Si administra una biblioteca de documentos de SharePoint, necesita saber exactamente quién puede ver o editar cada carpeta. Sin esta información, corre el riesgo de exponer datos confidenciales a las personas equivocadas o de bloquear a colaboradores legítimos. SharePoint no muestra los permisos de nivel de carpeta en un único panel, pero puede comprobar el acceso con la herramienta Comprobar permisos y los informes de permisos. Este artículo explica cómo configurar y ejecutar estas comprobaciones paso a paso, para que pueda auditar el acceso a las carpetas en minutos.
Puntos clave: auditoría del acceso a carpetas en SharePoint
- Configuración de la biblioteca > Permisos para esta biblioteca de documentos: Abre la página de administración de permisos donde puede interrumpir la herencia de una carpeta.
- Botón Comprobar permisos: Prueba exactamente qué acceso tiene un usuario o grupo específico a una carpeta sin cambiar la configuración.
- Configuración del sitio > Permisos del sitio > Comprobar permisos: Ruta alternativa para ejecutar la misma comprobación de acceso de usuario desde el nivel de sitio.
Cómo funcionan los permisos de carpetas de SharePoint
Las bibliotecas de documentos de SharePoint heredan los permisos del sitio principal de forma predeterminada. Todas las carpetas de la biblioteca usan los mismos permisos a menos que interrumpa la herencia. Interrumpir la herencia significa que la carpeta deja de heredar los permisos de la biblioteca y se asignan permisos únicos solo a esa carpeta. Después de interrumpir la herencia, la carpeta muestra un icono de candado en el navegador y solo pueden acceder a ella los usuarios o grupos que agregue explícitamente.
Puede comprobar los permisos de una carpeta sin interrumpir nada mediante la herramienta Comprobar permisos. Esta herramienta evalúa la configuración de permisos actual de un usuario o grupo específico con respecto a la carpeta y todos sus objetos principales. Devuelve una lista de niveles de permiso, como Control total, Editar o Leer, que se aplican a ese usuario para esa carpeta.
Requisitos previos para comprobar el acceso a carpetas
Para ejecutar los pasos de este artículo, necesita al menos el nivel de permiso Control total en el sitio de SharePoint. Los propietarios del sitio, los administradores de la colección de sitios y los administradores globales del inquilino lo tienen de forma predeterminada. Si es miembro del grupo Propietarios, puede continuar. Si es miembro del grupo Miembros, es posible que no vea las opciones de administración de permisos.
Paso a paso: comprobar quién tiene acceso a una carpeta de SharePoint
Siga estos pasos para averiguar qué usuarios y grupos tienen acceso a una carpeta específica en una biblioteca de documentos de SharePoint. El proceso utiliza la interfaz de permisos clásica, que está disponible en todos los sitios modernos de SharePoint.
- Vaya a la biblioteca de documentos
Abra el sitio de SharePoint que contiene la carpeta que desea auditar. En la navegación izquierda o desde la página principal del sitio, haga clic en el nombre de la biblioteca de documentos. Si la biblioteca no aparece en la lista, haga clic en Contenido del sitio y luego en el nombre de la biblioteca. - Localice la carpeta de destino
Explore la biblioteca para encontrar la carpeta que necesita comprobar. No abra la carpeta todavía. Pase el cursor sobre el nombre de la carpeta y haga clic en la casilla de verificación circular que aparece en el lado izquierdo de la fila de la carpeta. Esto selecciona la carpeta. - Abra la cinta de opciones de la carpeta
Con la carpeta seleccionada, observe la barra de comandos en la parte superior de la biblioteca. Haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos) en el extremo derecho de la barra de comandos. En el menú que se abre, haga clic en Administrar acceso. Esto abre el panel Administrar acceso en el lado derecho de la pantalla. - Revise los permisos actuales en el panel Administrar acceso
El panel Administrar acceso muestra una lista de usuarios y grupos que tienen permisos directos en la carpeta. Si la carpeta hereda permisos de la biblioteca, el panel muestra un mensaje que dice “Permisos heredados del elemento primario” y enumera el nombre del elemento primario. En ese caso, debe interrumpir la herencia antes de poder ver los permisos únicos. Haga clic en Configuración de permisos avanzada en la parte inferior del panel. - Vaya a la página Configuración de permisos
