Establecer un límite de almacenamiento del sitio en el centro de administración de SharePoint: lista de verificación práctica para propietarios de SharePoint

Las colecciones de sitios de SharePoint pueden crecer rápidamente y consumir más almacenamiento del esperado. Sin un límite de almacenamiento, un solo sitio podría usar espacio destinado a otros sitios o alcanzar el límite de almacenamiento de todo el inquilino. Este artículo explica cómo funcionan los límites de almacenamiento de SharePoint y proporciona una lista de verificación paso a paso para que los propietarios de sitios establezcan un límite de almacenamiento personalizado mediante el Centro de administración de SharePoint.

SharePoint Online asigna almacenamiento a nivel de inquilino. De forma predeterminada, no existe un límite por sitio. El Centro de administración de SharePoint permite a los administradores establecer un valor máximo de almacenamiento para cada colección de sitios. Esto ayuda a evitar que un sitio agote el grupo de almacenamiento del inquilino.

Esta guía abarca los permisos necesarios, los pasos exactos para establecer el límite y los errores comunes que se deben evitar. Después de leerla, podrá controlar el almacenamiento de cualquier sitio de su inquilino.

Comprender los límites de almacenamiento de los sitios de SharePoint

SharePoint Online proporciona un grupo de almacenamiento a nivel de inquilino. El almacenamiento predeterminado del inquilino es de 1 TB más 10 GB por usuario con licencia. De este grupo, cada colección de sitios consume espacio para documentos, listas, historial de versiones y papeleras de reciclaje. Sin un límite por sitio, un solo sitio puede usar una cantidad ilimitada del grupo del inquilino.

El límite de almacenamiento por sitio es un tope que se establece en el Centro de administración de SharePoint. Cuando un sitio alcanza su límite, los usuarios no pueden cargar archivos nuevos ni agregar elementos de lista. El contenido existente sigue siendo legible. El límite se aplica a toda la colección de sitios, incluidos todos los subsitios y su contenido.

Quién puede establecer un límite de almacenamiento

Solo los usuarios con el rol Administrador de SharePoint o el rol Administrador global pueden cambiar los límites de almacenamiento de los sitios. Los propietarios de colecciones de sitios, incluso con permisos de control total, no pueden modificar la configuración de almacenamiento. Si usted es propietario de un sitio y necesita aumentar el almacenamiento, debe solicitar el cambio a un administrador.

Qué sucede cuando un sitio alcanza su límite

Cuando un sitio supera su límite de almacenamiento, se bloquean las siguientes acciones:

• Cargar archivos nuevos en cualquier biblioteca de documentos
• Crear nuevos elementos de lista
• Agregar datos adjuntos a elementos existentes
• Extraer archivos del historial de versiones

Los usuarios ven un mensaje de error que indica que el sitio supera su cuota de almacenamiento. El contenido existente sigue siendo accesible para lectura, descarga y edición. Los elementos eliminados de la papelera de reciclaje siguen contando para el almacenamiento hasta que se eliminan de forma permanente.

Requisitos previos para establecer un límite de almacenamiento

Antes de comenzar, verifique lo siguiente:

• Se le ha asignado el rol Administrador de SharePoint o el rol Administrador global en Microsoft 365.
• Tiene acceso al Centro de administración de SharePoint en https://admin.microsoft.com/SharePoint.
• Conoce la URL exacta de la colección de sitios que desea limitar.
• El inquilino tiene almacenamiento disponible restante. El nuevo límite por sitio no puede superar el almacenamiento disponible de todo el inquilino.

Pasos para establecer un límite de almacenamiento del sitio en el Centro de administración de SharePoint

Siga estos pasos para establecer un límite de almacenamiento personalizado para una sola colección de sitios. Cada paso incluye los nombres exactos de los menús y botones.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de SharePoint
   Abra un navegador y vaya a https://admin.microsoft.com/SharePoint. Inicie sesión con sus credenciales de administrador.
2. Vaya a Sitios activos
   En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Sitios activos. Esto muestra todas las colecciones de sitios de su inquilino.
3. Seleccione el sitio de destino
   Busque la colección de sitios que desea limitar. Haga clic en la casilla de verificación a la izquierda del nombre del sitio. No haga clic en el vínculo del nombre del sitio.
4. Abra la configuración del sitio
   En la barra de comandos de la parte superior, haga clic en Configuración. Se abre un panel en el lado derecho de la pantalla.
5. Localice la sección Límite de almacenamiento
   Desplácese hacia abajo en el panel de configuración hasta la sección Límite de almacenamiento. De forma predeterminada, el valor muestra el límite actual o Ilimitado.
6. Escriba el valor del límite de almacenamiento
   En el cuadro de texto, escriba el límite máximo de almacenamiento para este sitio. El valor está en gigabytes (GB). Por ejemplo, escriba 50 para 50 GB. El valor mínimo es 1 GB.
7. Guarde el cambio
   Haga clic en Guardar en la parte inferior del panel de configuración. El nuevo límite surte efecto de inmediato.

