Como administrador de SharePoint, necesita un proceso coherente cuando los usuarios solicitan sitios nuevos. Sin una lista de verificación de gobernanza, los sitios pueden crearse con permisos excesivos, sin información de contacto del propietario y sin reglas de retención de contenido. Esto genera proliferación, riesgos de seguridad y brechas de cumplimiento. Esta guía proporciona una lista de verificación de gobernanza completa que puede implementar para cada solicitud de sitio nuevo de SharePoint. Aprenderá qué elementos incluir, cómo aplicarlos mediante directivas y cómo evitar errores comunes de configuración.
Puntos clave: lista de verificación de gobernanza para sitios nuevos de SharePoint
- Formulario de solicitud de sitio con justificación empresarial: Captura el propósito, el propietario y la vida útil esperada antes de la creación.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Directivas: Aplique directivas de ciclo de vida del sitio, uso compartido externo y retención en el momento de la creación.
- Capacitación del propietario del sitio y asignación de un propietario secundario: Evita sitios huérfanos y garantiza la administración continua.
Qué cubre una lista de verificación de gobernanza para sitios nuevos de SharePoint
Una lista de verificación de gobernanza es un conjunto de pasos y aprobaciones obligatorios que deben completarse antes de crear un sitio nuevo de SharePoint. Garantiza que cada sitio se alinee con los estándares de seguridad, cumplimiento y operativos de su organización. La lista de verificación suele incluir un proceso de solicitud de sitio, un flujo de trabajo de aprobación, la configuración de permisos, la configuración de retención de contenido y un requisito de capacitación del propietario.
Requisitos previos para usar esta lista de verificación: necesita permisos de administrador de SharePoint para ver el centro de administración de SharePoint. También necesita acceso al centro de administración de Microsoft 365 para la administración de usuarios y grupos. Si usa Microsoft Teams, tenga en cuenta que los sitios de SharePoint conectados a Teams siguen las mismas reglas de gobernanza, pero se crean mediante el aprovisionamiento de Teams.
Por qué es necesaria una lista de verificación
Sin una lista de verificación, quienes crean sitios pueden establecer vínculos para compartir demasiado permisivos, no asignar propietarios secundarios o almacenar datos confidenciales sin etiquetas de retención. Una lista de verificación impone la coherencia. También proporciona un registro de auditoría para las revisiones de cumplimiento.
Quién debe usar esta lista de verificación
Esta lista de verificación está diseñada para administradores de SharePoint, responsables de cumplimiento y equipos de gobernanza de TI. Los propietarios de sitios también deben conocer los requisitos de la lista de verificación para que puedan proporcionar la información necesaria durante la fase de solicitud.
Pasos para crear y aplicar una lista de verificación de gobernanza para sitios nuevos
Siga estos pasos para crear e implementar una lista de verificación de gobernanza para cada sitio nuevo de SharePoint. Los pasos suponen que tiene acceso al centro de administración de SharePoint y la capacidad de crear grupos de Microsoft 365.
- Cree un formulario de solicitud de sitio en Microsoft Forms o Power Apps
Incluya campos para el nombre del sitio, la descripción, la justificación empresarial, la vida útil esperada, el propietario principal, el propietario secundario, el departamento y el nivel de confidencialidad. Requiera la aprobación de un gerente o responsable de cumplimiento antes de que la solicitud avance. - Configure un flujo de trabajo de aprobación con Power Automate
Cuando se envía un formulario, active un flujo de Power Automate que envíe una solicitud de aprobación al aprobador designado. Si se aprueba, el flujo puede crear automáticamente un sitio de SharePoint mediante una llamada a la API REST o una plantilla. Si se rechaza, envíe una notificación al solicitante con el motivo. - Defina los permisos predeterminados del sitio en el centro de administración de SharePoint
Vaya a Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido. Establezca el tipo de vínculo para compartir predeterminado en “Personas con acceso existente” o “Personas específicas” para impedir el uso compartido externo de forma predeterminada. Reemplace la configuración por sitio solo cuando la necesidad empresarial esté documentada. - Aplique una directiva de ciclo de vida del sitio
En Centro de administración de SharePoint > Directivas > Ciclo de vida del sitio, cree una directiva que notifique automáticamente a los propietarios después de 90 días de inactividad. Configure la directiva para enviar un correo electrónico al propietario. Si no hay respuesta, ponga el sitio en modo de solo lectura y luego elimínelo después de 180 días. - Asigne etiquetas de retención a la biblioteca de documentos predeterminada del sitio
En el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, cree una etiqueta de retención para cada tipo de sitio (por ejemplo, “Proyecto: 3 años”, “RR. HH.: 7 años”). Aplique la etiqueta a la biblioteca de documentos predeterminada del sitio mediante un script de PowerShell o un flujo de Power Automate desencadenado al crear el sitio. - Exija dos propietarios del sitio
Durante la creación del sitio, exija que al menos dos usuarios distintos figuren como propietarios del sitio. Esto evita sitios huérfanos cuando un propietario deja la organización. Puede validarlo en su flujo de Power Automate antes del aprovisionamiento. - Envíe un correo electrónico de bienvenida con las reglas de gobernanza a los propietarios del sitio
Use Power Automate para enviar un correo electrónico que incluya la dirección URL del sitio, las responsabilidades del propietario, las directrices de uso compartido y un vínculo a su documentación interna de gobernanza. Incluya la fecha de expiración prevista del sitio. - Audite los sitios nuevos mensualmente
Ejecute un script de PowerShell o use Centro de administración de SharePoint > Informes > Uso del sitio para revisar todos los sitios creados en los últimos 30 días. Verifique que cada sitio tenga dos propietarios, una etiqueta de retención y que no se haya habilitado el uso compartido externo sin aprobación.
