KFM mueve archivos personales al inquilino empresarial: solución para OneDrive for Business

Cuando activas Known Folder Move en OneDrive for Business, tus carpetas de Escritorio, Documentos e Imágenes se redirigen a tu cuenta laboral o educativa. En algunas configuraciones, los archivos personales que estaban almacenados previamente en estas carpetas bajo una cuenta personal de Microsoft también se mueven al inquilino empresarial. Esto puede causar confusión, archivos duplicados y un consumo inesperado de almacenamiento en el entorno de OneDrive de tu organización. Este artículo explica por qué ocurre esto y proporciona los pasos para separar el contenido personal de los datos empresariales después de que KFM esté activo.

Por qué Known Folder Move envía archivos personales al inquilino empresarial

Known Folder Move es una función de OneDrive que redirige las carpetas de Escritorio, Documentos e Imágenes a una cuenta en la nube. Cuando inicias sesión en OneDrive con una cuenta empresarial o educativa y habilitas KFM, las carpetas que antes apuntaban a una cuenta personal de OneDrive se reubican. Si esas carpetas contenían archivos personales, los archivos se mueven con las carpetas al inquilino empresarial.

La causa raíz es que la redirección de carpetas de Windows opera a nivel de carpeta, no a nivel de archivo. Cuando KFM cambia la ubicación de destino de una carpeta de una ruta personal de OneDrive a una ruta empresarial de OneDrive, todos los archivos dentro de esa carpeta siguen la redirección. OneDrive no inspecciona la propiedad ni el origen de los archivos antes de moverlos. Este comportamiento está diseñado para la protección de datos empresariales, pero crea un problema para los usuarios que anteriormente usaban las mismas carpetas para archivos personales y laborales.

Cómo cambia KFM los destinos de las carpetas

Antes de KFM, tu carpeta de Escritorio podría apuntar a C:\Users\YourName\OneDrive - Personal\Desktop. Después de habilitar KFM con una cuenta empresarial, la misma carpeta de Escritorio se redirige a C:\Users\YourName\OneDrive - Contoso\Desktop. Los archivos no se duplican. Se mueven físicamente de la carpeta personal de OneDrive a la carpeta empresarial de OneDrive. La carpeta personal de OneDrive queda vacía para esos directorios redirigidos.

El papel de las versiones del cliente de sincronización de OneDrive

Las versiones del cliente de sincronización de OneDrive for Business lanzadas después de enero de 2022 incluyen un cuadro de diálogo de advertencia cuando KFM está a punto de mover carpetas que contienen archivos de otra cuenta. Sin embargo, esta advertencia es fácil de pasar por alto si haces clic rápidamente en la configuración. Las versiones anteriores del cliente de sincronización no muestran ninguna advertencia y mueven los archivos silenciosamente. Si usas una versión anterior, es más probable que experimentes que los archivos personales se muevan al inquilino empresarial sin previo aviso.

Pasos para eliminar archivos personales del inquilino empresarial

Los siguientes pasos asumen que KFM ya está activo y que los archivos personales se han movido a la carpeta empresarial de OneDrive. Detendrás KFM para las carpetas afectadas, moverás los archivos personales de vuelta a una ubicación local o personal de OneDrive y luego volverás a habilitar KFM solo para archivos empresariales.

