube |
Ahora puede identificar las interrupciones específicas del flujo de trabajo al usar buzones compartidos en el nuevo Outlook. Para equipos que dependen del acceso sin conexión o del envío sin problemas, mantener la aplicación clásica de Outlook es la solución actual. Explore el uso de Outlook en la web en una pestaña del navegador para tareas específicas como la gestión de reglas del lado del servidor. Un consejo avanzado concreto es usar el atajo de teclado Ctrl+Shift+M para redactar rápidamente un nuevo mensaje y luego presionar Tab para navegar al campo De y cambiar el remitente.