Excel Power Query no puede combinar archivos de SharePoint: Solución

Cuando intentas combinar varios archivos de una carpeta de SharePoint con Power Query en Excel, la operación puede fallar con errores como ‘Acceso al recurso prohibido’ o ‘No pudimos autenticarnos con SharePoint’. Este problema ocurre típicamente porque Power Query no puede establecer una conexión de confianza con el sitio de SharePoint debido a configuraciones de autenticación incorrectas, permisos faltantes o una discrepancia en cómo se proporciona la ruta de la carpeta. Este artículo explica las causas raíz detrás de este fallo y proporciona un conjunto claro de pasos para combinar archivos de SharePoint con Power Query.

Por qué Power Query falla al combinar archivos de SharePoint

Power Query usa la API REST de SharePoint o el servicio web heredado de SharePoint para leer listas de archivos y descargar el contenido de los archivos. Cuando te conectas a una carpeta de SharePoint usando una URL como https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing/Shared%20Documents/FolderA, Power Query debe autenticarse con el sitio y luego enumerar los archivos. La operación de combinación falla si alguna de estas condiciones es verdadera:

• El sitio de SharePoint requiere autenticación moderna (OAuth 2.0) y Power Query está intentando autenticación heredada.
• La cuenta de usuario no tiene permisos de ‘Lectura’ o ‘Contribución’ en el sitio o en la carpeta específica.
• La carpeta contiene tipos de archivo no compatibles (como .exe o .zip) que Power Query no puede leer.
• El nivel de privacidad del origen de datos de SharePoint está configurado como ‘Privado’, lo que bloquea el paso de combinación que fusiona datos de varios archivos.
• La URL incluye un nombre de biblioteca de documentos que no es una lista válida de SharePoint.

La causa raíz más común es que los usuarios intentan conectarse a una URL de carpeta de SharePoint directamente en el conector ‘Desde carpeta’, que espera una ruta local o de red, no una URL web de SharePoint. El conector ‘De la lista de SharePoint’ de Power Query está diseñado para funcionar con sitios y bibliotecas de documentos de SharePoint, lo que lo convierte en el punto de partida correcto para combinar archivos.

Pasos para conectarse a SharePoint y combinar archivos

Sigue estos pasos para conectarte a una biblioteca de documentos de SharePoint y combinar todos los archivos de Excel de una carpeta específica. Estos pasos asumen que estás usando Excel para Microsoft 365 o Excel 2019 o posterior.

1. Abre un libro en blanco en Excel
   Comienza con un nuevo libro. Ve a la pestaña Datos y haz clic en Obtener datos > De otras fuentes > De la lista de SharePoint.
2. Ingresa la URL del sitio de SharePoint
   En el cuadro de diálogo, ingresa la URL raíz de tu sitio de SharePoint, por ejemplo, https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing. No incluyas la biblioteca de documentos ni la ruta de la carpeta. Haz clic en Aceptar.
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
   Si se te solicita, selecciona Cuenta de Microsoft o Cuenta organizativa e inicia sesión con las credenciales que tengan acceso al sitio de SharePoint. Marca la casilla Usar mis credenciales actuales si ya has iniciado sesión en Excel. Haz clic en Conectar.
4. Selecciona la biblioteca de documentos
   Después de la autenticación, la ventana del Navegador muestra una lista de listas y bibliotecas de SharePoint. Encuentra la biblioteca de documentos que contiene tus archivos, por ejemplo, Documentos compartidos. Selecciónala y haz clic en Transformar datos para abrir el Editor de Power Query.
5. Filtra a la carpeta específica
   En el Editor de Power Query, verás una tabla con columnas como Nombre, Ruta de carpeta y Contenido. Haz clic en el icono de filtro en la columna Ruta de carpeta y elige Filtros de texto > Contiene. Ingresa el nombre de la carpeta, por ejemplo, FolderA, y haz clic en Aceptar.
6. Filtra al tipo de archivo que necesitas
   Haz clic en el icono de filtro en la columna Nombre y elige Filtros de texto > Termina con. Ingresa .xlsx o la extensión de tus archivos. Haz clic en Aceptar.
7. Combina los archivos
   Selecciona la columna Contenido. En la pestaña Inicio, haz clic en Combinar archivos. En el cuadro de diálogo que aparece, Power Query tomará una muestra de un archivo para determinar la estructura. Elige el parámetro que deseas usar para combinar, como Hoja1, y haz clic en Aceptar.
8. Carga los datos combinados
   Después de que la operación de combinación se complete, haz clic en Cerrar y cargar en la pestaña Inicio. Excel cargará los datos combinados en una nueva hoja de cálculo.

