Ejecuta una combinación de correspondencia en Word para imprimir etiquetas de dirección, pero el texto de cada etiqueta no se alinea con las hojas de etiquetas. Las direcciones se desplazan hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, y parte del texto puede quedar cortado en los bordes de la etiqueta. Esta desalineación casi siempre se debe a una discrepancia entre las dimensiones de la plantilla de etiquetas en Word y la hoja de etiquetas real en la que está imprimiendo.
Word utiliza un margen y un tamaño de celda predeterminados para cada código de producto de etiqueta, pero el controlador de la impresora o la hoja de etiquetas física pueden usar medidas ligeramente diferentes. Incluso una diferencia de 0,5 milímetros puede empujar el contenido fuera del área imprimible de cada etiqueta.
Este artículo explica cómo identificar la causa exacta de la desalineación de etiquetas durante una combinación de correspondencia y proporciona soluciones paso a paso. Aprenderá a ajustar las dimensiones de las etiquetas, cambiar la configuración de la impresora y usar técnicas de alineación manual para obtener etiquetas limpias y correctamente posicionadas en la primera impresión.
Puntos clave: Cómo corregir etiquetas de combinación de correspondencia desalineadas en Word
- Correspondencia > Etiquetas > Opciones > Proveedores de etiquetas > Elegir el número de producto exacto: Seleccionar el código de producto de etiqueta correcto establece las dimensiones internas de Word para que coincidan con la hoja de etiquetas.
- Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas > Opciones de etiqueta > Detalles > Ajustar margen superior, margen lateral, alto de etiqueta, ancho de etiqueta: Ajuste manualmente el tamaño de celda y los márgenes cuando la plantilla predeterminada no coincide con la salida de la impresora.
- Propiedades de la impresora > Tamaño de papel > Editar tamaño de papel personalizado: Crear un tamaño de papel personalizado que coincida con la hoja de etiquetas evita que el controlador de la impresora escale o desplace el contenido.
Por qué las etiquetas de Word se imprimen desalineadas desde la combinación de correspondencia
Las etiquetas de combinación de correspondencia de Word dependen de una cuadrícula de celdas que corresponden a cada etiqueta de la hoja. Cuando selecciona un producto de etiqueta, Word carga una tabla predefinida con dimensiones exactas de filas y columnas. Luego, el controlador de la impresora asigna esa tabla al papel físico.
La desalineación ocurre cuando cualquiera de estos tres elementos no coincide:
Las dimensiones de la plantilla de etiquetas no coinciden con la hoja de etiquetas física
Los fabricantes de etiquetas como Avery, Staples y Office Depot publican dimensiones de producto que Word almacena en su base de datos de plantillas. Si el fabricante cambia ligeramente el diseño de la hoja sin actualizar el código de producto, o si selecciona un número de producto genérico, los tamaños de celda en Word serán incorrectos. El resultado es que los campos combinados se imprimen fuera de los límites de la etiqueta.
El escalado o los márgenes del controlador de la impresora anulan el diseño de Word
Muchos controladores de impresora tienen una configuración de escalado predeterminada que ajusta el documento al área imprimible. Si el controlador escala la cuadrícula de etiquetas hacia abajo o hacia arriba, los campos combinados se desplazan en relación con las etiquetas físicas. Algunos controladores también agregan un margen no imprimible mínimo que Word no tiene en cuenta.
El relleno interno de las celdas de tabla de Word desplaza el contenido
Cuando configura una combinación de correspondencia, Word crea una tabla dentro de cada celda de etiqueta. Los márgenes de celda de tabla en Word son de 0,04 pulgadas en cada lado de forma predeterminada. Si inserta campos combinados con espacios o saltos de línea adicionales, el texto puede empujar contra el límite de la celda y parecer desalineado.
Pasos para corregir etiquetas de combinación de correspondencia desalineadas
Paso 1: Verificar el código de producto de etiqueta en Word
- Abrir el cuadro de diálogo Etiquetas
Vaya a Correspondencia > Etiquetas. Haga clic en el botón Opciones en la parte inferior del cuadro de diálogo Sobres y etiquetas. - Seleccionar el proveedor de etiquetas y el número de producto correctos
En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, elija el proveedor de etiquetas en la lista desplegable. Luego seleccione el número de producto exacto que coincida con su hoja de etiquetas. Por ejemplo, Avery 5160 para etiquetas de dirección. Haga clic en Aceptar. - Crear un nuevo documento basado en la plantilla de etiquetas
Haga clic en Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Etiquetas. Confirme el código de producto y haga clic en Aceptar. Word genera un nuevo documento con la cuadrícula correcta.
Paso 2: Ajustar las dimensiones de las etiquetas manualmente
- Abrir Detalles de etiqueta
En el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, seleccione su número de producto y haga clic en el botón Detalles. - Comparar las dimensiones mostradas con su hoja de etiquetas
Mida su hoja de etiquetas física con una regla. Verifique el Alto de etiqueta, Ancho de etiqueta, Margen superior, Margen lateral, Número de filas y Número de columnas. Si algún valor difiere, escriba la medida correcta en pulgadas o milímetros. - Ajustar el paso vertical y horizontal
Los valores de paso controlan la distancia desde la parte superior de una etiqueta hasta la parte superior de la siguiente etiqueta. Si las etiquetas se desplazan hacia abajo, aumente el paso. Si se desplazan hacia arriba, disminuya el paso. Haga clic en Aceptar después de cada cambio.
