Cuando abre una biblioteca de documentos en SharePoint y descubre que la opción Historial de versiones está atenuada o no muestra entradas, no puede restaurar una versión anterior de un archivo. Este problema suele ocurrir porque la configuración de versiones de la biblioteca se ha deshabilitado o la biblioteca está configurada para conservar solo la versión actual. Este artículo explica cómo comprobar y habilitar el control de versiones en SharePoint, restaurar la función de historial de versiones y solucionar problemas relacionados, como la falta de versiones principales o secundarias.
Puntos clave: Habilitar el historial de versiones en una biblioteca de documentos de SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones: Controla si se crea el historial de versiones y cuántas versiones se conservan.
- Crear versiones principales: Al seleccionar esta opción, se habilita el historial de versiones para cada edición de archivo.
- Conservar el siguiente número de versiones principales: Establecer este valor en un número mayor que cero conserva las versiones anteriores en lugar de eliminarlas.
Por qué falta el historial de versiones en una biblioteca de documentos
Las bibliotecas de documentos de SharePoint usan el control de versiones para guardar una copia de un archivo cada vez que se edita. Cuando el control de versiones está desactivado, SharePoint sobrescribe el archivo sin conservar la versión anterior. La opción Historial de versiones del menú contextual del archivo no muestra entradas o aparece atenuada.
El control de versiones puede deshabilitarlo un administrador del sitio o una directiva aplicada a la colección de sitios. La biblioteca también puede estar configurada para conservar solo un número limitado de versiones y, si se alcanza el límite, SharePoint elimina automáticamente la versión más antigua cuando se guarda una nueva. En algunos casos, la biblioteca usa un tipo de contenido que invalida la configuración de versiones.
La solución requiere comprobar la configuración de versiones de la biblioteca y asegurarse de que la creación de versiones principales esté habilitada. También debe establecer un límite razonable para el número de versiones que se conservarán. Si la biblioteca hereda la configuración de un tipo de contenido o de una directiva de sitio, debe ajustarse en el nivel superior.
Pasos para habilitar el historial de versiones en una biblioteca de documentos
Para restaurar el historial de versiones de una biblioteca de documentos, debe acceder a la configuración de la biblioteca desde el sitio de SharePoint. Los pasos siguientes suponen que tiene al menos permisos de Edición o Diseño en el sitio. Si no puede ver la configuración, póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.
- Abrir la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint que contiene la biblioteca de documentos. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el menú Inicio rápido o en Contenido del sitio para abrirla. - Ir a Configuración de la biblioteca
Haga clic en el icono de engranaje de la esquina superior derecha de la página y seleccione Configuración de la biblioteca. Si está en un sitio de grupo moderno, es posible que deba hacer clic en Biblioteca en la barra de comandos y, a continuación, en Configuración de la biblioteca. - Abrir Configuración de versiones
En la sección Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. Se abre la página donde se configura cómo se crean y almacenan las versiones. - Habilitar la creación de versiones principales
En la sección Aprobación de contenido, deje la configuración predeterminada a menos que necesite aprobación. En la sección Historial de versiones de documentos, seleccione Crear versiones principales. No seleccione Sin control de versiones. - Establecer el número de versiones que se conservarán
En el campo Conservar el siguiente número de versiones principales, escriba un número como 100 o 500. Si escribe 0, SharePoint no conservará ninguna versión. Para bibliotecas con muchos archivos, establezca un límite que equilibre el almacenamiento y las necesidades de recuperación. - Opcionalmente, habilitar la seguridad de versiones de borrador
Si tiene previsto usar la aprobación de contenido o versiones secundarias, seleccione Crear versiones principales y secundarias (borrador) en su lugar. A continuación, establezca Conservar borradores para el siguiente número de versiones principales en un valor como 10. - Guardar la configuración
Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. SharePoint aplica la nueva configuración de versiones inmediatamente. Los archivos existentes no obtendrán el historial de versiones de forma retroactiva, pero las futuras ediciones crearán entradas de versión.