1. Detén Known Folder Move para las carpetas afectadas
   Abre la configuración de OneDrive haciendo clic derecho en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema y seleccionando Configuración. Ve a la pestaña Sincronización y copia de seguridad. Haz clic en Administrar copia de seguridad. En la lista de carpetas protegidas, haz clic en Detener copia de seguridad para Escritorio, Documentos o Imágenes, según la carpeta que contenga archivos personales. Confirma la acción en el cuadro de diálogo que aparece. Esto detiene la sincronización de la carpeta con el inquilino empresarial. Los archivos permanecen en la carpeta empresarial de OneDrive en la nube, pero los nuevos archivos agregados a la carpeta local no se sincronizarán.
2. Mueve los archivos personales de la carpeta empresarial de OneDrive a una carpeta local
   Abre el Explorador de archivos y navega a la carpeta empresarial de OneDrive, típicamente ubicada en C:\Users\YourName\OneDrive - Contoso. Abre la subcarpeta Escritorio, Documentos o Imágenes. Selecciona los archivos personales que deseas eliminar del inquilino empresarial. Corta estos archivos usando Ctrl+X. Navega a una carpeta local fuera de cualquier carpeta de OneDrive, como C:\Users\YourName\PersonalBackup. Pega los archivos usando Ctrl+V. No elimines los archivos de la carpeta empresarial todavía; verifica primero que se hayan copiado correctamente.
3. Elimina los archivos personales de la nube empresarial de OneDrive
   Después de confirmar que la copia local está completa, regresa a la carpeta empresarial de OneDrive y elimina los archivos personales. Presiona Eliminar o haz clic derecho y selecciona Eliminar. Abre la papelera de reciclaje de OneDrive haciendo clic en el icono de la nube de OneDrive y seleccionando Ver en línea. En la interfaz web, ve a Papelera de reciclaje y elimina permanentemente los archivos para liberar espacio en el inquilino empresarial. Los archivos en la papelera de reciclaje aún cuentan para tu cuota de almacenamiento hasta que se eliminen permanentemente.
4. Mueve los archivos personales de vuelta a una cuenta personal de OneDrive
   Inicia sesión en tu cuenta personal de OneDrive en el mismo equipo. Si no tienes OneDrive instalado con tu cuenta personal, descarga e instala el cliente de sincronización de OneDrive e inicia sesión con tu cuenta personal de Microsoft. Desde la carpeta de respaldo local, copia los archivos personales y pégalos en la carpeta personal de OneDrive, típicamente ubicada en C:\Users\YourName\OneDrive - Personal. Permite que OneDrive sincronice los archivos con tu almacenamiento personal en la nube.
5. Vuelve a habilitar KFM solo para archivos empresariales
   Regresa a Configuración de OneDrive > Sincronización y copia de seguridad > Administrar copia de seguridad. Haz clic en Iniciar copia de seguridad para las carpetas que deben estar protegidas por el inquilino empresarial. Asegúrate de que solo los archivos relacionados con el trabajo permanezcan en esas carpetas antes de habilitar la copia de seguridad. OneDrive volverá a redirigir las carpetas, pero esta vez solo se sincronizarán los archivos empresariales.

Si los archivos personales siguen apareciendo en el inquilino empresarial

OneDrive personal todavía tiene la redirección de carpetas activa

Si anteriormente tenías KFM habilitado con tu cuenta personal de OneDrive, la redirección de carpetas puede seguir activa. Abre la configuración de OneDrive para tu cuenta personal. Ve a la pestaña Sincronización y copia de seguridad y haz clic en Administrar copia de seguridad. Si alguna carpeta aparece como respaldada, haz clic en Detener copia de seguridad. Luego, elimina la cuenta personal del equipo desvinculándola en Configuración de OneDrive > Cuenta > Desvincular este PC. Reinicia el equipo y luego vuelve a agregar solo la cuenta personal sin habilitar KFM.

La política de grupo o la política MDM obliga a KFM para todas las carpetas

Tu organización puede tener una política de grupo o una política de administración de dispositivos móviles que obligue a KFM para Escritorio, Documentos e Imágenes. En este caso, no puedes detener la copia de seguridad de carpetas individuales. Contacta a tu administrador de TI para solicitar una excepción o para que se cambie la política para permitir la copia de seguridad selectiva de carpetas. Como solución alternativa, mueve los archivos personales fuera de las carpetas protegidas antes de que la política se sincronice nuevamente. Almacena los archivos personales en una carpeta separada que no esté cubierta por la política, como una carpeta llamada Personal en C:\Users\TuNombre.

El cliente de sincronización de OneDrive está en pausa o no responde

Si el cliente de sincronización está en pausa, los cambios que realices localmente pueden no reflejarse en la nube de inmediato. Haz clic derecho en el icono de la nube de OneDrive y asegúrate de que la sincronización no esté en pausa. Si el icono muestra una X roja o está atenuado, reinicia el proceso de OneDrive desde el Administrador de tareas o reinicia el equipo. Después de que el cliente funcione normalmente, verifica que los archivos personales que eliminaste de la carpeta empresarial también se hayan eliminado de la nube.

Elemento	Detener copia de seguridad primero	Desvincular cuenta primero
Descripción	Detiene la redirección de carpetas solo para las carpetas seleccionadas	Elimina todas las asociaciones de OneDrive para esa cuenta
Efecto en el inquilino empresarial	Los archivos existentes en la nube permanecen; los nuevos archivos dejan de sincronizarse	Todos los archivos sincronizados permanecen en la nube, pero la carpeta local se desconecta
Efecto en los archivos personales	Los archivos permanecen en la carpeta empresarial hasta que los muevas manualmente	Los archivos permanecen en la carpeta empresarial hasta que los muevas manualmente
Mejor caso de uso	Quieres mantener KFM para otras carpetas	Quieres eliminar completamente la cuenta del PC

Después de haber movido los archivos personales fuera del inquilino empresarial, verifica que la papelera de reciclaje de OneDrive empresarial esté vacía. Abre la aplicación web de OneDrive, ve a Papelera de reciclaje y haz clic en Vaciar papelera de reciclaje. Esto asegura que los archivos personales eliminados no permanezcan en la cuota de almacenamiento del inquilino empresarial. Luego, verifica que los archivos personales sean accesibles desde tu cuenta personal de OneDrive antes de eliminar la carpeta de respaldo local.