Como propietario de un sitio de SharePoint, necesita saber exactamente quién puede acceder a cada carpeta de su biblioteca de documentos. Sin esta información, corre el riesgo de exponer datos confidenciales a las personas equivocadas o de bloquear a miembros del equipo que necesitan trabajar. Los permisos de SharePoint se heredan de forma predeterminada, pero se pueden romper a nivel de carpeta, lo que dificulta el seguimiento de quién tiene acceso. Este artículo proporciona una lista de verificación práctica para encontrar permisos a nivel de carpeta, identificar permisos únicos y revisar el acceso de usuarios o grupos específicos.
Puntos clave: Lista de verificación para comprobar el acceso a carpetas en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos: Muestra los permisos de nivel superior que heredan todas las carpetas y archivos.
- Carpeta > Administrar acceso: Abre el panel de uso compartido moderno que muestra las concesiones de acceso directo para esa carpeta específica.
- Carpeta > Administrar acceso > Configuración avanzada: Abre la página de permisos clásica para ver los permisos únicos que se rompieron desde el elemento primario.
- Permisos del sitio > Comprobar permisos: Prueba un usuario o grupo específico para revelar lo que puede ver en la carpeta.
- Permisos del sitio > Solicitudes de acceso e invitaciones: Muestra las solicitudes e invitaciones pendientes que pueden afectar el acceso a la carpeta.
Cómo funcionan los permisos de carpetas de SharePoint
SharePoint utiliza la herencia para administrar los permisos. Cuando crea una carpeta dentro de una biblioteca de documentos, la carpeta obtiene automáticamente los mismos permisos que la biblioteca. Esto se denomina permisos heredados. Si rompe esta herencia, la carpeta obtiene permisos únicos que anulan la configuración de la biblioteca.
Cuando se rompe la herencia, la carpeta ya no sigue los cambios realizados a nivel de biblioteca o sitio. Por ejemplo, si agrega un nuevo miembro al sitio, esa persona no obtendrá automáticamente acceso a una carpeta con permisos únicos. Debe conceder acceso a esa carpeta por separado.
SharePoint tiene tres niveles de permisos que son los más importantes para el acceso a carpetas: Lectura, Colaboración y Control total. Lectura permite ver y descargar archivos. Colaboración permite agregar, editar y eliminar archivos. Control total permite administrar permisos, eliminar la carpeta y cambiar la configuración.
Los permisos se pueden conceder directamente a usuarios o a grupos de Microsoft 365, grupos de SharePoint o grupos de seguridad. Un usuario puede tener acceso a una carpeta a través de múltiples rutas. La siguiente lista de verificación le ayuda a identificar cada ruta.
Lista de verificación: Paso a paso para encontrar quién tiene acceso a una carpeta de SharePoint
Siga estos pasos en el orden indicado. Cada paso revela una capa diferente de acceso. Realice todos los pasos para obtener una imagen completa.
- Abra la biblioteca de documentos
Vaya al sitio de SharePoint y abra la biblioteca de documentos que contiene la carpeta. Haga clic en el nombre de la biblioteca en la navegación izquierda o desde la página de contenido del sitio. - Localice la carpeta de destino
Navegue o busque para encontrar la carpeta. No abra la carpeta todavía. Pase el cursor sobre el nombre de la carpeta para ver la casilla de verificación y el menú de tres puntos. - Abra el panel Administrar acceso
Haga clic en los tres puntos (puntos suspensivos) junto al nombre de la carpeta. Seleccione Administrar acceso en el menú. El panel se desliza desde la derecha. Este panel muestra a todos los que tienen acceso directo a esta carpeta, incluidos los usuarios y grupos a los que se les concedió acceso a través del botón Compartir o la página de permisos de la carpeta. - Compruebe si hay permisos únicos
En la parte superior del panel Administrar acceso, busque el mensaje que dice Este elemento tiene permisos únicos. Si ve este mensaje, los permisos de la carpeta se rompieron desde la biblioteca. Si no ve este mensaje, la carpeta hereda los permisos de la biblioteca. Haga clic en Configuración avanzada en la parte inferior del panel para abrir la página de permisos clásica. - Revise la página de permisos clásica
En la página de permisos clásica, verá una lista de todos los usuarios y grupos con permisos en esta carpeta. La columna Niveles de permiso muestra lo que cada entidad puede hacer. Busque grupos como Miembros, Visitantes o grupos personalizados. Tenga en cuenta que los grupos de Microsoft 365 también aparecen aquí. Si la carpeta tiene permisos únicos, verá un vínculo que dice Dejar de heredar permisos o Eliminar permisos únicos. Si ve Heredado junto al nombre de la carpeta, la carpeta usa los permisos de la biblioteca. - Compruebe los permisos de la biblioteca