Si el historial de versiones sigue sin aparecer después de habilitarlo
Habilitar el control de versiones no restaura el historial de versiones de los archivos que se editaron antes del cambio. Si la opción Historial de versiones sigue faltando o está atenuada, compruebe los siguientes escenarios.
La biblioteca usa un tipo de contenido que deshabilita el control de versiones
Algunas bibliotecas usan tipos de contenido que invalidan la configuración de versiones de la biblioteca. Para comprobarlo, vuelva a Configuración de la biblioteca y busque en Tipos de contenido. Si aparece un tipo de contenido, haga clic en su nombre. En la página de configuración del tipo de contenido, busque la sección Configuración avanzada. Asegúrese de que Permitir la administración de tipos de contenido esté habilitada y de que la configuración de versiones del tipo de contenido coincida con la que estableció en el nivel de biblioteca. Si el tipo de contenido tiene seleccionado Sin control de versiones, cámbielo a Crear versiones principales.
La directiva de versiones de la colección de sitios invalida la configuración de la biblioteca
Es posible que un administrador de la colección de sitios haya aplicado una directiva que limite o deshabilite el control de versiones. Esta directiva se establece en el centro de administración de SharePoint. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Directivas > Control de versiones. Si se aplica una directiva a su sitio, verá un mensaje en la página de configuración de versiones de la biblioteca que dice Esta configuración se administra mediante una directiva de sitio. En ese caso, la configuración de la biblioteca no se puede cambiar. Póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios para ajustar la directiva o solicitar una excepción para su biblioteca.
El historial de versiones se eliminó por un límite de retención o almacenamiento
Si el control de versiones estaba habilitado anteriormente pero ahora falta el historial, es posible que la biblioteca haya alcanzado su límite de versiones. Compruebe el valor Conservar el siguiente número de versiones principales. Si está establecido en un número bajo como 1, SharePoint conserva solo la versión más reciente y elimina todas las anteriores. Aumente este número para conservar más versiones. Compruebe también la cuota de almacenamiento de la colección de sitios. Si el sitio supera la cuota, SharePoint puede eliminar automáticamente el historial de versiones para liberar espacio. En ese caso, libere almacenamiento eliminando archivos antiguos o solicitando más almacenamiento al administrador.
Sitio de grupo frente a sitio de comunicación: valores predeterminados y diferencias de versiones
| Elemento | Sitio de grupo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Control de versiones predeterminado para nueva biblioteca | Versiones principales habilitadas, conservar 500 versiones | Versiones principales habilitadas, conservar 500 versiones |
| Versiones secundarias compatibles | Sí, se pueden habilitar | Sí, se pueden habilitar |
| Aprobación de contenido predeterminada | Deshabilitada | Deshabilitada |
| Seguridad predeterminada de elementos de borrador | Solo usuarios que pueden editar elementos | Solo usuarios que pueden editar elementos |
| Posibilidad de invalidación de directiva | Sí, a través del centro de administración de SharePoint | Sí, a través del centro de administración de SharePoint |
Ambos tipos de sitio usan el mismo motor de versiones. La configuración predeterminada es idéntica. La principal diferencia es que los sitios de grupo suelen tener grupos de Microsoft 365 asociados, que pueden aplicar directivas de retención adicionales a través de Microsoft Purview. Si una directiva de retención elimina el historial de versiones, debe ajustar la directiva en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview.
Ahora puede habilitar el historial de versiones en cualquier biblioteca de documentos mediante la página Configuración de la biblioteca. Si la opción está bloqueada por una directiva de sitio o un tipo de contenido, escale la solicitud al administrador de la colección de sitios. Para evitar la pérdida futura de versiones, establezca el límite de versiones en al menos 100 y supervise la cuota de almacenamiento del sitio mensualmente.