Los archivos migrados pierden los metadatos creado por: causa raíz y solución

Cuando migras archivos a SharePoint, la columna Creado por (Created By) suele mostrar la cuenta de migración en lugar del autor original. Esto ocurre porque la herramienta de migración no conserva la identidad del autor original de forma predeterminada. La columna Modificado por (Modified By) también puede mostrar la fecha de migración en lugar de la fecha de modificación original. Este artículo explica por qué se produce esta pérdida de metadatos y ofrece dos métodos confiables para conservar la información del autor y las fechas originales durante la migración.

Por qué los archivos migrados pierden los metadatos originales de Creado por

Cuando migras archivos desde un recurso compartido de archivos local, un servicio en la nube de terceros u otro entorno de SharePoint, el sistema de destino asigna la cuenta de migración como creador. La causa subyacente es que SharePoint trata el proceso de migración como un evento de creación de archivo nuevo. El contenido y la estructura del archivo se copian, pero los campos de metadatos Creado por, Fecha de creación, Modificado por y Fecha de modificación se sobrescriben con los valores del usuario y la marca de tiempo actuales. Esto ocurre porque la API de SharePoint no permite establecer estos campos del sistema directamente mediante operaciones de carga estándar. La mayoría de las herramientas de migración, incluida SharePoint Migration Tool (SPMT), requieren una configuración explícita para conservar estos metadatos. Sin esa configuración, se pierde la identidad del autor original.

Cómo almacena SharePoint Creado por y Modificado por

SharePoint almacena Creado por y Modificado por en los campos Author y Editor del elemento de lista. Estos campos son de solo lectura para la mayoría de los usuarios y solo se pueden modificar a través del modelo de objetos o mediante una cuenta con permisos elevados. Cuando se carga o migra un archivo, SharePoint establece estos campos en la cuenta que realiza la acción. La única forma de conservar los valores originales es usar un método que escriba directamente en estos campos durante o después de la migración.

Pasos para conservar Creado por y Modificado por durante la migración

Tienes dos enfoques principales: configurar la asignación de usuarios en la herramienta de migración antes de migrar, o usar PowerShell para corregir los metadatos después de la migración. El primer método es más limpio y requiere menos esfuerzo. El segundo método es una alternativa si ya completaste la migración sin conservar los metadatos.

Método 1: Usar SharePoint Migration Tool con asignación de usuarios

1. Descargar e instalar SharePoint Migration Tool
   Ve al centro de administración de Microsoft 365 y descarga SPMT. Instálalo en una máquina con acceso tanto a los archivos de origen como al sitio de SharePoint de destino.
2. Crear un nuevo trabajo de migración
   Abre SPMT y selecciona Start your first migration. Elige File shares o el tipo de origen correspondiente. Introduce la ruta de origen y la URL del sitio de SharePoint de destino.
3. Habilitar la asignación de usuarios
   En la configuración de migración, desplázate hasta User mapping. Selecciona Map users. Descarga el archivo CSV de plantilla de asignación de usuarios. Abre el CSV en Excel. En la primera columna, introduce el nombre principal de usuario (UPN) de origen. En la segunda columna, introduce el UPN de destino. Por ejemplo: olddomain\jsmith se asigna a jsmith@contoso.com. Guarda el CSV y vuelve a cargarlo en SPMT.
4. Configurar la conservación de fechas
   En la misma área de configuración, expande Advanced settings. Marca la casilla Preserve file creation and modification dates. Esto indica a SPMT que escriba las marcas de tiempo originales en los campos Creado y Modificado.
5. Ejecutar la migración
   Haz clic en Start. Supervisa el progreso. Al finalizar, verifica que la columna Creado por muestre el autor original y que Fecha de creación muestre la marca de tiempo original.

Método 2: Corregir los metadatos después de la migración con PowerShell

Si ya migraste archivos y los metadatos son incorrectos, usa PnP PowerShell para actualizar los campos Author y Editor. Este método requiere el rol de administrador de SharePoint o permisos de propietario de la colección de sitios.

