La actualización de la fuente de conocimiento de Copilot studio tarda demasiado: solución

Cuando actualiza una fuente de conocimiento en Copilot Studio, el proceso de actualización a veces puede tardar mucho más de lo esperado. Esta demora impide que su copiloto utilice los datos más recientes, lo que puede provocar respuestas desactualizadas o inexactas. La causa raíz suele ser una combinación de grandes volúmenes de datos, limitación de API restrictiva o configuraciones de indexación ineficientes. Este artículo explica por qué se ralentiza la actualización y proporciona pasos específicos para acelerarla.

Por qué se ralentiza la actualización de la fuente de conocimiento de Copilot Studio

Copilot Studio actualiza las fuentes de conocimiento reindexando el contenido de orígenes de datos conectados como SharePoint, OneDrive o sitios web públicos. La velocidad de actualización depende de varios factores:

Grandes volúmenes de documentos

Cada fuente de conocimiento tiene un límite en la cantidad de documentos que puede procesar por ciclo de actualización. Cuando supera los 5000 documentos, Copilot Studio pone en cola los documentos restantes. La cola se procesa por lotes, lo que puede añadir horas al tiempo total de actualización. El sistema no muestra un estado de cola claro, por lo que puede ver un estado “Actualizando” prolongado sin actualizaciones de progreso.

Limitación de API de Microsoft Graph

Copilot Studio utiliza las API de Microsoft Graph para leer contenido de SharePoint y OneDrive. Microsoft Graph aplica límites de limitación por aplicación y por inquilino. Cuando varios copilotos u otros servicios llaman a las mismas API simultáneamente, la tasa de limitación disminuye. Esto ralentiza los pasos de descarga e indexación de documentos. La limitación es común durante las horas pico de trabajo cuando muchas cargas de trabajo de Microsoft 365 están activas.

Configuración de indexación ineficiente

De forma predeterminada, Copilot Studio indexa todo el contenido de texto de cada documento. Si su fuente de conocimiento incluye archivos PDF grandes, archivos de PowerPoint con medios incrustados o archivos de Excel con muchas hojas, el motor de indexación dedica tiempo adicional a analizar elementos no textuales. No puede cambiar la profundidad de indexación por origen, pero puede reducir la cantidad de archivos o dividir archivos grandes en otros más pequeños.

Pasos para reducir el tiempo de actualización de la fuente de conocimiento

1. Reduzca la cantidad de documentos por fuente de conocimiento
   En Copilot Studio, vaya a Configuración > Conocimiento > Orígenes de datos. Elimine cualquier origen que contenga más de 5000 documentos. Divida las bibliotecas de documentos grandes de SharePoint en varias bibliotecas más pequeñas y agregue cada una como una fuente de conocimiento separada. Esto evita que se acumule la cola.
2. Cambie a la programación de actualización manual
   En Copilot Studio, navegue a Temas > Fuente de conocimiento > Programación de actualización. Cambie la programación de Automática a Manual. Actualice solo durante horas de poca actividad, como altas horas de la noche o temprano en la mañana. La actualización manual evita conflictos con actualizaciones automáticas de otros copilotos.
3. Verifique el estado del servicio de Microsoft 365 para incidentes de limitación
   Abra el centro de administración de Microsoft 365. Vaya a Salud > Estado del servicio. Busque cualquier aviso o incidente en Copilot o Microsoft Graph. Si la limitación está activa, espere hasta que se resuelva el incidente antes de activar una actualización. También puede enviar una solicitud de servicio para solicitar un aumento del límite de limitación para su inquilino.
4. Optimice los formatos de archivo de origen
   Convierta archivos PDF grandes a texto sin formato antes de cargarlos en SharePoint. Elimine imágenes, gráficos y videos incrustados de los archivos de PowerPoint. Para Excel, limite cada archivo a una hoja con no más de 1000 filas. Los archivos más pequeños se indexan más rápido porque Copilot Studio procesa solo texto.
5. Use un sitio de SharePoint dedicado para el contenido de la fuente de conocimiento
   Cree un nuevo sitio de SharePoint específicamente para el contenido de conocimiento de Copilot Studio. Mueva solo los documentos que necesita para el copiloto a este sitio. Establezca la herencia de permisos para romperla y otorgue acceso de lectura solo a la cuenta de servicio de Copilot Studio. Un sitio dedicado reduce las llamadas a la API a documentos no relacionados y acelera la respuesta de Graph.
6. Supervise la duración de la actualización con Power Automate
   Cree un flujo de Power Automate que verifique el estado de actualización cada 30 minutos. Use el conector de Copilot Studio para obtener la marca de tiempo y la duración de la última actualización. Si una actualización supera las 2 horas, envíe una alerta por correo electrónico a su equipo. Esto le ayuda a detectar actualizaciones bloqueadas a tiempo y cancelarlas manualmente.

Si la actualización sigue tardando demasiado después de la optimización

La actualización permanece en estado “Actualizando” durante más de 4 horas

Esto generalmente significa que la cola está llena o que un documento está dañado. Cancele la actualización actual en Copilot Studio yendo a Temas > Fuente de conocimiento > Historial de actualizaciones. Haga clic en la actualización activa y seleccione Cancelar. Luego elimine la fuente de conocimiento más grande y actualice nuevamente. Si el problema persiste, elimine la fuente de conocimiento y vuelva a crearla con menos documentos.

Copilot devuelve datos obsoletos incluso después de que se completa la actualización

Copilot Studio almacena en caché los datos indexados hasta por 24 horas. Después de que se completa una actualización, es posible que los nuevos datos no aparezcan en las respuestas de inmediato. Para forzar el borrado de la caché, vaya a Configuración > Conocimiento > Orígenes de datos. Deshabilite y vuelva a habilitar la fuente de conocimiento. Luego active una actualización manual. Esto borra la caché y carga el índice más reciente en 15 minutos.

Varios copilotos comparten la misma fuente de conocimiento

Cuando dos o más copilotos usan la misma biblioteca de documentos de SharePoint, cada copiloto activa su propia actualización. Esto duplica la carga de la API y aumenta la limitación. Cree una copia separada de la biblioteca para cada copiloto. Use el movedor de contenido de SharePoint o Power Automate para sincronizar los cambios de la biblioteca maestra a cada copia todas las noches. De esta manera, cada copiloto se actualiza de forma independiente sin competir por llamadas a la API.

Elemento	Actualización automática	Actualización manual
Descripción	Copilot Studio se actualiza según una programación fija	Usted activa la actualización solo cuando es necesario
Control de cola	Sin control sobre el momento	Usted elige horas de bajo tráfico
Riesgo de limitación	Alto durante el horario laboral	Bajo cuando se programa fuera de las horas pico
Comportamiento de la caché	La caché se borra automáticamente después de la actualización	La caché se borra después de la actualización manual
Ideal para	Fuentes de conocimiento estáticas pequeñas	Fuentes grandes o actualizadas con frecuencia

Ahora puede identificar el cuello de botella en la actualización de conocimiento de Copilot Studio y aplicar la solución correcta. Comience reduciendo el recuento de documentos por origen y cambiando a actualización manual durante horas de poca actividad. Para demoras persistentes, verifique el estado del servicio de Microsoft 365 para incidentes de limitación. Como sugerencia avanzada, use Power Automate para supervisar la duración de la actualización y alertar a su equipo cuando una actualización supere las 2 horas para que pueda intervenir antes de que los usuarios vean datos obsoletos.