Después de guardar, el límite de almacenamiento aparece en los detalles del sitio en la página Sitios activos. Puede repetir estos pasos para cualquier otra colección de sitios.

Usar PowerShell para establecer límites de almacenamiento (método alternativo)

Para operaciones masivas o automatización, puede usar el Shell de administración de SharePoint Online. Esto requiere que el módulo Shell de administración de SharePoint Online esté instalado en su equipo.

1. Conéctese a SharePoint Online
   Abra PowerShell y ejecute Connect-SPOService -Url https://contoso-admin.sharepoint.com. Reemplace contoso por el nombre de su inquilino. Inicie sesión con credenciales de administrador.
2. Establezca el límite de almacenamiento para un solo sitio
   Ejecute Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/YourSite -StorageQuota 51200. El valor de la cuota está en megabytes. 51200 MB equivale a 50 GB.
3. Verifique el cambio
   Ejecute Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/YourSite | Select StorageQuota para confirmar el nuevo límite.

Errores comunes y limitaciones al establecer límites de almacenamiento

Establecer un límite superior al almacenamiento disponible del inquilino

Si establece un límite por sitio que supera el almacenamiento restante del inquilino, el Centro de administración de SharePoint muestra un error. Compruebe primero el uso de almacenamiento del inquilino. Vaya a Centro de administración de SharePoint > Métricas de almacenamiento para ver el espacio total usado y disponible.

Olvidar tener en cuenta el historial de versiones y las papeleras de reciclaje

El límite de almacenamiento incluye todas las versiones de archivos, la papelera de reciclaje de primera etapa y la papelera de reciclaje de segunda etapa. Un sitio podría alcanzar su límite incluso si los archivos activos parecen pequeños. Anime a los propietarios de sitios a administrar la configuración de versiones y a vaciar las papeleras de reciclaje con regularidad.

Aplicar el límite a un sitio de grupo conectado a un grupo

Los sitios de grupo conectados a un grupo también son colecciones de sitios. El límite de almacenamiento establecido en el Centro de administración de SharePoint se aplica solo al contenido del sitio. No limita el almacenamiento usado por el grupo de Microsoft 365 asociado (buzón, Planner, Teams).

Cambiar el límite de un sitio concentrador

Los sitios concentradores tienen su propio límite de almacenamiento. Asociar un sitio a un concentrador no cambia el límite de almacenamiento de ninguno de los dos sitios. Cada sitio sigue siendo independiente en cuanto a almacenamiento.

Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: comportamiento del límite de almacenamiento

Elemento	Sitio de equipo (conectado a un grupo)	Sitio de comunicación
Ámbito del límite de almacenamiento	Se aplica solo al contenido de la colección de sitios	Se aplica a toda la colección de sitios
Almacenamiento del grupo separado	Sí, el almacenamiento del buzón del grupo y de Planner no se cuenta	No aplicable
Límite predeterminado	Ilimitado (usa el grupo del inquilino)	Ilimitado (usa el grupo del inquilino)
El administrador puede establecer el límite	Sí, mediante el Centro de administración de SharePoint o PowerShell	Sí, mediante el Centro de administración de SharePoint o PowerShell
El límite afecta a los subsitios	Sí, todos los subsitios comparten el mismo límite	Sí, todos los subsitios comparten el mismo límite

Ambos tipos de sitio se comportan de forma idéntica cuando se establece un límite de almacenamiento. El límite abarca la colección de sitios y todos sus sitios secundarios. La diferencia clave es que un sitio de equipo tiene un grupo de Microsoft 365 asociado con su propio almacenamiento que no está controlado por el límite de SharePoint.

Si el límite de almacenamiento no surte efecto

En casos excepcionales, el límite de almacenamiento que estableció podría no parecer surtir efecto de inmediato. Pruebe estos pasos:

1. Actualice la página Sitios activos
   Haga clic en el botón de actualización del navegador o presione F5. La columna del límite de almacenamiento se actualiza después de unos segundos.
2. Espere la propagación
   La configuración de SharePoint puede tardar hasta 15 minutos en propagarse a todos los servidores. Vuelva a comprobarlo después de 15 minutos.
3. Verifique con PowerShell
   Ejecute Get-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/YourSite | Select StorageQuota para confirmar que el valor se almacena correctamente.

Ahora puede establecer un límite de almacenamiento para cualquier colección de sitios en su entorno de SharePoint. Use el Centro de administración de SharePoint para sitios individuales o PowerShell para actualizaciones masivas. Para mantener el almacenamiento bajo control, revise los límites de los sitios cada trimestre. Considere habilitar los informes de métricas de almacenamiento en el Centro de administración de SharePoint para supervisar las tendencias de uso en todos los sitios.