Cuando crea un nuevo sitio en SharePoint, la primera decisión es elegir entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación. Muchos propietarios de sitios eligen el tipo incorrecto porque los nombres suenan similares. Esta elección afecta cómo colaboran las personas, cómo se organiza el contenido y qué características de Microsoft 365 están disponibles. Este artículo explica las diferencias fundamentales entre los sitios de equipo y los sitios de comunicación. Proporciona una lista de comprobación práctica para ayudarle a decidir qué tipo de sitio se ajusta a su proyecto. También aprenderá sobre errores comunes de configuración y cómo evitarlos.
Puntos clave: elegir el tipo de sitio de SharePoint correcto
- Conexión con el grupo de Microsoft 365: los sitios de equipo están vinculados a un grupo de Microsoft 365 con un buzón compartido y un calendario. Los sitios de comunicación no lo están.
- Selección de la plantilla de sitio: elija un sitio de equipo para la colaboración continua con un grupo pequeño. Elija un sitio de comunicación para difundir contenido a una audiencia grande.
- Navegación y diseño: los sitios de equipo usan una barra de navegación horizontal y un elemento web de noticias del equipo. Los sitios de comunicación usan un elemento web principal (hero) y un diseño de navegación vertical de forma predeterminada.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: diferencias fundamentales e intención de diseño
SharePoint ofrece dos plantillas de sitio principales para diferentes escenarios de colaboración y comunicación. Un sitio de equipo está diseñado para un grupo de personas que trabajan juntas en documentos, tareas y proyectos compartidos. Cada sitio de equipo está conectado a un grupo de Microsoft 365, que proporciona un buzón compartido de Outlook, un calendario, un panel de Planner y un bloc de notas compartido en OneNote. Esta conexión significa que cuando crea un sitio de equipo, también crea un grupo de Microsoft 365. La pertenencia al grupo controla el acceso al sitio y a todos los servicios conectados.
Un sitio de comunicación está diseñado para difundir información a una audiencia amplia, como un portal de intranet, un centro de noticias o una página de destino de un departamento. Los sitios de comunicación no tienen un grupo de Microsoft 365 asociado. Usan grupos de Azure AD o grupos de SharePoint para administrar los permisos. El diseño predeterminado de un sitio de comunicación enfatiza el impacto visual con un elemento web principal (hero), imágenes grandes y un diseño flexible. Los usuarios que visitan un sitio de comunicación normalmente consumen contenido en lugar de coautorar documentos.
Pertenencia al grupo de Microsoft 365 y permisos del sitio
En un sitio de equipo, la pertenencia se administra a través del grupo de Microsoft 365. Agregar un usuario al grupo le da acceso al sitio de SharePoint, al buzón compartido, al calendario y al panel de Planner. Quitar un usuario del grupo revoca el acceso en todos esos lugares. En un sitio de comunicación, usted controla los permisos directamente a través de los permisos del sitio de SharePoint o de grupos de Azure AD. Esta separación significa que puede dar acceso de solo lectura a un gran número de personas sin darles un buzón ni un calendario.
Características y elementos web predeterminados
Un sitio de equipo comienza con un elemento web de noticias del equipo, una biblioteca de documentos y un elemento web de conversaciones que se conecta a la bandeja de entrada de Outlook del grupo. La barra de navegación se muestra horizontalmente en la parte superior. Un sitio de comunicación comienza con un elemento web principal (hero), un elemento web de eventos y un elemento web de noticias. La navegación es vertical en el lado izquierdo de forma predeterminada. Los sitios de comunicación también incluyen un panel de diseño del sitio que le permite aplicar personalización de marca sin código personalizado.
Lista de comprobación para decidir entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación
Use la siguiente lista de comprobación para evaluar los requisitos de su proyecto. Responda cada pregunta con sí o no. El tipo de sitio con más respuestas afirmativas es el que mejor se ajusta.
