Las formas, cuadros de texto y otros objetos de dibujo en Excel a veces desaparecen al comprobar la vista previa de impresión. Esto sucede porque las propiedades de impresión de esos objetos no están configuradas correctamente. Los objetos están configurados para no imprimirse, aunque sean visibles en la pantalla. Este artículo explica la configuración de impresión de objetos y proporciona pasos para que aparezcan en la salida impresa.
Puntos clave: corregir las propiedades de impresión de formas en Excel
- Diseño de página > Iniciador del cuadro de diálogo Configurar página: Abre el cuadro de diálogo principal donde puedes establecer las propiedades de impresión de todos los objetos de una hoja.
- Haz clic derecho en la forma > Formato de forma > icono Tamaño y propiedades: Accede a la configuración de impresión de una forma u objeto individual.
- Ctrl+P para abrir la vista previa de impresión: La forma más rápida de verificar si tus formas se imprimirán antes de usar papel o un PDF.
Por qué las formas de Excel son visibles en pantalla pero no en la impresión
Excel trata las formas, iconos, cuadros de texto y SmartArt como objetos de dibujo separados de los datos de las celdas. Estos objetos tienen una propiedad específica que controla su visibilidad durante la impresión. Esta configuración es independiente de si el objeto está oculto o agrupado en la hoja de cálculo.
La configuración predeterminada para los objetos nuevos suele ser imprimir, pero esto puede cambiarse accidentalmente. Más a menudo, el problema se debe a una configuración a nivel de hoja que anula todas las propiedades individuales de los objetos. Esta configuración a nivel de hoja está diseñada para la impresión de borrador, donde es posible que solo desees que aparezcan los valores de celda y los gráficos.
Cómo interactúan las propiedades de impresión de objetos
Dos configuraciones determinan si un objeto se imprime. La primera es la propiedad del objeto en sí. La segunda es una configuración global para toda la hoja de cálculo. La configuración global tiene prioridad. Si la hoja de cálculo está configurada para imprimir solo en calidad de borrador, no se imprimirá ningún objeto, incluso si cada uno está configurado individualmente para imprimir. Debes verificar ambos lugares para resolver el problema.
Pasos para cambiar la configuración de impresión de formas y objetos
Utiliza estos métodos para configurar formas y otros objetos para que aparezcan en la vista previa de impresión y en la página física.
Método 1: Cambiar la configuración de todos los objetos de una hoja
- Ve a la pestaña Diseño de página
Haz clic en la pestaña Diseño de página en la cinta de opciones de Excel. - Abre el cuadro de diálogo Configurar página
Haz clic en la pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha del grupo Configurar página. Este es el iniciador del cuadro de diálogo. - Navega a la pestaña Hoja
En el cuadro de diálogo Configurar página, haz clic en la pestaña Hoja en la parte superior. - Revisa la configuración de impresión
Busca la sección etiquetada como “Imprimir”. Debajo de esta, encuentra la casilla de verificación para “Calidad de borrador”. Asegúrate de que esta casilla NO esté marcada. Además, verifica que la lista desplegable para “Comentarios y notas” esté configurada adecuadamente si deseas que se impriman. - Confirma y previsualiza
Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Presiona Ctrl+P para abrir el panel de vista previa de impresión y comprueba si los objetos ahora son visibles.
Método 2: Cambiar la configuración de un solo objeto
- Selecciona la forma u objeto
Haz clic una vez en la forma, cuadro de texto o imagen que no se imprime. - Abre el panel de formato
Haz clic derecho en el objeto seleccionado y elige “Formato de forma” en el menú contextual. Aparecerá un panel de formato en el lado derecho de la ventana de Excel. - Ve a Tamaño y propiedades
En el panel Formato de forma, haz clic en el icono Tamaño y propiedades. Parece un cuadrado con una flecha diagonal. - Expande la sección Propiedades
Haz clic en el encabezado “Propiedades” para expandirlo. Verás opciones para el posicionamiento del objeto y la impresión. - Habilita la propiedad de impresión
Asegúrate de que la casilla de verificación “Imprimir objeto” esté seleccionada. Cierra el panel Formato de forma. El objeto ahora estará configurado para imprimirse.
Si las formas aún no aparecen en la vista previa de impresión
Los objetos están detrás de una forma blanca o un relleno de celda
Una forma puede estar configurada para imprimirse pero está oculta detrás de otro objeto relleno de blanco. En la vista previa de impresión, esto parece que la forma falta. Haz clic y arrastra los objetos superiores para reorganizar el orden de capas. Selecciona un objeto, luego ve a la pestaña Formato de forma y usa los comandos “Traer al frente” o “Enviar al fondo”.
La hoja de cálculo o el libro están protegidos
Si la hoja de cálculo tiene protección habilitada, es posible que no puedas cambiar las propiedades de los objetos. Necesitas la contraseña para desproteger la hoja primero. Ve a Revisar > Desproteger hoja. Si se requiere una contraseña, debes obtenerla del autor del archivo para realizar cambios.
El objeto está configurado como “Ocultar al imprimir” en elementos específicos del gráfico
Algunos objetos, como las etiquetas de datos de gráficos o las formas adjuntas a un gráfico, tienen configuraciones de impresión separadas dentro de las opciones de formato del gráfico. Haz clic derecho en el elemento específico del gráfico, formatéalo y busca una opción “Imprimir” o “Visibilidad” en sus propiedades.
Configuración de impresión a nivel de hoja vs. a nivel de objeto
| Elemento | Configuración a nivel de hoja (Configurar página) | Configuración a nivel de objeto (Formato de forma) |
|---|---|---|
| Alcance del control | Afecta a todos los objetos de dibujo de toda la hoja de cálculo | Afecta solo al objeto o forma seleccionado |
| Caso de uso principal | Impresión de borrador, simplificación de hojas complejas para revisión | Ajuste fino, ocultar logotipos o anotaciones específicos en la impresión |
| Ubicación | Diseño de página > Cuadro de diálogo Configurar página > pestaña Hoja | Clic derecho en el objeto > Formato de forma > Tamaño y propiedades > Propiedades |
| Prioridad | Alta: si “Calidad de borrador” está marcada, los objetos no se imprimen | Baja: la configuración individual se ignora si la configuración a nivel de hoja deshabilita la impresión |
Ahora puedes controlar de manera confiable qué formas y objetos aparecen en tus documentos de Excel impresos. Siempre usa Ctrl+P para verificar la vista previa de impresión después de realizar cambios. Para tener más control, explora la posibilidad de establecer un área de impresión específica que incluya tus objetos. Un consejo avanzado útil es usar el Panel de selección desde Inicio > Edición > Buscar y seleccionar para administrar y seleccionar objetos ocultos o superpuestos fácilmente.