Necesita saber qué versión de Excel es la adecuada para su trabajo y su presupuesto. Excel para la Web es una aplicación gratuita basada en el navegador, mientras que Excel de escritorio es un programa de pago con todas las funciones. Este artículo explica las diferencias clave en funciones, rendimiento y costo. Aprenderá qué tareas requieren la versión de escritorio y qué puede lograr gratis en línea.
Puntos clave: funciones de Excel Web vs escritorio
- Archivo > Guardar como > Descargar una copia: Excel para la Web requiere este paso para editar archivos sin conexión en su computadora.
- Datos > Obtener datos > Desde archivo: Excel de escritorio admite Power Query para la importación y transformación avanzada de datos.
- Pestaña Desarrollador > Visual Basic: Solo Excel de escritorio permite crear y ejecutar macros de VBA para automatización.
Descripción de las plataformas principales y el acceso
Excel para la Web se ejecuta completamente dentro de un navegador web como Microsoft Edge o Google Chrome. Forma parte de las aplicaciones web gratuitas de Microsoft 365 disponibles con una cuenta de Microsoft. Sus archivos se almacenan y sincronizan a través de OneDrive. Excel de escritorio es la aplicación tradicional que se instala en Windows o macOS. Se licencia mediante una suscripción a Microsoft 365 o una compra única de Office 2021 o anterior. El programa de escritorio funciona sin conexión a Internet y tiene acceso directo al sistema de archivos y al hardware de su computadora.
Cómo obtener cada versión
Para usar Excel para la Web, simplemente inicie sesión en office.com con una cuenta de Microsoft gratuita. Puede crear, ver y editar libros básicos de inmediato. Para Excel de escritorio, debe comprarlo. El método estándar es una suscripción a Microsoft 365, que incluye las aplicaciones de escritorio más recientes, actualizaciones continuas y 1 TB de almacenamiento en OneDrive. Una opción menos común es la compra única de una versión independiente como Office 2021, que no recibe actualizaciones de funciones.
Pasos para identificar su versión actual y limitaciones clave
Saber qué funciones faltan en la versión gratuita le ayuda a planificar su trabajo. Siga estos pasos para comprobar su entorno y comprender las limitaciones comunes.
- Compruebe la barra de título de la aplicación
Abra su archivo de Excel. Si el título de la ventana dice “Excel” o “Microsoft Excel” sin mencionar un navegador, está usando la aplicación de escritorio. Si ve el nombre de su navegador (como Edge o Chrome) en la barra superior, está usando Excel para la Web. - Busque el grupo Obtener datos en la pestaña Datos
En Excel de escritorio, la pestaña Datos tiene un grupo “Obtener y transformar datos” con botones para Power Query. En Excel para la Web, este grupo no existe. No puede conectarse a bases de datos, Azure u otras fuentes de datos avanzadas desde la versión web. - Intente grabar una macro
Vaya a la pestaña Vista y busque el botón “Macros”. En Excel de escritorio, verá opciones para “Ver macros” y “Grabar macro”. En Excel para la Web, el botón Macros está completamente ausente, lo que confirma que no puede usar la automatización de VBA. - Pruebe tipos de gráficos avanzados
Intente insertar un gráfico. En Excel para la Web, encontrará gráficos básicos como columnas, líneas y circulares. Los gráficos avanzados como cascada, embudo, mapa o superficie 3D no están disponibles. Las opciones de formato para gráficos también son más limitadas en línea.
Bloqueos comunes del flujo de trabajo y cosas que debe evitar
Excel para la Web no puede abrir archivos con macros
Si intenta abrir un libro con extensión .xlsm o que contiene código VBA en Excel para la Web, se abrirá en Vista protegida. Puede ver los datos, pero todas las macros están deshabilitadas y no se pueden ejecutar. No se puede acceder al editor de código VBA. Para editar o ejecutar las macros, debe abrir el archivo en Excel de escritorio. Evite intentar desarrollar o depurar macros en el navegador.
Opciones limitadas de origen de datos para tabla dinámica
En Excel para la Web, puede crear una tabla dinámica solo a partir de datos dentro del libro actual. No puede conectar una tabla dinámica a una conexión de datos externa, un cubo OLAP o el Modelo de datos. Si su análisis se basa en conexiones activas a SQL Server o en un modelo de datos complejo creado en Power Pivot, debe usar Excel de escritorio. No intente reconstruir estas conexiones en la versión web.
Sin compatibilidad con controles ActiveX ni controles de formulario
Los libros que usan botones interactivos, casillas de verificación u otros controles de formulario insertados desde la pestaña Desarrollador no funcionarán en Excel para la Web. Los controles pueden aparecer como imágenes estáticas, pero no puede hacer clic en ellos. Cualquier panel o formulario creado con estos elementos estará roto. Para hojas de cálculo interactivas, use Excel de escritorio o rediseñe la interfaz usando fórmulas de celda estándar e hipervínculos para la web.
Excel para la Web vs Excel de escritorio: comparación de funciones
| Elemento | Excel para la Web (gratis) | Excel de escritorio (de pago) |
|---|---|---|
| Costo | Gratis con cuenta de Microsoft | Requiere suscripción a Microsoft 365 o compra única |
| Acceso sin conexión | Requiere conexión a Internet para editar | Funcionalidad completa sin Internet |
| Límite de tamaño de archivo | Solo archivos más pequeños, limitado por la memoria del navegador | Admite archivos mucho más grandes y cálculos complejos |
| Power Query y Obtener datos | No disponible | Power Query completo para importación y transformación de datos |
| VBA y macros | No se pueden crear ni ejecutar macros | Editor de VBA completo y compatibilidad con macros |
| Gráficos avanzados | Solo tipos de gráficos básicos | Todos los tipos de gráficos, incluidos cascada, mapa y 3D |
| Colaboración | La coautoría en tiempo real es su principal fortaleza | Coautoría mediante OneDrive/SharePoint |
| Complementos | Compatibilidad muy limitada | Admite complementos COM y de Office |
Ahora puede decidir si Excel para la Web gratis satisface sus necesidades o si requiere Excel de escritorio de pago. Para edición básica, compartir y colaboración en tiempo real, la versión web suele ser suficiente. Si trabaja con grandes conjuntos de datos, necesita automatización con macros o usa herramientas avanzadas de análisis de datos, la aplicación de escritorio es necesaria. Un consejo avanzado útil es usar la coautoría de Excel para la Web para intercambiar ideas con colegas y luego cambiar a Excel de escritorio para el análisis final con Power Pivot.