Desea crear una regla en Outlook que se aplique a todo el correo entrante excepto a los mensajes de personas específicas o de un grupo público. La condición de excepción “excepto si es de personas o grupo público” le permite excluir remitentes de la acción de una regla. Este artículo explica cómo funciona la excepción, detalla los pasos exactos para configurarla y cubre los errores comunes que debe evitar.
Puntos clave: Configuración de la excepción de regla “excepto si es de personas o grupo público”
- Reglas > Administrar reglas y alertas > Nueva regla > Comenzar con una regla en blanco: Esta es la única ruta para acceder a la lista completa de excepciones, incluida “excepto si es de personas o grupo público”.
- Paso 2 > Editar la descripción de la regla > excepto si es de personas o grupo público (haga clic en el valor subrayado): Haga clic en el texto subrayado para abrir la libreta de direcciones y seleccionar los remitentes o grupos de distribución que desea excluir.
- La excepción se aplica a toda la regla: La excepción impide que la acción de la regla se ejecute en los mensajes que cumplen la condición de excepción, incluso si también se cumple la condición.
Qué hace la excepción “excepto si es de personas o grupo público”
La excepción “excepto si es de personas o grupo público” forma parte de la característica Reglas y alertas de Outlook. Le indica a la regla: “No aplique la acción de la regla a los mensajes que provengan de los remitentes o grupos de distribución especificados”.
Por ejemplo, crea una regla que mueve todos los correos electrónicos de su departamento a una carpeta. Agrega una excepción para su gerente y la lista de distribución de Recursos Humanos. Ahora los mensajes de su gerente o de Recursos Humanos permanecen en la Bandeja de entrada y no se mueven.
Esta excepción funciona con cualquier condición de regla. La acción de la regla se ejecuta solo cuando la condición es verdadera y la excepción es falsa. Si tanto la condición como la excepción son verdaderas, la excepción prevalece y la acción se omite.
Requisitos previos
Necesita un cliente de escritorio de Outlook (Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 u Outlook para Windows). La excepción no está disponible en Outlook en la web ni en Outlook para Mac. También debe tener una lista de personas o un grupo público ya definido en la libreta de direcciones de su organización o en sus contactos personales.
Pasos para agregar la excepción “excepto si es de personas o grupo público”
Siga estos pasos para crear una regla con la excepción. El proceso utiliza el Asistente para reglas, que es la única interfaz que expone todos los tipos de excepción.
- Abra el cuadro de diálogo Reglas y alertas
En Outlook, vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. Si está en la vista Correo, también puede hacer clic en Reglas en la pestaña Inicio y seleccionar Administrar reglas y alertas. - Inicie una nueva regla
Haga clic en Nueva regla. En el Asistente para reglas, seleccione “Aplicar regla a los mensajes que reciba” en “Comenzar con una regla en blanco”. Haga clic en Siguiente. - Seleccione una condición
Marque la casilla de la condición que desea. Por ejemplo, “con palabras específicas en el asunto”. Haga clic en Siguiente. Aparece un mensaje preguntando si la regla debe aplicarse a todos los mensajes. Haga clic en Sí. - Seleccione una acción
Marque la casilla de la acción que desea. Por ejemplo, “moverlo a la carpeta especificada”. En el panel inferior, haga clic en el valor subrayado “especificada” para elegir la carpeta de destino. Haga clic en Siguiente. - Agregue la excepción
Marque la casilla “excepto si es de personas o grupo público”. En el panel inferior, haga clic en el valor subrayado “personas o grupo público” para abrir el cuadro de diálogo Dirección de regla. - Seleccione los remitentes o grupos que desea excluir
En el cuadro de diálogo Dirección de regla, la libreta de direcciones muestra su Lista global de direcciones de forma predeterminada. Escriba un nombre o seleccione un contacto de la lista. Para excluir un grupo de distribución, escriba el nombre del grupo. Haga clic en De para agregar las entradas seleccionadas a la lista en la parte inferior. Haga clic en Aceptar. - Finalice la regla
Haga clic en Siguiente. Revise el resumen. Si desea que la regla se ejecute en los mensajes que ya están en la carpeta actual, marque “Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en ‘Bandeja de entrada'”. Haga clic en Finalizar.
Agregar la excepción a una regla existente
También puede agregar la excepción a una regla que ya creó.
- Abra Administrar reglas y alertas
Vaya a Archivo > Administrar reglas y alertas. - Seleccione la regla
Haga clic en la regla que desea cambiar. Haga clic en Cambiar regla > Editar configuración de la regla. - Agregue la excepción
En el Asistente para reglas, desplácese hasta la sección de excepciones. Marque “excepto si es de personas o grupo público”. Haga clic en el valor subrayado en el panel de descripción para seleccionar los remitentes o grupos. Haga clic en Aceptar y luego en Finalizar.
Errores comunes y limitaciones
La excepción no aparece en la lista de condiciones de la regla
La opción “excepto si es de personas o grupo público” solo está disponible en la sección de excepciones del Asistente para reglas. No es una condición. Si seleccionó “de personas o grupo público” como condición, no puede usar el mismo elemento como excepción en la misma regla. Debe comenzar con una regla en blanco o editar la regla para eliminar la condición primero.
Agregué una persona pero la regla sigue ejecutándose en sus mensajes
La excepción verifica la dirección de correo electrónico del remitente o la pertenencia al grupo de distribución. Si el remitente no está en la misma libreta de direcciones que seleccionó, la excepción falla. Por ejemplo, si selecciona un contacto de su carpeta Contactos personal pero el mensaje proviene de una dirección externa, la excepción no se aplica. Siempre seleccione el remitente de la Lista global de direcciones cuando sea posible.
La excepción funciona solo en el cliente de escritorio
Las reglas creadas con la excepción “excepto si es de personas o grupo público” se ejecutan solo en el cliente de escritorio de Outlook. No se ejecutan en Outlook en la web ni en Outlook para Mac. Si utiliza varios clientes, es posible que la excepción no se aplique cuando revise el correo en un cliente diferente.
Los cambios de pertenencia al grupo de distribución no se verifican después de crear la regla
Cuando agrega un grupo de distribución como excepción, Outlook verifica la pertenencia al grupo en el momento en que se crea la regla. Si se agregan o eliminan personas del grupo más adelante, la regla sigue usando la lista de pertenencia original. Para actualizar la pertenencia al grupo, edite la regla, elimine el grupo, agréguelo de nuevo y guarde.
| Elemento | Excepción “Excepto si es de personas o grupo público” | Condición “De personas o grupo público” |
|---|---|---|
| Propósito | Excluye remitentes específicos de la acción de la regla | Limita la regla solo a los mensajes de remitentes específicos |
| Ubicación en el asistente | Sección Excepciones (Paso 3) | Sección Condiciones (Paso 1) |
| Comportamiento al combinarse | Si tanto la condición como la excepción coinciden, la excepción prevalece y la acción se omite | N/A — no puede usar el mismo elemento como condición y excepción en una misma regla |
| Clientes compatibles | Solo Outlook de escritorio | Outlook de escritorio, Outlook en la web, Outlook para Mac |
La excepción “excepto si es de personas o grupo público” es una herramienta precisa para excluir mensajes de remitentes o grupos específicos. Úsela cuando desee que una regla se aplique de forma amplia pero omita ciertos contactos importantes. Después de configurar la excepción, pruebe la regla enviándose un mensaje de prueba desde un remitente excluido. Para escenarios avanzados, combine varias excepciones en una regla, como “excepto si es de personas o grupo público” y “excepto si se envió solo a mí”.