Al hacer clic en Configuración de permisos avanzada se abre la página clásica Herramientas de permisos en una nueva pestaña del navegador. Esta página muestra todos los usuarios y grupos que tienen permisos en la carpeta. Si la herencia sigue activa, verá la misma lista que en la biblioteca. Para ver solo los permisos específicos de la carpeta, primero debe interrumpir la herencia. - Interrumpa la herencia de permisos (si es necesario)
En la página Herramientas de permisos, observe la cinta de opciones en la parte superior. Haga clic en Dejar de heredar permisos. Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en Aceptar. La página ahora muestra solo los permisos que agregó explícitamente a esta carpeta. Todos los permisos principales se copian en la carpeta, pero los cambios en el elemento principal ya no afectarán a esta carpeta. - Use la herramienta Comprobar permisos
En la misma página Herramientas de permisos, haga clic en Comprobar permisos en la cinta de opciones. Aparece un pequeño cuadro de diálogo. En el campo Usuario/Grupo, escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona que desea probar. SharePoint sugiere nombres coincidentes a medida que escribe. Haga clic en Comprobar ahora. El cuadro de diálogo muestra los niveles de permiso que se aplican a ese usuario para esta carpeta. También muestra el origen de cada permiso, como la asignación directa o la pertenencia a un grupo. - Repita para cada usuario o grupo
Debe probar cada usuario o grupo individualmente. La herramienta Comprobar permisos no exporta un informe. Para una auditoría completa, repita el paso 7 para cada persona o grupo que necesite verificar. Anote los resultados o tome capturas de pantalla.
Problemas comunes al comprobar el acceso a carpetas
El botón Comprobar permisos está atenuado
Si el botón Comprobar permisos aparece atenuado y no se puede hacer clic en él, es probable que esté en la página de permisos de nivel de sitio en lugar de la página de permisos de nivel de carpeta. Vuelva a la biblioteca, seleccione la carpeta y siga los pasos anteriores para abrir la página Herramientas de permisos específica de la carpeta. El botón Comprobar permisos solo funciona desde la página de permisos de la carpeta o la biblioteca, no desde la página de permisos de la colección de sitios.
Administrar acceso solo muestra permisos heredados
Cuando el panel Administrar acceso muestra permisos heredados, no puede ver el acceso específico de la carpeta hasta que interrumpa la herencia. Interrumpir la herencia es un cambio permanente. Si más adelante desea restaurar la herencia, debe eliminar todos los permisos únicos y hacer clic en Heredar permisos en la página Herramientas de permisos. Esto elimina todos los permisos específicos de la carpeta y aplica de nuevo los permisos de la biblioteca principal.
El usuario no aparece en los resultados de Comprobar permisos
Si escribe un nombre de usuario y la herramienta Comprobar permisos devuelve “No se encontraron permisos”, el usuario no tiene acceso directo ni basado en grupos a la carpeta. Sin embargo, el usuario aún podría acceder a la carpeta a través de un vínculo para compartir. La herramienta Comprobar permisos no evalúa los vínculos para compartir. Para comprobar los vínculos para compartir, abra la carpeta, haga clic en los puntos suspensivos y haga clic en Administrar acceso. En el panel Administrar acceso, busque los vínculos enumerados en Vínculos que conceden acceso. Cada vínculo muestra quién puede usarlo y qué nivel de permiso concede.
| Elemento | Herramienta Comprobar permisos | Panel Administrar acceso |
|---|---|---|
| Propósito | Probar el acceso de un usuario o grupo a la vez | Ver y modificar permisos para todos los usuarios y grupos |
| Muestra vínculos para compartir | No | Sí, en Vínculos que conceden acceso |
| Requiere interrumpir la herencia | No, funciona con permisos heredados | No, pero muestra el estado de herencia |
| Resultados exportables | No, solo manual | No, solo manual |
Después de completar estos pasos, puede ver exactamente qué usuarios y grupos tienen acceso a cualquier carpeta de su biblioteca de SharePoint. Use la herramienta Comprobar permisos con regularidad para verificar los permisos antes de compartir carpetas confidenciales. Para una auditoría más rápida en muchas carpetas, considere usar el informe de permisos del sitio del centro de administración de SharePoint, que muestra todos los permisos únicos de un sitio completo. Ese informe no muestra los permisos de nivel de carpeta, pero le ayuda a identificar qué bibliotecas tienen la herencia interrumpida.