Las categorías del buzón compartido de Outlook no se sincronizan: solución

Ha configurado categorías de color en un buzón compartido, pero esas categorías no aparecen cuando otro usuario abre el mismo buzón. Las categorías que asigna a correos electrónicos o elementos de calendario permanecen visibles solo para usted. Este problema ocurre porque Outlook almacena las categorías en un archivo de datos local de forma predeterminada, no en el servidor Exchange donde reside el buzón compartido. Este artículo explica la causa raíz del fallo de sincronización y proporciona una solución paso a paso para hacer que las categorías sean visibles para todos los usuarios que acceden al buzón compartido.

Por qué las categorías del buzón compartido no se sincronizan

Outlook almacena las categorías de color en una carpeta oculta dentro del archivo de datos de su buzón principal, no en el buzón compartido en sí. Cuando asigna una categoría a un elemento en un buzón compartido, Outlook escribe el nombre y el color de la categoría en una lista local almacenada en su propio buzón. Otros usuarios que acceden al mismo buzón compartido no ven sus categorías porque su Outlook lee las categorías de sus propias listas locales.

Este comportamiento es por diseño por razones de rendimiento. Las categorías son metadatos personales, no datos del buzón. Exchange no replica la lista de categorías entre buzones. El buzón compartido no tiene su propio almacén de categorías. Cada usuario que necesite ver las mismas categorías debe tener esas categorías definidas en su propio perfil de Outlook.

El papel de la lista maestra de categorías

Outlook mantiene una lista maestra de categorías en el Panel de navegación bajo el módulo de Calendario o Correo. Esta lista se almacena en el buzón principal del usuario. Cuando hace clic derecho en un elemento en un buzón compartido y asigna una categoría, Outlook agrega esa categoría a su lista maestra. Otros usuarios no reciben esta adición. Si un usuario abre el buzón compartido y un nombre de categoría no existe en su lista maestra, Outlook muestra el nombre de la categoría pero sin el color asignado.

Por qué el almacenamiento en el servidor no es el predeterminado

Microsoft diseñó las categorías como una característica por usuario. Solo la característica MailTips y ciertos atributos de Exchange permiten que las categorías se almacenen en el servidor para buzones compartidos. La configuración predeterminada trata los buzones compartidos como contenedores simples para correos electrónicos y elementos de calendario, no como objetos de usuario independientes con sus propias listas de categorías. Para cambiar esto, debe modificar la configuración de Exchange del buzón compartido.

Pasos para forzar la sincronización de categorías en buzones compartidos

Necesita privilegios de administrador de Exchange para completar estos pasos. Si no tiene acceso de administrador, contacte a su administrador de Microsoft 365.

