Falta el botón de desprotección en archivos de office: causas y soluciones

Cuando abres un archivo de Office almacenado en una biblioteca de documentos de SharePoint, el botón de desprotección puede faltar en la cinta o en el menú contextual del archivo. Esto impide que bloquees el archivo para edición, lo que puede causar conflictos de versiones si varios usuarios editan el mismo archivo al mismo tiempo. La causa suele ser una configuración de la colección de sitios o una configuración de la biblioteca que deshabilita el requisito de desprotección. Este artículo explica por qué desaparece el botón de desprotección y proporciona soluciones paso a paso para restaurarlo.

Por qué desaparece el botón de desprotección en archivos de Office

El botón de desprotección es una característica de SharePoint que te permite bloquear un archivo para que solo tú puedas editarlo mientras esté desprotegido. Cuando falta el botón, significa una de dos cosas: la biblioteca de documentos no requiere desprotección, o el archivo está configurado para abrirse en una aplicación de escritorio en lugar de en el navegador.

Las bibliotecas de documentos de SharePoint tienen una configuración llamada Requerir desprotección. Cuando esta configuración está desactivada, el botón de desprotección no aparece en la cinta ni en el menú contextual del archivo. Además, una característica de la colección de sitios llamada Abrir documentos en aplicaciones cliente de forma predeterminada puede anular el comportamiento de la biblioteca. Cuando esta característica está activa, los archivos de Office se abren directamente en la aplicación de escritorio (Word, Excel, PowerPoint), y el botón de desprotección basado en navegador queda oculto. La solución es ajustar estas configuraciones para que se requiera la desprotección y los archivos se abran en el navegador.

Cómo funciona el botón de desprotección en el navegador vs. la aplicación de escritorio

En la versión de SharePoint en el navegador, el botón de desprotección aparece en la barra de herramientas en la parte superior de la biblioteca de documentos cuando seleccionas un archivo. En la aplicación de escritorio, puedes desproteger un archivo desde la propia aplicación (Archivo > Información > Desproteger), pero la interfaz del navegador de SharePoint no mostrará el botón si la biblioteca no requiere desprotección. Las soluciones de este artículo se centran en hacer visible el botón de desprotección en el navegador, que es el escenario más común para los usuarios que esperan verlo.

Pasos para habilitar el botón de desprotección en SharePoint

Sigue estos pasos para restaurar el botón de desprotección. Necesitas al menos permisos de Editar o Contribuir en la biblioteca de documentos para cambiar su configuración. Para la característica de la colección de sitios, necesitas permisos de Propietario del sitio o superiores.

1. Abrir la configuración de la biblioteca de documentos
   Navega a la biblioteca de documentos de SharePoint donde falta el botón de desprotección. Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y selecciona Configuración de biblioteca. Si no ves Configuración de biblioteca, haz clic en la pestaña Biblioteca en la cinta y luego en Configuración de biblioteca.
2. Habilitar Requerir desprotección
   En la página de Configuración de biblioteca, en Configuración general, haz clic en Configuración de versiones. Desplázate hasta la sección Requerir desprotección. Selecciona Sí en ¿Requerir que los documentos se desprotejan antes de poder editarlos? Haz clic en Aceptar en la parte inferior de la página. Esta configuración hace que el botón de desprotección aparezca para todos los archivos de la biblioteca.
3. Desactivar la característica de la colección de sitios para aplicaciones cliente
   Si el botón de desprotección aún no aparece después del paso 2, la característica de la colección de sitios puede estar anulando la configuración de la biblioteca. Ve a la raíz de la colección de sitios (el sitio de nivel superior). Haz clic en el icono de engranaje y selecciona Configuración del sitio. En Administración de la colección de sitios, haz clic en Características de la colección de sitios. Desplázate hasta Abrir documentos en aplicaciones cliente de forma predeterminada. Haz clic en Desactivar. Esto fuerza a que los archivos de Office se abran en el navegador, donde el botón de desprotección es visible.
4. Configurar el comportamiento de apertura de archivos en el navegador
   Como alternativa a desactivar la característica del sitio, puedes configurar la biblioteca para abrir archivos en el navegador. En Configuración de biblioteca, en Configuración general, haz clic en Configuración avanzada. En Abrir documentos en el navegador, selecciona Abrir en el navegador. Haz clic en Aceptar. Esta configuración le dice a SharePoint que abra los archivos de Office en la aplicación web, que muestra el botón de desprotección.

Si el botón de desprotección aún no aparece

Después de aplicar los pasos anteriores, el botón de desprotección debería aparecer. Pero si aún falta, verifica los siguientes problemas comunes.

El archivo ya está desprotegido por otro usuario

Si un archivo ya está desprotegido por otra persona, el botón de desprotección se reemplaza con una opción de Descartar desprotección para ese usuario. Otros usuarios ven el archivo como de solo lectura y no pueden desprotegerlo. Para verificar, pasa el cursor sobre el nombre del archivo y busca un icono de marca de verificación verde. Si el icono muestra una silueta de persona, el archivo está desprotegido por otro usuario. Pide al usuario que proteja el archivo.

La biblioteca está configurada para abrir archivos en la aplicación cliente

Incluso si configuras la biblioteca para abrir en el navegador, la configuración de Office del propio usuario puede anular eso. En Word, Excel o PowerPoint, ve a Archivo > Opciones > Avanzadas. En SharePoint, desmarca la casilla que dice Abrir archivos de SharePoint en la aplicación cliente de forma predeterminada. Reinicia la aplicación e inténtalo de nuevo.

La característica de la colección de sitios no es accesible para los no propietarios

Si no eres propietario de la colección de sitios, no puedes desactivar la característica Abrir documentos en aplicaciones cliente de forma predeterminada. En ese caso, pide a tu administrador de SharePoint que la desactive o que configure la biblioteca para requerir desprotección a nivel de colección de sitios usando PowerShell o el centro de administración de SharePoint.

Configuración	Efecto en el botón de desprotección	Mejor caso de uso
Requerir desprotección habilitado	El botón aparece en el navegador y en la cinta	Bibliotecas donde varios usuarios editan el mismo archivo
Abrir documentos en aplicaciones cliente de forma predeterminada activo	Botón oculto en el navegador; desprotección disponible solo en la aplicación de escritorio	Usuarios que prefieren las aplicaciones de Office de escritorio y no necesitan desprotección en el navegador
Biblioteca configurada para Abrir en el navegador	El botón aparece en el navegador independientemente de la característica del sitio	Equipos que colaboran en el navegador y necesitan control de versiones

Ahora puedes habilitar el botón de desprotección ajustando la configuración de la biblioteca Requerir desprotección y desactivando la característica de la colección de sitios para aplicaciones cliente. Si trabajas en una biblioteca que requiere un control de versiones estricto, también habilita la Aprobación de contenido y el versionado principal/secundario para rastrear cambios. Un consejo avanzado: usa SharePoint Power Automate para enviar un correo electrónico cuando un archivo esté desprotegido por más de 24 horas, evitando desprotecciones abandonadas.