La búsqueda de Outlook no incluye el archivo en línea: solución

Cuando busca en Outlook, los resultados de su buzón de Archivo en línea faltan. Esto sucede incluso cuando sabe que el correo existe en la carpeta de archivo. La causa raíz es que la búsqueda de Outlook se establece por defecto en el índice del buzón principal y no incluye automáticamente el índice del Archivo en línea. Este artículo explica por qué ocurre esta separación y proporciona una solución directa para que los resultados de búsqueda incluyan ambos buzones.

El Archivo en línea es un buzón separado en Exchange Online o Microsoft 365. Outlook lo trata como un archivo de datos distinto con su propio índice de búsqueda. De forma predeterminada, el ámbito de búsqueda global solo cubre el buzón principal. Debe indicar manualmente a Outlook que busque también en el archivo.

Este artículo cubre los pasos exactos para cambiar el ámbito de búsqueda, reconstruir el índice del archivo si es necesario y verificar que la solución funcione. También explica fallos de búsqueda relacionados y cómo evitarlos.

Por qué la búsqueda de Outlook excluye el Archivo en línea por defecto

El Archivo en línea es un buzón secundario que almacena correos antiguos para reducir el tamaño de su buzón principal. Cuando realiza una búsqueda en Outlook, la aplicación se comunica con el servicio de Búsqueda de Windows para consultar el índice. De forma predeterminada, la Búsqueda de Windows solo indexa el archivo de datos principal de Outlook y el archivo OST local del buzón principal. El buzón de Archivo en línea tiene su propio archivo OST y su propia entrada de índice. Debido a que el ámbito de búsqueda predeterminado se limita al buzón principal, el archivo no se consulta.

Este comportamiento es por diseño en Exchange Online y Microsoft 365. El archivo es un objeto de buzón separado con una jerarquía de carpetas separada. Outlook no fusiona los dos índices. La solución implica expandir temporalmente el ámbito de búsqueda durante cada búsqueda o agregar permanentemente el archivo al índice de Búsqueda de Windows.

Cómo funciona el índice de búsqueda con el Archivo en línea

La Búsqueda de Windows mantiene un índice de todos los elementos de Outlook en los archivos OST locales. Cada buzón, incluido el archivo, tiene su propio archivo OST ubicado en %localappdata%\Microsoft\Outlook. El indexador trata cada archivo OST como una fuente de datos separada. Si el archivo OST del archivo no está incluido en la lista de ubicaciones del índice, la búsqueda lo omitirá por completo. Esta es la razón más común por la que buscar desde el buzón principal devuelve cero resultados del archivo.

Pasos para incluir el Archivo en línea en la búsqueda de Outlook

Hay dos métodos para solucionar este problema. El primer método cambia el ámbito de búsqueda para una sesión de búsqueda individual. El segundo método agrega permanentemente el archivo al índice de Búsqueda de Windows. Use el segundo método si busca en el archivo regularmente.

Método 1: Establecer el ámbito de búsqueda en Todos los buzones

1. Abra la pestaña Buscar
   Haga clic dentro del cuadro de búsqueda en la parte superior de la ventana de Outlook o presione Ctrl+E. La pestaña Buscar aparece en la cinta de opciones.
2. Haga clic en Herramientas de búsqueda
   En la pestaña Buscar, localice el grupo Herramientas de búsqueda en el lado derecho de la cinta. Haga clic en Herramientas de búsqueda.
3. Seleccione Ámbito de búsqueda
   En el menú desplegable, señale Ámbito de búsqueda y luego seleccione Todos los buzones. Esto le indica a Outlook que busque en el buzón principal y en el Archivo en línea.
4. Escriba su consulta de búsqueda
   Ingrese su término de búsqueda en el cuadro de búsqueda. Los resultados de ambos buzones ahora aparecen en la misma lista, con el nombre del buzón mostrado junto a cada resultado.

Este método funciona solo para la búsqueda actual. Cuando borre el cuadro de búsqueda y comience una nueva búsqueda, el ámbito se restablece al buzón principal. Repita estos pasos cada vez que necesite buscar en el archivo.