1. Abra el Centro de administración de Exchange
   Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com. Vaya a Centros de administración > Exchange. En la navegación izquierda, expanda Destinatarios y seleccione Buzones. Haga clic en la pestaña Compartidos para ver todos los buzones compartidos en su inquilino.
2. Seleccione el buzón compartido de destino
   Haga clic en el buzón compartido que no está sincronizando categorías. Se abre un panel de detalles en el lado derecho de la pantalla. Desplácese hacia abajo hasta Características del buzón y haga clic en Administrar características del buzón.
3. Habilite la característica MailTip
   En la ventana Características del buzón, busque MailTips. Cambie la configuración a Habilitado. Haga clic en Guardar. La característica MailTip fuerza al buzón compartido a almacenar ciertos metadatos, incluidas las definiciones de categorías, en el servidor en lugar de en el perfil local de cada usuario.
4. Use Exchange Online PowerShell para establecer el parámetro MessageTrackingEnabled
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute el siguiente comando para conectarse a Exchange Online:
   Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@yourdomain.com
   Ingrese sus credenciales de administrador cuando se le solicite. Luego ejecute:
   Set-Mailbox -Identity "sharedmailbox@yourdomain.com" -MessageTrackingEnabled $true
   Reemplace la identidad con la dirección de correo electrónico real de su buzón compartido. Este comando le dice a Exchange que trate el buzón compartido como un buzón de usuario regular para el almacenamiento de categorías.
5. Fuerce a todos los usuarios a cerrar y reabrir Outlook
   Los cambios surten efecto después de que cada usuario reinicie Outlook. Indique a todos los usuarios que acceden al buzón compartido que salgan de Outlook por completo y luego lo abran nuevamente. Outlook vuelve a leer las propiedades del buzón desde el servidor y aplica el nuevo comportamiento de almacenamiento de categorías.
6. Agregue manualmente categorías a la lista maestra de cada usuario
   Incluso con la solución del lado del servidor, las categorías que se crearon antes del cambio permanecen en las listas locales. Cada usuario debe abrir Outlook, ir al módulo de Calendario, hacer clic derecho en un área en blanco del Panel de navegación y seleccionar Categorías. Agregue cada nombre de categoría exactamente como aparece en los elementos del buzón compartido. Use el mismo color para cada nombre de categoría. Este paso asegura que los elementos existentes muestren el color correcto.
7. Pruebe la sincronización asignando una nueva categoría
   Cree una nueva categoría en el buzón compartido desde el Outlook de un usuario. Haga que otro usuario actualice la vista del buzón compartido presionando F5. La nueva categoría debería aparecer con el color correcto en las sesiones de Outlook de ambos usuarios.

Si las categorías aún no se sincronizan después de la solución principal

Las categorías aparecen sin color o con un color predeterminado

Esto sucede cuando el nombre de la categoría existe en el elemento del buzón compartido pero falta en la lista maestra de categorías del usuario. El usuario debe agregar manualmente el nombre de la categoría en su propio Outlook como se describe en el paso 6 anterior. Después de agregar la categoría, el elemento se actualiza para mostrar el color correcto.

Los cambios se revierten después de unas horas

El parámetro MessageTrackingEnabled puede ser restablecido por una política de Exchange o por una migración de buzón. Verifique la configuración ejecutando Get-Mailbox -Identity "sharedmailbox@yourdomain.com" | fl MessageTrackingEnabled en PowerShell. Si devuelve False, repita el paso 4. Si el problema persiste, consulte con su administrador si una política de retención o un plan de buzón está anulando la configuración.

Las categorías nuevas se sincronizan pero las antiguas permanecen rotas

Outlook almacena en caché la lista de categorías para cada buzón localmente. Los elementos antiguos almacenan el nombre de la categoría como una cadena de texto, no como una referencia a la lista del servidor. Cada usuario debe reasignar manualmente la categoría correcta a los elementos antiguos. Seleccione los elementos, haga clic derecho, elija Categorizar y seleccione la categoría correspondiente de la lista. Esto actualiza los metadatos del elemento para usar la referencia de categoría del servidor.

Elemento	Comportamiento predeterminado de Outlook	Después de la solución del lado del servidor
Ubicación de almacenamiento de categorías	Lista maestra de categorías local del usuario en el buzón principal	Metadatos del lado del servidor del buzón compartido
Visibilidad de categorías entre usuarios	Cada usuario ve solo sus propias categorías	Todos los usuarios ven las mismas categorías con colores correctos
Requiere intervención del administrador	No	Sí, el administrador de Exchange debe habilitar MailTip y MessageTrackingEnabled
Consistencia del color de categoría	Los colores pueden diferir si los usuarios definen el mismo nombre con diferentes colores	Los colores son uniformes porque el servidor almacena la definición

Ahora puede forzar la sincronización de categorías en buzones compartidos habilitando la característica MailTip y estableciendo el parámetro MessageTrackingEnabled en Exchange Online. Comience pidiendo a su administrador que aplique el comando de PowerShell. Después del cambio, cada usuario debe agregar los nombres de categoría faltantes a su propia lista maestra. Para una consistencia a largo plazo, considere crear una lista de categorías estándar y distribuirla a todos los usuarios que acceden al buzón compartido.