Necesita enviar recordatorios automáticos a los empleados cuando sus documentos de políticas firmados estén a punto de vencer en SharePoint. El seguimiento manual de las fechas de vencimiento en cientos de documentos es propenso a errores y consume mucho tiempo. Power Automate puede encargarse de esta tarea revisando una lista o biblioteca de SharePoint en busca de fechas de vencimiento próximas. Este artículo explica cómo crear un flujo de recordatorios que compruebe las políticas que vencen y envíe notificaciones por correo electrónico en un intervalo definido antes de la fecha de vencimiento.
Puntos clave: Crear un flujo de recordatorios de vencimiento de políticas
- Power Automate > Flujo de nube programado: Se ejecuta a diario para comprobar en una lista de SharePoint los elementos que vencen dentro de un número de días definido.
- Columna de lista de SharePoint de tipo Fecha y hora: Almacena la fecha de vencimiento de la política y debe existir para que el flujo filtre correctamente.
- Acción Enviar un correo electrónico: Envía un recordatorio al propietario de la política o a una columna de lista de responsables cuando la fecha de vencimiento está cerca.
Cómo funciona el flujo de recordatorios
El flujo usa un desencadenador programado para ejecutarse una vez al día. Consulta una lista de SharePoint para obtener los elementos cuya fecha de vencimiento se encuentre dentro de un intervalo definido, por ejemplo, 30 días a partir de hoy. Para cada elemento coincidente, el flujo envía un correo electrónico personalizado a la persona indicada en el campo de propietario de la política. El flujo también actualiza una columna de estado en el elemento de la lista para indicar que se envió un recordatorio. Este enfoque evita recordatorios duplicados para el mismo elemento.
Antes de crear el flujo, confirme que su lista de SharePoint tenga las siguientes columnas:
- Title: una línea de texto (predeterminada). Contiene el nombre de la política.
- ExpirationDate: columna Fecha y hora. Almacena la fecha en que vence la política.
- PolicyOwner: columna Persona o grupo. Contiene la dirección de correo electrónico de la persona que recibe el recordatorio.
- ReminderSent: columna Sí/No. Se establece en Sí después de enviar el primer recordatorio.
Puede usar nombres de columna diferentes, pero debe ajustar los pasos del flujo para que coincidan con esos nombres. El flujo requiere una conexión de SharePoint y una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365 con acceso a Power Automate.
Pasos para crear el flujo de recordatorios programado
- Inicie sesión en Power Automate
Vaya a make.powerautomate.com e inicie sesión con sus credenciales de Microsoft 365. Seleccione el entorno que contiene su sitio de SharePoint. - Cree un nuevo flujo de nube programado
En la navegación izquierda, haga clic en Crear. Luego haga clic en Flujo de nube programado. Asigne al flujo el nombre Policy Expiration Reminder. Configure la programación para que se repita cada 1 día. Elija una hora de inicio que no se superponga con una carga elevada del servidor, como las 2:00 a. m. Haga clic en Crear. - Agregue una acción Obtener elementos
Haga clic en el botón + debajo del desencadenador y seleccione Agregar una acción. Busque SharePoint y seleccione Obtener elementos. Proporcione la dirección del sitio y el nombre de la lista. En el campo Filter Query, escriba el siguiente filtro OData:ExpirationDate le '@{addDays(utcNow(),30)}' and ExpirationDate ge '@{utcNow()}' and ReminderSent eq 0
Este filtro devuelve los elementos cuya fecha de vencimiento se encuentra dentro de los próximos 30 días y a los que aún no se les ha enviado un recordatorio. Ajuste el número 30 al intervalo de recordatorio que prefiera. - Agregue un control Aplicar a cada uno
Haga clic en el botón + debajo de la acción Obtener elementos. Busque Aplicar a cada uno y selecciónelo. En el campo Seleccione una salida de los pasos anteriores, agregue el contenido dinámico value de la acción Obtener elementos. Este control recorre cada elemento coincidente. - Agregue una acción Enviar un correo electrónico
Dentro del bucle Aplicar a cada uno, haga clic en Agregar una acción. Busque Enviar un correo electrónico y seleccione Enviar un correo electrónico (V2). En el campo Para, agregue el contenido dinámico PolicyOwner Email de la lista de SharePoint. En el campo Asunto, escriba Policy Expiration Reminder: y luego agregue el contenido dinámico Title. En el campo Cuerpo, escriba un mensaje como:This is an automated reminder. The policy titled '{Title}' expires on {ExpirationDate}. Please review and renew the policy before the expiration date.
