La política de uso compartido de SharePoint no se aplica a un sitio: qué deben comprobar los administradores del sitio

Establece una política de uso compartido para toda la empresa en el centro de administración de SharePoint, pero un sitio aún permite el uso compartido externo a un nivel superior. Esto rompe sus reglas de seguridad y puede exponer datos confidenciales. La causa raíz suele ser una anulación del uso compartido a nivel de sitio que la política del centro de administración no aplicó. Este artículo explica por qué un solo sitio puede ignorar la política del inquilino y le muestra exactamente qué configuraciones verificar y corregir.

Por qué un sitio puede tener reglas de uso compartido diferentes

SharePoint Online tiene dos capas de configuración de uso compartido. La política a nivel de inquilino en el centro de administración de SharePoint establece el nivel máximo permitido de uso compartido para todos los sitios. La configuración a nivel de sitio puede ser más restrictiva que la política del inquilino, pero también puede ser más permisiva si la política del inquilino no se ha aplicado. Cuando crea un sitio nuevo, este hereda el valor predeterminado del inquilino. Sin embargo, los sitios existentes que se crearon antes de un cambio de política o que tuvieron su configuración de uso compartido modificada manualmente conservarán su propio nivel a menos que aplique explícitamente la política del inquilino a ellos.

La página de uso compartido del centro de administración de SharePoint incluye una opción que dice “Limitar el uso compartido externo mediante dominios” y una configuración separada para “Permitir que los usuarios anulen la política de uso compartido”. Si no selecciona la casilla que dice “Solo permitir que los usuarios compartan con usuarios externos que existan en el directorio de su organización” o si deja la configuración a nivel de sitio sin tocar, el sitio conserva su valor anterior. La causa más común es que la política del inquilino se actualizó después de que se creó el sitio y nadie volvió a aplicar la política a ese sitio específico.

Pasos para verificar y corregir la anulación del uso compartido a nivel de sitio

Siga estos pasos para identificar y corregir un sitio que no sigue la política de uso compartido del inquilino.

1. Verifique la política de uso compartido actual del inquilino
   Vaya al centro de administración de SharePoint en admin.microsoft.com. En la navegación izquierda, seleccione Políticas y luego Uso compartido. En Uso compartido externo, anote el nivel que se muestra en la sección de SharePoint. Las opciones son Cualquier usuario, Usuarios nuevos y existentes, Usuarios existentes y Solo personas de su organización. Anote este nivel.
2. Abra el sitio que no sigue la política
   En el centro de administración de SharePoint, vaya a Sitios activos. Busque el sitio que está mal configurado. Haga clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles. En la sección Políticas, busque Uso compartido externo. Esto muestra la configuración a nivel de sitio. Si es más permisiva que la política del inquilino, ha encontrado la anulación.
3. Cambie la configuración de uso compartido a nivel de sitio
   En el panel de detalles del sitio, haga clic en el valor de Uso compartido externo. Se abre un panel. Seleccione el nivel que coincida con la política del inquilino. Haga clic en Guardar. Esto obliga al sitio a usar la política del inquilino.
4. Compruebe si la política del inquilino está configurada para aplicarse
   Vuelva a Políticas > Uso compartido en el centro de administración. En la sección de SharePoint, busque la casilla que dice Permitir que los usuarios anulen la política de uso compartido. Si esta casilla está marcada, los propietarios del sitio pueden cambiar la configuración a nivel de sitio a cualquier nivel igual o más permisivo que la política del inquilino. Desmarque esta casilla y haga clic en Guardar. Esto evita que cualquier sitio anule la política del inquilino.
5. Use PowerShell para aplicar la política a todos los sitios
   Si tiene muchos sitios, ejecute el Shell de administración de SharePoint Online. Conéctese con Connect-SPOService -Url https://yourtenant-admin.sharepoint.com. Luego ejecute Set-SPOSite -Identity https://yourtenant.sharepoint.com/sites/sitename -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing reemplazando la URL con su sitio y la capacidad con el valor que coincida con su política de inquilino. Para aplicar a todos los sitios, use Get-SPOSite -Limit All | Set-SPOSite -SharingCapability ExternalUserAndGuestSharing. Reemplace ExternalUserAndGuestSharing con el nivel correcto.

Si el sitio aún muestra el nivel de uso compartido incorrecto

“Cambié la política del inquilino pero el sitio aún muestra el valor anterior”

La política del inquilino no cambia retroactivamente los sitios existentes. Debe editar cada sitio o usar PowerShell. Si ya cambió la configuración a nivel de sitio pero se revierte, un script personalizado o una herramienta de terceros puede estar reaplicando el valor anterior. Verifique cualquier automatización que se ejecute en la colección de sitios.

“El propietario del sitio dice que no puede cambiar la configuración de uso compartido”

Si la política del inquilino está configurada para aplicarse y el propietario del sitio intenta cambiar el nivel de uso compartido, verá un mensaje de que la configuración está restringida por la organización. Este es el comportamiento correcto. El propietario del sitio debe contactar al administrador de SharePoint para cambiar la política.

“El uso compartido externo aún funciona incluso después de configurar la política solo para invitados”

Compruebe si el sitio tiene permisos únicos que permiten compartir a través de un enlace que se creó antes del cambio de política. Los enlaces de uso compartido existentes permanecen activos hasta que caducan o se eliminan. Vaya al sitio, haga clic en el icono de engranaje, seleccione Permisos del sitio, luego Configuración de uso compartido. En Configuración avanzada para uso compartido externo, elija Solo personas de su organización. Esto elimina todos los enlaces de uso compartido externo.

“El sitio es un sitio concentrador y la política no se aplica a los sitios asociados”

Los sitios concentradores no heredan la configuración de uso compartido del concentrador. Cada sitio asociado tiene su propio nivel de uso compartido. Debe aplicar la política a cada sitio individualmente o usar PowerShell con un filtro para todos los sitios en el concentrador.

Elemento	Política a nivel de inquilino	Configuración a nivel de sitio
Dónde se configura	Centro de administración de SharePoint > Políticas > Uso compartido	Panel de detalles del sitio o icono de engranaje > Permisos del sitio > Configuración de uso compartido
Alcance	Todos los sitios del inquilino de forma predeterminada, pero no anula los sitios existentes a menos que se aplique	Un sitio específico
Quién puede cambiar	Administrador de SharePoint o administrador global	Propietario del sitio o administrador de SharePoint
Comportamiento de anulación	Se puede configurar para permitir o evitar anulaciones a nivel de sitio	Puede ser más restrictivo pero no más permisivo si la política del inquilino se aplica
Efecto retroactivo	No cambia los sitios existentes automáticamente	Tiene efecto inmediato después de guardar

Ahora puede identificar y corregir cualquier sitio que no siga la política de uso compartido del inquilino. Comience verificando la configuración a nivel de sitio en el centro de administración y luego desmarque la opción de anulación en la política del inquilino para evitar futuras discrepancias. Para entornos grandes, use el comando de PowerShell Set-SPOSite -SharingCapability para aplicar la política a todos los sitios a la vez. Esto cierra la brecha de seguridad y garantiza reglas de uso compartido externo consistentes en su entorno de SharePoint.