Errores comunes al implementar una lista de verificación de gobernanza
Incluso con una lista de verificación, los administradores pueden pasar por alto detalles importantes. Estos son los problemas más frecuentes y cómo evitarlos.
Los propietarios del sitio no están capacitados sobre sus responsabilidades
Muchas listas de verificación de gobernanza exigen que se asignen propietarios, pero no incluyen un paso de capacitación. Sin capacitación, es posible que los propietarios no sepan cómo administrar permisos, agregar miembros o establecer fechas de expiración. Incluya una sesión de capacitación obligatoria de 15 minutos o un video grabado en el correo electrónico de bienvenida. Realice un seguimiento de la finalización mediante Microsoft Lists o un flujo de Power Automate independiente.
Las etiquetas de retención no se aplican automáticamente
Aplicar manualmente etiquetas de retención a cada sitio nuevo es propenso a errores y consume mucho tiempo. Use un script de PowerShell o un flujo de Power Automate que se ejecute al crear el sitio para aplicar la etiqueta correcta según el tipo de sitio. Pruebe la automatización primero en un sitio de prueba.
La configuración de uso compartido externo no se aplica en el nivel de inquilino
Si su inquilino permite el uso compartido externo de forma predeterminada, los propietarios de sitios individuales pueden habilitarlo sin aprobación. Cambie la configuración de uso compartido en el nivel de inquilino a “Invitados existentes” o “Solo personas de su organización” en Centro de administración de SharePoint > Directivas > Uso compartido. Luego permita que los propietarios de sitios soliciten excepciones mediante un flujo de aprobación independiente.
No hay proceso para el cierre o la eliminación de sitios
Los sitios que ya no están activos acumulan contenido y costos de licencia. Una directiva de ciclo de vida aborda esto, pero muchos administradores omiten este paso. Cree una directiva de ciclo de vida del sitio como se describe en el paso 4 de la lista de verificación. Además, incluya un desencadenador de revisión manual cuando un propietario del sitio envíe una solicitud de eliminación.
Sitio de equipo frente a sitio de comunicación: diferencias en la lista de verificación de gobernanza
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Uso principal | Colaboración con un grupo de Microsoft 365 | Difundir información a una audiencia amplia |
| Permisos predeterminados | Los miembros del grupo son miembros del sitio | Los visitantes del sitio tienen acceso de lectura de forma predeterminada |
| Uso compartido externo | Controlado por la configuración del grupo de Microsoft 365 | Controlado por la configuración de uso compartido del sitio |
| Requisito de propietario | Se recomiendan dos propietarios del grupo | Se recomiendan dos propietarios del sitio |
| Etiqueta de retención | Aplicar al buzón del grupo y al sitio | Aplicar solo al sitio |
| Directiva de ciclo de vida | La inactividad del grupo desencadena el archivado del sitio | La inactividad del sitio desencadena la directiva |
Use una única plantilla de lista de verificación que se adapte según el tipo de sitio. Para los sitios de equipo, incluya pasos para la administración de grupos. Para los sitios de comunicación, céntrese en la segmentación por audiencia y los flujos de trabajo de aprobación para la publicación de contenido.
Ahora puede crear una lista de verificación de gobernanza que cubra la solicitud del sitio, la aprobación, la configuración de permisos, la retención y la capacitación de los propietarios. Comience creando el formulario de solicitud de sitio en Microsoft Forms y el flujo de aprobación en Power Automate. Luego aplique la directiva de ciclo de vida y las etiquetas de retención. Para un control avanzado, use PowerShell para automatizar la validación de la lista de verificación en todos los sitios nuevos cada mes. Recuerde revisar la lista de verificación trimestralmente para mantenerla alineada con los requisitos de cumplimiento cambiantes de su organización.