- ¿Su equipo necesita un buzón compartido y un calendario?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de equipo. El grupo de Microsoft 365 proporciona estas herramientas automáticamente. Los sitios de comunicación no incluyen un buzón de grupo. - ¿La mayoría de los usuarios editará documentos y colaborará en tiempo real?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de equipo. La coautoría y el historial de versiones están integrados en la biblioteca de documentos predeterminada. Los sitios de comunicación son de solo lectura para la mayoría de los visitantes. - ¿La audiencia es mayor de 100 personas que no necesitan derechos de edición?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de comunicación. Puede conceder acceso de lectura a miles de usuarios sin crear un grupo de Microsoft 365. Los sitios de equipo se vuelven difíciles de administrar a escala. - ¿Necesita difundir noticias, anuncios o eventos a toda la organización?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de comunicación. El elemento web principal (hero) y el elemento web de noticias están diseñados para contenido de alta visibilidad. Las noticias del sitio de equipo solo son visibles para los miembros del grupo de forma predeterminada. - ¿Se usará el sitio para un proyecto que dura menos de seis meses?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de equipo. Puede archivar o eliminar el grupo de Microsoft 365 cuando finalice el proyecto. Los sitios de comunicación son mejores para portales permanentes. - ¿Necesita aplicar personalización de marca, diseño o navegación personalizados?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de comunicación. El panel de diseño del sitio y la navegación vertical le dan más control. Los sitios de equipo tienen una navegación horizontal fija y menos opciones de diseño. - ¿Se integrará el sitio con Planner, Teams o Power Automate?
Si la respuesta es sí, elija un sitio de equipo. Estas herramientas se conectan directamente al grupo de Microsoft 365. Los sitios de comunicación requieren conexiones manuales a cada servicio.
Errores comunes y limitaciones al elegir un tipo de sitio
Creé un sitio de equipo, pero solo necesito compartir noticias
Si usa un sitio de equipo para difundir noticias, cada visitante que necesite ver las noticias debe agregarse al grupo de Microsoft 365. Esta acción les da un buzón y un calendario que no necesitan. También aumenta el tamaño del grupo, lo que puede causar problemas de rendimiento en Outlook y Teams. La solución correcta es eliminar el sitio de equipo y crear un sitio de comunicación en su lugar.
Creé un sitio de comunicación, pero mi equipo necesita editar documentos juntos
Un sitio de comunicación no tiene una biblioteca de documentos con coautoría como vista predeterminada. Puede agregar una biblioteca de documentos manualmente, pero los usuarios no tendrán un buzón compartido, un calendario ni un panel de Planner. El equipo necesitará usar herramientas separadas para la administración de tareas y el correo electrónico. La solución correcta es eliminar el sitio de comunicación y crear un sitio de equipo con las características del grupo.
No puedo convertir un sitio de equipo en un sitio de comunicación después de crearlo
SharePoint no proporciona una herramienta de conversión integrada. Si crea un sitio de equipo y más adelante decide que necesita un sitio de comunicación, debe crear un nuevo sitio a partir de la plantilla de sitio de comunicación. Puede migrar el contenido manualmente moviendo documentos y páginas entre los dos sitios. El grupo de Microsoft 365 asociado con el antiguo sitio de equipo permanece activo hasta que lo elimine por separado.
El uso compartido externo no funciona de la misma manera en ambos tipos de sitio
En un sitio de equipo, la configuración de uso compartido externo se controla en el nivel del grupo de Microsoft 365 y en el nivel del sitio de SharePoint. Si deshabilita el uso compartido externo en el nivel del grupo, los usuarios externos no podrán acceder al sitio aunque el uso compartido de SharePoint esté habilitado. En un sitio de comunicación, el uso compartido externo se controla solo en el nivel del sitio de SharePoint. Esta diferencia puede causar confusión cuando intenta compartir un sitio de equipo con un proveedor o socio.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: diferencias clave
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Grupo de Microsoft 365 | Se crea automáticamente | No se crea |
| Buzón compartido y calendario | Incluidos | No incluidos |
| Navegación predeterminada | Barra superior horizontal | Panel vertical izquierdo |
| Tamaño de la audiencia principal | Equipo pequeño de menos de 100 | Audiencia grande ilimitada |
| Coautoría predeterminada | Habilitada en la biblioteca de documentos | No predeterminada |
| Control de personalización de marca y diseño | Limitado | Flexible con el diseño del sitio |
| Integración con Planner y Teams | Automática | Manual |
| Control del uso compartido externo | Nivel de grupo y de sitio | Solo nivel de sitio |
Después de ejecutar la lista de comprobación y revisar la tabla, puede crear el tipo de sitio correcto la primera vez. Comience abriendo el Centro de administración de SharePoint y seleccionando Sitios activos. Haga clic en Crear y elija Sitio de equipo o Sitio de comunicación según los resultados de su lista de comprobación. Si no está seguro, cree un sitio de comunicación para la comunicación amplia y un sitio de equipo para proyectos colaborativos. También puede usar el catálogo de diseño de SharePoint (look book) para ver diseños de ejemplo de cada tipo de sitio antes de crear el suyo.