Su bandeja de entrada de Outlook puede mostrar mensajes de varias cuentas de correo electrónico en una sola vista combinada. Esto ocurre cuando la configuración predeterminada de las carpetas está configurada para mostrar todo el correo en un solo lugar. La bandeja de entrada unificada puede dificultar la distinción de qué correos pertenecen a qué cuenta.
Outlook ofrece una función llamada Bandeja de entrada enfocada (Focused Inbox) y la agrupación predeterminada de carpetas que puede causar este comportamiento. Este artículo explica cómo separar sus correos por cuenta en carpetas de entrada distintas.
Aprenderá a cambiar la configuración de la vista y a crear carpetas de entrada separadas para cada cuenta de correo electrónico que haya agregado a Outlook.
Puntos clave: Separar los correos de las cuentas en Outlook
- Ver > Mostrar bandeja de entrada enfocada: Desactivar esta función impide que Outlook clasifique el correo en las pestañas Enfocado y Otros, lo que puede mezclar las cuentas.
- Panel de carpetas > Clic derecho en la cuenta > Nueva carpeta: Crea una carpeta de entrada dedicada para una cuenta específica y mantiene los correos separados.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Cambiar carpeta: Redirige la ubicación de entrega de los correos de una cuenta a una carpeta personalizada que usted cree.
Por qué Outlook combina correos de diferentes cuentas
Outlook está diseñado para administrar varias cuentas de correo electrónico de servicios como Microsoft 365, Gmail y Yahoo en una sola aplicación. De forma predeterminada, a menudo establece una cuenta como la ubicación de entrega principal. Los correos de las cuentas secundarias se dirigen entonces al mismo conjunto de carpetas predeterminadas, como la Bandeja de entrada y los Elementos enviados, que pertenecen a la cuenta principal.
Esto crea una vista de buzón unificada. La función Bandeja de entrada enfocada, que clasifica los correos según la importancia percibida, funciona en todas las cuentas en esta vista combinada. Aunque es conveniente para algunos, esta configuración mezcla toda la correspondencia. Para organizar los correos de trabajo y personales por separado, debe cambiar la asignación de carpetas predeterminada o crear carpetas nuevas específicas para cada cuenta.
Pasos para crear carpetas de entrada separadas para cada cuenta
El método más eficaz es dejar de entregar todo el correo a una sola bandeja de entrada y, en su lugar, crear una estructura de carpetas única para cada cuenta. Siga estos pasos para configurarlo.
- Cree una nueva carpeta para la cuenta
En el Panel de carpetas de la izquierda, haga clic con el botón derecho en el nombre de la cuenta de correo electrónico que desea separar. Seleccione Nueva carpeta en el menú. Asigne un nombre a la nueva carpeta, por ejemplo, “Bandeja de entrada personal”. - Establezca la nueva carpeta como ubicación de entrega
Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. En la pestaña Correo electrónico, seleccione la cuenta que está configurando y haga clic en Cambiar. En la ventana Cambiar cuenta, haga clic en Más configuraciones. - Configure la configuración avanzada de entrega
Vaya a la pestaña Avanzado en el cuadro de diálogo Configuración de correo electrónico de Internet. Haga clic en el botón etiquetado Servidor de salida. Ahora, haga clic en el botón etiquetado Correo entrante. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo titulado Cambiar carpeta. - Seleccione la nueva carpeta de entrega
En el cuadro de diálogo Cambiar carpeta, seleccione la nueva carpeta que creó en el Paso 1, como “Bandeja de entrada personal”. Haga clic en Aceptar para confirmar su selección. Haga clic en Aceptar de nuevo para cerrar la ventana Más configuraciones. - Complete y pruebe el cambio
Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar en la ventana Cambiar cuenta. Outlook aplicará la nueva configuración. Envíe un correo de prueba a esa cuenta. El nuevo mensaje ahora debería llegar directamente a su nueva carpeta separada en lugar de a la bandeja de entrada principal.
Desactive la vista Bandeja de entrada enfocada
Si prefiere mantener una bandeja de entrada combinada pero desea ver las cuentas agrupadas, desactive la Bandeja de entrada enfocada. Vaya a la pestaña Vista en la cinta de opciones. Haga clic en Mostrar bandeja de entrada enfocada para desmarcar la opción. Su bandeja de entrada volverá a una sola lista, pero los correos seguirán siendo de todas las cuentas. Para una separación real, debe usar el método de creación de carpetas anterior.
Si los correos siguen apareciendo en la carpeta incorrecta
Las reglas de Outlook están moviendo mensajes
Una regla preexistente podría estar anulando la configuración de su nueva carpeta. Revise sus reglas yendo a Archivo > Administrar reglas y alertas. Revise la lista en busca de reglas que muevan mensajes a una carpeta. Desactive o elimine las reglas que entren en conflicto con la configuración de la nueva carpeta de la cuenta.
La cuenta usa un buzón compartido o delegación
Las cuentas agregadas como buzones compartidos o con permisos de delegado a menudo entregan el correo a la bandeja de entrada de la cuenta principal por diseño. Para una separación real, es posible que deba agregar la cuenta compartida como un perfil de cuenta separado y único en Outlook en lugar de agregarla a su perfil existente.
La búsqueda de Outlook sigue mostrando resultados combinados
Separar las carpetas no cambia el funcionamiento de la Búsqueda de Outlook. El índice de búsqueda abarca todos los buzones de su perfil. Para buscar dentro de la carpeta de una sola cuenta, haga clic primero en esa carpeta específica antes de escribir el término de búsqueda en el cuadro de búsqueda.
Separación basada en carpetas vs. separación basada en perfiles
| Elemento | Carpetas separadas en un perfil | Perfiles de Outlook separados |
|---|---|---|
| Complejidad de configuración | Moderada, requiere crear carpetas y cambiar la configuración de la cuenta | Alta, requiere crear nuevos perfiles de Windows o Outlook |
| Cambio de cuenta | Instantáneo, todas las cuentas y carpetas son visibles en una sola ventana | Lento, requiere cerrar y volver a abrir Outlook o usar el selector de perfiles |
| Aislamiento de datos | Bueno, los correos están en carpetas diferentes pero los archivos PST/OST pueden compartirse | Excelente, cada perfil tiene archivos de datos y configuraciones completamente separados |
| Ideal para | Separar cuentas de trabajo y personales para un solo usuario | Aislar completamente las cuentas, como para múltiples roles laborales distintos |
Ahora puede dirigir los correos de diferentes cuentas a sus propias carpetas dedicadas. Comience creando una nueva carpeta para su cuenta secundaria y cambiando su configuración de entrega. Para un control avanzado, explore la creación de reglas personalizadas para ordenar el correo incluso dentro de una carpeta de cuenta separada. Use el atajo de teclado Ctrl+Shift+V para pegar sin formato al reenviar correos y mantener el estilo del mensaje coherente con la identidad de su cuenta.