Mientras aún está en la página de permisos clásica, haga clic en el vínculo de ruta de navegación que muestra el nombre de la biblioteca. Esto lo lleva a la página de permisos de la biblioteca. Aquí verá los permisos heredados por todas las carpetas que no han roto la herencia. Anote los grupos que tienen acceso a la biblioteca. Los usuarios de estos grupos pueden acceder a su carpeta a menos que la carpeta tenga permisos únicos que explícitamente se los denieguen. - Use la herramienta Comprobar permisos
Desde la página principal del sitio, haga clic en el icono de engranaje y seleccione Permisos del sitio. En la cinta de opciones, haga clic en Comprobar permisos. Escriba el nombre o correo electrónico de un usuario o grupo que desee probar. Haga clic en Comprobar ahora. La herramienta muestra exactamente a qué puede acceder el usuario a nivel de sitio. Para probar el acceso a una carpeta, necesita conocer la URL de la carpeta y verificar la página de permisos de esa carpeta. La herramienta Comprobar permisos funciona solo a nivel de sitio. - Revise las solicitudes de acceso e invitaciones
En la página Permisos del sitio, haga clic en Solicitudes de acceso e invitaciones. Esto muestra las solicitudes pendientes de personas que solicitaron acceso. También muestra las invitaciones enviadas a usuarios externos. Estos elementos pendientes pueden conceder acceso a la carpeta una vez aprobados. - Compruebe los vínculos para compartir
En el panel Administrar acceso, busque la sección etiquetada como Vínculos. Esto muestra los vínculos para compartir creados para la carpeta. Los vínculos pueden ser Cualquier persona con el vínculo, Personas de su organización, Personas con acceso existente o Personas específicas. Un vínculo configurado como Cualquier persona da acceso a cualquiera que tenga el vínculo, incluso a personas fuera de su organización. Haga clic en el vínculo para ver su configuración y eliminarlo si es necesario. - Documente sus hallazgos
Cree una tabla o hoja de cálculo simple que enumere cada carpeta, si tiene permisos únicos, qué usuarios y grupos aparecen en la página de permisos y cualquier vínculo para compartir activo. Actualice este documento cada vez que cambien los permisos.
Si no puede ver los permisos de la carpeta
No veo la opción Administrar acceso para una carpeta
Necesita al menos permisos de Colaboración en la biblioteca para ver la opción Administrar acceso. Si es un visitante del sitio con permiso de Lectura, no puede administrar ni ver los permisos de la carpeta. Pida a un propietario del sitio o administrador de la colección de sitios que le conceda permisos de Colaboración o Control total en la biblioteca.
El panel Administrar acceso no muestra usuarios
Esto sucede cuando la carpeta hereda permisos de la biblioteca. El panel muestra solo concesiones de acceso directo. Como no existen concesiones directas, el panel está vacío. Consulte la página de permisos de la biblioteca para ver quién tiene acceso a través de la herencia.
Veo un usuario en los permisos de la biblioteca pero no puede abrir la carpeta
Es posible que la carpeta tenga permisos únicos que excluyan a ese usuario. Abra la página de permisos de la carpeta y compruebe si hay permisos únicos. Si la carpeta tiene permisos únicos, el usuario debe agregarse explícitamente a esa carpeta.
Los usuarios externos aparecen en el panel Administrar acceso pero no deberían tener acceso
El uso compartido externo puede estar habilitado a nivel de sitio u organización. Para eliminar un usuario externo, haga clic en su nombre en el panel Administrar acceso y seleccione Quitar acceso directo. Luego revise la sección de vínculos para compartir para ver si existe un vínculo Cualquier persona. Elimine ese vínculo también.
Permisos heredados vs. únicos: Diferencias clave
| Elemento | Permisos heredados | Permisos únicos |
|---|---|---|
| Origen del permiso | Nivel de biblioteca o sitio | Solo a nivel de carpeta |
| Mensaje del panel Administrar acceso | Sin mensaje de permisos únicos | Muestra “Este elemento tiene permisos únicos” |
| Método para agregar usuarios | Agregar usuario a la biblioteca o grupo del sitio | Agregar usuario directamente en la página de permisos de la carpeta |
| Los cambios de permisos se propagan | Los cambios a nivel de biblioteca se aplican a la carpeta | Los cambios a nivel de biblioteca no se aplican |
| Ideal para | Bibliotecas simples con acceso uniforme | Carpetas con contenido confidencial o restringido |
Use permisos heredados cuando todas las carpetas de una biblioteca necesiten las mismas reglas de acceso. Use permisos únicos cuando una carpeta específica deba ser más restrictiva o más abierta que el resto de la biblioteca.
Ahora puede comprobar sistemáticamente quién tiene acceso a cualquier carpeta de SharePoint. Comience con el panel Administrar acceso, luego verifique los permisos únicos en la página de permisos clásica y termine revisando los vínculos para compartir y los grupos a nivel de biblioteca. Para mantener el control, programe una revisión mensual de las carpetas con permisos únicos y elimine los vínculos para compartir obsoletos. Use la herramienta Comprobar permisos para verificar usuarios después de realizar cambios.