Método 2: Agregar el Archivo en línea al índice de Búsqueda de Windows

1. Abra las Opciones de Outlook
   Haga clic en Archivo > Opciones > Buscar.
2. Abra las Opciones de indexación
   En la sección Buscar, haga clic en Opciones de indexación. Se abre una ventana separada que muestra el estado actual del índice.
3. Haga clic en Modificar
   En la ventana Opciones de indexación, haga clic en el botón Modificar. Aparece una lista de ubicaciones indexadas.
4. Expanda Microsoft Outlook
   Desplácese hacia abajo y expanda Microsoft Outlook. Verá el buzón principal listado. Si el Archivo en línea no está listado, cierre la ventana Opciones de indexación y continúe con el siguiente paso para localizar manualmente el archivo OST del archivo.
5. Localice el archivo OST del archivo
   Presione Windows+R, escriba %localappdata%\Microsoft\Outlook y presione Enter. Busque un archivo llamado archive.ost o un archivo que contenga la palabra archive en el nombre. Anote la ruta completa.
6. Agregue la carpeta OST del archivo al índice
   Regrese a Opciones de indexación y haga clic en Modificar. Haga clic en Mostrar todas las ubicaciones en la parte inferior. Navegue a la carpeta que encontró en el paso anterior y marque la casilla junto a ella. Haga clic en Aceptar.
7. Reconstruya el índice
   En Opciones de indexación, haga clic en Avanzado. En Solución de problemas, haga clic en Reconstruir. Confirme la reconstrucción. Esto obliga a la Búsqueda de Windows a reindexar todos los elementos, incluido el archivo OST del archivo. La reconstrucción puede tardar varias horas dependiendo del tamaño de sus buzones.

Después de que se complete la reconstrucción, realice una búsqueda de prueba desde el buzón principal. Los resultados del Archivo en línea ahora deberían aparecer automáticamente sin cambiar el ámbito de búsqueda.

Si la búsqueda de Outlook aún no incluye el Archivo en línea

Dos problemas adicionales pueden impedir los resultados de búsqueda del archivo incluso después de seguir los métodos anteriores. A continuación se presentan las soluciones específicas para cada escenario.

La búsqueda devuelve solo resultados del buzón principal

Si establece el ámbito en Todos los buzones pero solo ve resultados del buzón principal, el buzón de archivo puede no estar completamente sincronizado. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de Exchange y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, asegúrese de que Descargar carpetas compartidas esté marcado. Esto incluye el archivo en la sincronización. Haga clic en Siguiente y reinicie Outlook.

El archivo OST del archivo falta o está dañado

Si el archivo OST del archivo falta, Outlook no puede indexarlo. Abra Outlook y navegue a la carpeta de Archivo en línea. Haga clic derecho en la carpeta raíz del archivo y seleccione Propiedades del archivo de datos. Haga clic en Avanzado y anote la ruta del archivo OST. Si el archivo no existe en esa ruta, cierre Outlook, elimine el archivo OST del archivo de la carpeta %localappdata%\Microsoft\Outlook y reinicie Outlook. Outlook recrea el archivo OST y sincroniza el archivo nuevamente. Luego repita el Método 2 para agregar el archivo al índice.

Opciones de ámbito de búsqueda: Buzón principal vs Todos los buzones

Elemento	Solo buzón principal	Todos los buzones
Ámbito de búsqueda predeterminado	Sí	No
Incluye Archivo en línea	No	Sí
Incluye buzones compartidos	No	Sí, si se agregan al perfil
Se requiere reconstrucción del índice	No	Solo si el OST del archivo no está indexado
Persiste entre búsquedas	Sí	No, debe establecerse en cada sesión
Atajo de teclado para establecer	Ninguno necesario	Ctrl+E y luego Alt+H, S, S

Use el ámbito Todos los buzones para búsquedas ad-hoc que requieran resultados del archivo. Para uso diario, agregue el archivo OST del archivo al índice de Búsqueda de Windows usando el Método 2 para que el ámbito predeterminado incluya el archivo automáticamente.

Ahora puede forzar que la búsqueda de Outlook incluya el buzón de Archivo en línea cambiando el ámbito de búsqueda a Todos los buzones o agregando el archivo OST del archivo al índice de Búsqueda de Windows. Después de aplicar el Método 2, el archivo se indexa permanentemente y se puede buscar desde el buzón principal sin pasos adicionales. Para verificar la solución, presione Ctrl+E y escriba un término que sepa que existe en el archivo. Si aparecen resultados, la solución está completa. Como consejo avanzado, puede crear un paso rápido en Outlook que establezca automáticamente el ámbito de búsqueda en Todos los buzones y ejecute una consulta de búsqueda específica, ahorrándole seleccionar manualmente el ámbito cada vez.