Paso 3: Desactivar el escalado de la impresora y establecer el tamaño de papel correcto
- Abrir las propiedades de la impresora desde Word
Vaya a Archivo > Imprimir. Haga clic en el enlace del nombre de la impresora debajo del encabezado Configuración. Seleccione Propiedades de la impresora en el menú desplegable. - Establecer el tamaño de papel para que coincida con su hoja de etiquetas
En el cuadro de diálogo de propiedades de la impresora, busque la pestaña Papel/Calidad o Diseño. Establezca el tamaño de papel al tamaño exacto de su hoja de etiquetas, a menudo Carta o A4. Si la hoja no es estándar, haga clic en Avanzado > Tamaño de papel > Tamaño de página personalizado PostScript e introduzca el ancho y el alto. - Desactivar el escalado
Busque una configuración llamada Escalar para ajustar, Ajustar a la página o Reducir/Ampliar. Establézcala en 100 por ciento o Desactivado. Haga clic en Aceptar para guardar.
Paso 4: Eliminar el relleno adicional de las celdas de tabla en la plantilla de etiquetas
- Mostrar la tabla de etiquetas
En el documento de etiquetas, haga clic dentro de cualquier celda de etiqueta. Vaya a Diseño > Ver líneas de cuadrícula. Los bordes de la tabla se vuelven visibles. - Abrir las propiedades de la tabla
Haga clic con el botón derecho en el controlador de tabla (el icono de cruz en la esquina superior izquierda de la tabla) y elija Propiedades de tabla. Vaya a la pestaña Tabla y haga clic en Opciones. - Establecer los márgenes de celda predeterminados en cero
En el cuadro de diálogo Opciones de tabla, cambie Superior, Inferior, Izquierda y Derecha a 0 pulgadas. Desmarque Ajustar automáticamente al contenido. Haga clic en Aceptar dos veces.
Paso 5: Usar una impresión de prueba en papel normal
- Imprimir una página en papel normal
Cargue papel normal en la impresora. Vaya a Archivo > Imprimir. Establezca Páginas en 1 e imprima el documento de etiquetas. - Colocar el papel normal sobre una hoja de etiquetas
Coloque el papel normal impreso encima de una hoja de etiquetas en blanco. Sostenga ambos contra una fuente de luz. El texto impreso debe alinearse con los contornos de las etiquetas. Si no es así, ajuste nuevamente las dimensiones de las etiquetas en el Paso 2.
Si las etiquetas siguen imprimiéndose desalineadas después de la solución principal
Word inserta una página en blanco adicional antes de las etiquetas
Un problema común es que Word agrega una página en blanco al inicio del documento de etiquetas. Esto desplaza todas las etiquetas hacia abajo una página. Para solucionarlo, haga clic en Vista > Esquema. En la vista Esquema, elimine el párrafo vacío en la parte superior del documento. Vuelva a Diseño de impresión y vuelva a imprimir.
Algunas etiquetas están en blanco mientras que otras se imprimen correctamente
Esto ocurre cuando el origen de datos tiene campos vacíos o cuando falta un campo combinado. Vaya a Correspondencia > Vista previa de resultados. Use los botones de flecha para desplazarse por cada registro. Si una etiqueta no muestra datos, edite el origen de datos en Excel o Access para completar los valores faltantes. Luego actualice la combinación haciendo clic en Correspondencia > Actualizar etiquetas.
La fila inferior de etiquetas se imprime en la página siguiente
Word puede empujar la última fila de etiquetas a una segunda página si la altura de la etiqueta o el paso vertical es demasiado grande. Abra de nuevo Opciones de etiqueta > Detalles. Reduzca el valor de Alto de etiqueta en 0,02 pulgadas. También reduzca el Paso vertical en la misma cantidad. Imprima una página de prueba en papel normal para verificar.
Word de escritorio vs Word Online: diferencias en el comportamiento de alineación de etiquetas
| Elemento | Word de escritorio | Word Online |
|---|---|---|
| Compatibilidad con plantillas de etiquetas | Compatibilidad total con todos los códigos de producto de proveedores | Limitado a tamaños de etiqueta básicos; sin dimensiones personalizadas |
| Ajuste manual de dimensiones | Opciones de etiqueta > Detalles permite el control total de márgenes y paso | No disponible; las etiquetas usan las dimensiones predeterminadas del controlador de la impresora |
| Control de escalado del controlador de la impresora | Propiedades de la impresora accesibles desde Archivo > Imprimir | Depende del cuadro de diálogo de impresión del navegador; las opciones de escalado varían según el navegador |
| Ajuste de márgenes de celdas de tabla | Propiedades de tabla permite márgenes cero | No se pueden modificar las propiedades de la tabla; se aplican los márgenes predeterminados |
| Impresión de prueba en papel normal | El mismo documento se imprime en cualquier impresora | La salida de impresión puede diferir entre navegadores y sistemas operativos |
No se recomienda Word Online para imprimir etiquetas de combinación de correspondencia que requieren una alineación precisa. Use Word de escritorio para la impresión profesional de etiquetas. Si debe usar Word Online, exporte el documento de etiquetas como PDF e imprima el PDF desde su escritorio para conservar el diseño.
Después de aplicar las soluciones anteriores, puede imprimir etiquetas que se alineen correctamente con la hoja de etiquetas cada vez. Comience verificando el código de producto, luego ajuste las dimensiones solo si la impresión de prueba muestra un desplazamiento. Use el atajo de teclado Ctrl+P para abrir el cuadro de diálogo Imprimir rápidamente y siempre imprima una página de prueba en papel normal antes de usar hojas de etiquetas. Para combinaciones de correspondencia recurrentes, guarde el documento de etiquetas corregido como plantilla usando Archivo > Guardar como > Plantilla de Word (.dotx) para evitar volver a introducir las dimensiones.