1. Instalar el módulo PnP PowerShell
   Abre Windows PowerShell como administrador. Ejecuta Install-Module PnP.PowerShell -Scope CurrentUser. Presiona Y para confirmar la instalación.
2. Conectarse al sitio de SharePoint
   Ejecuta Connect-PnPOnline -Url https://contoso.sharepoint.com/sites/yoursite -Interactive. Inicia sesión con una cuenta que tenga permisos de administrador de la colección de sitios.
3. Obtener el usuario de destino
   Ejecuta $user = Get-PnPUser -Identity "originalauthor@contoso.com". Esto recupera el objeto de usuario de la persona que debería ser el autor original.
4. Actualizar el campo Author en un archivo específico
   Ejecuta Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity 1 -Values @{"Author" = $user.Id; "Editor" = $user.Id} -UpdateType UpdateOverwriteVersion. Reemplaza 1 con el ID del elemento de lista del archivo. El parámetro UpdateOverwriteVersion escribe directamente en la versión actual sin crear una nueva entrada de versión, lo que conserva el autor original en el historial de versiones.
5. Actualizar varios archivos usando un CSV
   Crea un archivo CSV con las columnas ItemID, AuthorEmail y EditorEmail. Ejecuta un bucle: Import-Csv "C:\metadata.csv" | ForEach-Object { $author = Get-PnPUser -Identity $_.AuthorEmail; $editor = Get-PnPUser -Identity $_.EditorEmail; Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity $_.ItemID -Values @{"Author" = $author.Id; "Editor" = $editor.Id} -UpdateType UpdateOverwriteVersion }.

Problemas comunes cuando no se conservan los metadatos

La herramienta de migración muestra la asignación de usuarios, pero Creado por sigue mostrando la cuenta de migración

Esto suele significar que el archivo CSV de asignación de usuarios no se cargó correctamente o que los nombres de usuario de origen no coinciden. Verifica que el UPN de origen del CSV coincida exactamente con lo que aparece en el sistema de archivos de origen. Para los recursos compartidos de archivos, la identidad de origen suele ser el nombre de inicio de sesión de Windows del usuario con el formato DOMAIN\username. Si el CSV es correcto, vuelve a ejecutar el trabajo de migración con la opción Overwrite habilitada.

El script de PowerShell devuelve un error de permiso denegado

La cuenta que ejecuta los comandos de PowerShell debe tener permisos de administrador de la colección de sitios. Si usas una cuenta de administrador de inquilino, igualmente necesitas conceder acceso explícito de administrador de la colección de sitios. Ve al centro de administración de SharePoint > Sitios activos > selecciona el sitio > Miembros > Administradores del sitio > Agrega tu cuenta. Espera 10 minutos para que se propaguen los permisos y vuelve a ejecutar el script.

El historial de versiones muestra la cuenta de migración como creador incluso después de la actualización

El parámetro UpdateOverwriteVersion actualiza los metadatos de la versión actual, pero no cambia retroactivamente las versiones anteriores. Si necesitas corregir todas las versiones, debes eliminar o sobrescribir todo el historial de versiones. Esto no se recomienda por motivos de cumplimiento normativo. En su lugar, acepta que solo la versión actual muestre el autor correcto. Las futuras ediciones conservarán los metadatos corregidos.

Comparación de los métodos de conservación de metadatos

Elemento	SPMT con asignación de usuarios	PowerShell después de la migración
Cuándo usar	Antes de que comience la migración	Después de completar la migración
Esfuerzo	Bajo — se configura una vez en la herramienta	Medio — requiere scripting por archivo
Conserva Creado por	Sí, cuando la asignación de usuarios es correcta	Sí, solo para la versión actual
Conserva Fecha de creación	Sí, cuando la conservación de fechas está habilitada	No — los campos de fecha son de solo lectura después de la creación
Permisos necesarios	Miembro del sitio con permisos de colaboración	Administrador de la colección de sitios
Admite operaciones masivas	Sí, de forma predeterminada	Sí, con importación de CSV

Los archivos migrados pierden los metadatos originales de Creado por porque SharePoint trata cada carga como un evento de creación nuevo. Para evitarlo, usa SPMT con la asignación de usuarios y la conservación de fechas habilitadas antes de ejecutar la migración. Si la migración ya está completa, usa PnP PowerShell con el parámetro UpdateOverwriteVersion para corregir los campos Author y Editor en la versión actual. Para futuras migraciones, prueba siempre primero un lote pequeño y verifica los metadatos en la biblioteca de destino antes de escalar. Considera usar SharePoint Migration Assessment Tool para identificar todos los archivos que necesitan corrección de metadatos.