Use los tokens de contenido dinámico correctos para los nombres de sus columnas. - Agregue una acción Actualizar elemento para marcar el recordatorio como enviado
Después de la acción Enviar un correo electrónico, haga clic en Agregar una acción. Busque Actualizar elemento y selecciónela. Proporcione la misma dirección del sitio y el mismo nombre de lista. En el campo Id, agregue el contenido dinámico ID de la lista de SharePoint. Establezca la columna ReminderSent en Sí. Esto evita que el flujo envíe un segundo recordatorio para el mismo elemento. - Guarde y pruebe el flujo
Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha. Después de guardar, haga clic en Probar. Elija Manualmente y luego haga clic en Probar. El flujo se ejecutará una vez. Revise la bandeja de entrada del propietario de la política para confirmar que se envió el recordatorio. También verifique que la columna ReminderSent haya cambiado a Sí en la lista de SharePoint.
Problemas comunes y cómo evitarlos
El flujo se ejecuta pero no se envían correos electrónicos
Es posible que la consulta de filtro no coincida con ningún elemento. Verifique que la columna ExpirationDate contenga fechas futuras y que la columna ReminderSent esté establecida en No para esos elementos. Compruebe la sintaxis del filtro OData. Un error común es usar comillas simples de forma incorrecta. Use la expresión addDays(utcNow(),30) sin comillas adicionales dentro del generador de expresiones.
El correo electrónico se envía a la persona equivocada
Confirme que la columna PolicyOwner contenga una entrada de persona válida. Si la columna está vacía o contiene un nombre que no se resuelve en una dirección de correo electrónico, el flujo fallará. Use la acción Redactar para generar la dirección de correo electrónico antes del envío y verificar el valor.
La columna ReminderSent no se actualiza
La acción Actualizar elemento debe usar el nombre interno correcto de la columna. Si cambió el nombre de la columna después de crearla, el nombre interno puede ser diferente. Abra la configuración de la lista y compruebe el nombre interno de la columna. Use ese nombre en la acción Actualizar elemento en lugar del nombre para mostrar.
El flujo envía varios recordatorios para el mismo elemento
Esto ocurre cuando la acción Actualizar elemento falla o se ejecuta fuera del bucle Aplicar a cada uno. Asegúrese de que la acción Actualizar elemento esté dentro del bucle y de que la columna ReminderSent esté establecida correctamente en Sí. También compruebe que la consulta de filtro incluya ReminderSent eq 0.
Flujo programado frente a flujo instantáneo para recordatorios de políticas
| Elemento | Flujo de nube programado | Flujo de nube instantáneo |
|---|---|---|
| Desencadenador | Se ejecuta automáticamente a una hora definida (diaria, por hora) | Se ejecuta cuando un usuario hace clic en un botón o lo desencadena manualmente |
| Caso de uso recomendado | Comprobaciones recurrentes de políticas que vencen en muchos elementos | Recordatorio a petición para una sola política o una comprobación puntual |
| Complejidad de la configuración | Requiere filtro OData y expresiones de cálculo de fechas | Más sencillo, pero requiere iniciación manual cada vez |
| Escalabilidad | Gestiona cientos de elementos sin intervención del usuario | Limitado a elementos individuales o lotes pequeños |
Ahora puede crear un flujo programado que compruebe automáticamente las políticas que vencen y envíe recordatorios por correo electrónico. Comience creando las columnas de SharePoint necesarias y luego siga los siete pasos para configurar el flujo. Para escenarios más avanzados, agregue un segundo recordatorio 7 días antes del vencimiento duplicando el flujo con un intervalo de filtro diferente. Use la acción Terminar para detener el flujo si ningún elemento coincide con el filtro, lo que reduce las ejecuciones innecesarias.