Si Power Query aún no puede combinar archivos de SharePoint

Incluso después de seguir el método de conexión correcto, es posible que aún encuentres errores. A continuación se presentan los patrones de fallo más comunes y sus soluciones específicas.

Error: ‘Acceso al recurso prohibido’

Este error significa que Power Query no tiene permiso para leer los archivos. Verifica que tu cuenta de Microsoft 365 tenga al menos permisos de Lectura en el sitio de SharePoint y en la biblioteca de documentos. Si estás usando una cuenta de invitado, el administrador del sitio debe otorgar acceso explícito a la biblioteca. Para probar, abre el sitio de SharePoint en un navegador y confirma que puedes ver los archivos manualmente.

Error: ‘No pudimos autenticarnos con SharePoint’

Este error generalmente ocurre porque el token de autenticación ha caducado o porque Power Query está usando credenciales en caché. Ve a Archivo > Opciones > Libro actual > Opciones de privacidad y establece el nivel de privacidad para los orígenes de datos de SharePoint en Ninguno. Luego, en Power Query, ve a Configuración de origen de datos (en la pestaña Inicio del Editor de consultas), selecciona la entrada de SharePoint y haz clic en Cambiar credenciales. Vuelve a iniciar sesión con tu cuenta de Microsoft 365.

Power Query muestra solo nombres de carpeta, no contenido de archivos

Esto sucede cuando el conector de lista de SharePoint devuelve la estructura de carpetas pero no los datos de los archivos. El problema es que la ruta de la carpeta contiene caracteres especiales o espacios que no están codificados correctamente. En el Editor de Power Query, usa la pestaña Transformar y selecciona Reemplazar valores para reemplazar %20 con un espacio, o usa la función Extraer para analizar el nombre de carpeta correcto de la columna Ruta de carpeta. Luego aplica el filtro nuevamente.

La operación de combinación falla con ‘DataFormat.Error’

Este error indica que uno o más archivos en la carpeta están dañados o no son archivos de Excel válidos. Antes de combinar, filtra la columna Nombre para excluir cualquier archivo que no sea .xlsx, .xlsb o .csv. Si debes incluir archivos .xls más antiguos, conviértelos a .xlsx usando la interfaz web de SharePoint o un convertidor de escritorio antes de ejecutar Power Query.

Conector ‘Desde carpeta’ vs conector ‘De la lista de SharePoint’: diferencias clave

Elemento	Conector ‘Desde carpeta’	Conector ‘De la lista de SharePoint’
Método de conexión	Usa ruta del sistema de archivos (local o red)	Usa API REST de SharePoint
Autenticación	Autenticación de Windows o anónima	OAuth 2.0 con cuenta de Microsoft 365
Admite carpetas de SharePoint	No, falla con URL web	Sí, lista todos los archivos y carpetas
Nivel de privacidad requerido	Ninguno u Organizativo	Ninguno u Organizativo
Paso de combinar archivos	No disponible directamente	Integrado en la columna Contenido

Ahora puedes conectarte a cualquier biblioteca de documentos de SharePoint y combinar varios archivos de Excel en una sola tabla usando Power Query. Después de la configuración inicial, actualiza la consulta haciendo clic derecho en la consulta en el panel Consultas y conexiones y seleccionando Actualizar. Para carpetas grandes con cientos de archivos, considera usar el parámetro Archivo de muestra del cuadro de diálogo Combinar archivos para especificar la hoja y los encabezados exactos, lo que evita errores por estructuras de archivo inconsistentes.