Error “Microsoft 365 Copilot no puede acceder a este archivo”: solución

Cuando intentas que Copilot resuma, analice o reescriba un documento en Word, Excel o PowerPoint, es posible que aparezca el mensaje “Copilot no puede acceder a este archivo”. Este error impide que Copilot lea el contenido del archivo y detiene tu flujo de trabajo. El problema casi siempre se debe a restricciones de ubicación del archivo, configuraciones de permisos o incompatibilidad del formato del archivo. Este artículo explica por qué se produce el error y te ofrece los pasos exactos para resolverlo.

Por qué Copilot no puede acceder a ciertos archivos

Copilot funciona enviando el contenido del archivo a la nube de Microsoft 365 para su procesamiento. Esto significa que el archivo debe estar almacenado en una ubicación a la que Copilot pueda llegar. Las tres causas principales más comunes son:

Ubicación de almacenamiento no compatible

Copilot no puede leer archivos guardados en un disco duro local, una unidad USB externa o un recurso compartido de red. El archivo debe estar almacenado en OneDrive o SharePoint Online. Si el archivo es local, Copilot no tiene forma de cargarlo en el servicio en la nube que impulsa la característica.

Formato o extensión del archivo

Copilot admite los formatos modernos Office Open XML: .docx, .xlsx, .pptx. También admite texto sin formato (.txt) y HTML (.html). Los formatos binarios más antiguos como .doc, .xls, .ppt y .rtf no se pueden leer. Los archivos PDF se admiten, pero solo para la extracción de texto y diseño; los PDF de imágenes escaneadas fallarán.

Restricciones de permisos o etiquetas de confidencialidad

Los archivos protegidos por la administración de derechos de información o por etiquetas de confidencialidad de Azure Information Protection que restringen la copia, la edición o la captura de pantalla pueden bloquear a Copilot. Copilot necesita permiso de lectura para extraer el contenido. Si la etiqueta deniega “extraer” o “copiar”, aparece el error de acceso al archivo.

Pasos para solucionar el error de acceso a archivos de Copilot

Sigue estos pasos en orden. Después de cada paso, intenta abrir el archivo con Copilot de nuevo.

Método 1: mover el archivo a OneDrive o SharePoint

1. Abre el Explorador de archivos
   Localiza el archivo en tu unidad local o recurso compartido de red.
2. Haz clic con el botón derecho en el archivo y selecciona Copiar
   No muevas el archivo todavía. Mantén el original en su lugar hasta que verifiques que Copilot funciona.
3. Abre OneDrive en el navegador
   Ve a onedrive.live.com e inicia sesión con tu cuenta profesional o educativa.
4. Ve a la carpeta de destino
   Elige la carpeta donde quieres que se encuentre el archivo.
5. Haz clic en Cargar y selecciona Archivos
   Selecciona el archivo de tu equipo local. Espera a que se complete la carga.
6. Abre el archivo desde OneDrive
   En Word, Excel o PowerPoint, haz clic en Archivo > Abrir > OneDrive y selecciona el archivo. Copilot ahora debería poder leerlo.

Método 2: convertir el archivo a un formato compatible

1. Abre el archivo no compatible en la aplicación de escritorio
   Por ejemplo, abre un archivo .doc en Word de escritorio.
2. Haz clic en Archivo > Guardar como
   Elige una ubicación en OneDrive o SharePoint.
3. Cambia el formato del archivo
   En la lista desplegable Guardar como tipo, selecciona Documento de Word (.docx).
4. Haz clic en Guardar
   Copilot ya puede leer el nuevo archivo .docx.

Método 3: comprobar y quitar las restricciones de etiquetas de confidencialidad

1. Abre el archivo en la aplicación de escritorio
   En Word, Excel o PowerPoint.
2. Haz clic en Inicio > Confidencialidad
   Si el botón está atenuado, tu administrador de TI ha aplicado etiquetas que no puedes cambiar.
3. Busca una etiqueta que diga Restringido o Confidencial
   Las etiquetas con permisos como “Solo ver” o “No reenviar” bloquean a Copilot.
4. Si tienes derechos de edición, selecciona una etiqueta menos restrictiva
   Elige General o Interno. Si no puedes cambiarla, ponte en contacto con tu administrador de TI para solicitar una etiqueta que permita el acceso de Copilot.
5. Guarda el archivo
   Cierra y vuelve a abrir el archivo. Copilot ahora debería poder acceder a él.

Método 4: verificar la licencia de Microsoft 365 y la disponibilidad de Copilot

1. Abre el Centro de administración de Microsoft 365
   Ve a admin.microsoft.com e inicia sesión como administrador.
2. Ve a Facturación > Licencias
   Comprueba que el usuario tiene asignada una licencia de Copilot para Microsoft 365.
3. Confirma que la licencia está activa
   Si la licencia ha caducado o no está asignada, Copilot no funcionará con ningún archivo.

Si Copilot sigue teniendo problemas después de la solución principal

Copilot no puede acceder a un archivo PDF

Los archivos PDF deben tener texto seleccionable. Si el PDF es una imagen escaneada, Copilot no puede leerlo. Usa un convertidor de PDF para extraer el texto y guardarlo como .docx o .txt. Además, asegúrate de que el PDF esté almacenado en OneDrive o SharePoint, no enviado como archivo adjunto por correo electrónico.

Copilot devuelve “Este archivo es demasiado grande”

Es posible que Copilot rechace los archivos de más de 50 MB. Reduce el tamaño del archivo eliminando las imágenes incrustadas o comprimiendo el documento. En Word, ve a Archivo > Opciones > Avanzadas > Tamaño y calidad de imagen y establece un destino de salida más bajo.

Copilot funciona con un archivo pero no con otro de la misma carpeta

Comprueba si el archivo que falla tiene una etiqueta de confidencialidad. Abre las propiedades del archivo en SharePoint y consulta la sección Protección de la información. Si se ha aplicado una etiqueta, sigue el Método 3 para cambiarla. Verifica también que la extensión del archivo coincida con un formato compatible.

Error de acceso a archivos de Copilot: tipos de archivo compatibles y no compatibles

Elemento	Compatible	No compatible
Archivos de Word	.docx	.doc, .docm, .dotx, .dot
Archivos de Excel	.xlsx	.xls, .xlsm, .xltx, .xlt
Archivos de PowerPoint	.pptx	.ppt, .pptm, .potx, .pot
Archivos de texto	.txt, .html	.rtf, .csv tratados solo como texto
Archivos PDF	PDF basado en texto	PDF de imagen escaneada, PDF protegido con contraseña

El error “no puede acceder a este archivo” de Copilot casi siempre es un problema de ubicación, formato o permisos. Mueve el archivo a OneDrive o SharePoint, convierte los formatos más antiguos a .docx o .xlsx y quita las etiquetas de confidencialidad restrictivas. Si el problema persiste, comprueba el tamaño del archivo y verifica que tu licencia de Copilot esté activa. Para mantener el acceso de forma continua, establece tu ubicación de guardado predeterminada en Word en OneDrive; para ello, ve a Archivo > Opciones > Guardar y selecciona OneDrive como ubicación de archivo local predeterminada.