Corregir que la búsqueda de ediscovery de Teams no encuentre los mensajes de chat de una reunión grabada

Cuando ejecuta una búsqueda de eDiscovery en Microsoft Purview, es posible que los mensajes de chat enviados durante una reunión de Teams grabada no aparezcan en los resultados. Esto sucede porque las transcripciones del chat de la reunión se almacenan por separado de la grabación de la reunión y no siempre se indexan como se espera. La causa principal es que Teams almacena los mensajes de chat en los buzones de Exchange Online de los participantes de la reunión, mientras que la grabación en sí se almacena en OneDrive o SharePoint. Este artículo explica por qué la búsqueda omite esos mensajes y proporciona los pasos exactos para configurar eDiscovery de modo que capture todo el contenido de chat de las reuniones grabadas.

Aprenderá a ajustar la consulta de búsqueda de eDiscovery, usar las ubicaciones de contenido correctas y verificar que los mensajes de chat se incluyan en los resultados. También cubrimos errores comunes, como buscar solo en el buzón del organizador de la reunión, y cómo evitarlos. Al final, podrá ejecutar una búsqueda de eDiscovery completa que encuentre todos los mensajes de chat vinculados a una reunión grabada.

Por qué eDiscovery omite los mensajes de chat de reuniones grabadas

Los mensajes de chat de reuniones de Teams no se almacenan en una única ubicación central. En su lugar, cada mensaje se entrega al buzón de Exchange Online de cada participante que forma parte del chat. En una reunión que incluye invitados externos o usuarios de otros inquilinos, los mensajes pueden residir en varios buzones de distintas organizaciones. Cuando ejecuta una búsqueda de eDiscovery, debe incluir explícitamente esos buzones en el ámbito de búsqueda. Si solo busca en el buzón del organizador de la reunión, omitirá los mensajes enviados por otros participantes.

Otro factor es que la grabación de la reunión no es un mensaje de chat. El archivo de grabación se almacena en OneDrive for Business para reuniones que no son de canal o en SharePoint para reuniones de canal. Las búsquedas de eDiscovery buscan los mensajes de chat y las grabaciones como elementos separados. Si su consulta de búsqueda se dirige solo a la grabación o solo al chat, no obtendrá ambos. Para capturar todo, debe buscar tanto en los buzones relevantes como en el sitio donde se almacena la grabación.

Por último, el retraso en la indexación puede provocar que se omitan mensajes. Cuando finaliza una reunión, la transcripción del chat puede tardar hasta 24 horas en ser completamente buscable. Si ejecuta la búsqueda de eDiscovery inmediatamente después de la reunión, es posible que los mensajes de chat aún no estén indexados. Esperar a que finalice la indexación es parte de la solución.

Pasos para capturar todos los mensajes de chat en eDiscovery

Siga estos pasos para ejecutar una búsqueda de eDiscovery que incluya los mensajes de chat de reuniones grabadas. Los pasos suponen que tiene los permisos necesarios en Microsoft Purview.

1. Abrir el portal de cumplimiento de Microsoft Purview
   Vaya a https://compliance.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga permisos de Administrador de eDiscovery. Si no tiene estos permisos, pida a su administrador que se los asigne.
2. Crear un nuevo caso de eDiscovery
   En la navegación izquierda, seleccione eDiscovery y luego Estándar. Haga clic en Crear un caso y asígnele un nombre, como “Búsqueda de chat de reunión”. Agregue una descripción y haga clic en Guardar.
3. Crear una búsqueda dentro del caso
   Abra el caso, vaya a la pestaña Búsquedas y haga clic en Nueva búsqueda. Proporcione un nombre para la búsqueda, por ejemplo “Mensajes de chat de reunión grabada”.
4. Agregar todos los buzones de los participantes como ubicaciones de contenido
   En Ubicaciones, elija Buzones de Exchange. Haga clic en Elegir usuarios, grupos o equipos y agregue los buzones de cada participante de la reunión. Incluya al organizador y a todos los asistentes que enviaron o recibieron mensajes de chat. Para agregar un equipo, seleccione el nombre del equipo para incluir los buzones de todos los miembros.
5. Incluir el sitio de la grabación de la reunión
   Si la reunión se grabó, agregue el sitio de SharePoint o la ubicación de OneDrive donde se almacena la grabación. En Ubicaciones, seleccione Sitios de SharePoint e introduzca la URL del sitio. Para reuniones que no son de canal, la grabación está en el OneDrive del organizador. Para reuniones de canal, está en el sitio de SharePoint del canal.
6. Establecer la consulta de búsqueda para filtrar los mensajes de chat
   En el campo Palabras clave, introduzca kind:im para dirigirse a los mensajes instantáneos. Puede agregar palabras clave adicionales para restringir los resultados, como un tema específico o el nombre de la reunión. Por ejemplo: kind:im AND "project discussion".
7. Ejecutar la búsqueda
   Haga clic en Buscar en la parte inferior. Espere a que finalice la búsqueda. El tiempo depende del número de buzones y del volumen de datos. Compruebe la columna Estado para asegurarse de que indique Completado.
8. Obtener una vista previa y verificar los resultados
   Abra la búsqueda y haga clic en Vista previa de resultados. Busque los mensajes de chat de la reunión. Si no ve mensajes, revise los pasos anteriores para confirmar que agregó todos los buzones de los participantes y usó la consulta correcta.
9. Exportar los resultados si es necesario
   Para descargar los resultados, haga clic en Exportar resultados y siga las indicaciones. Elija las opciones de exportación que se ajusten a sus requisitos, como incluir las transcripciones de chat como archivos individuales.

Si eDiscovery sigue omitiendo mensajes de chat

Los pasos anteriores resuelven la mayoría de los casos, pero algunas situaciones requieren atención adicional.

Los mensajes de chat de Teams no se pueden buscar debido a las directivas de retención

Si su organización tiene una directiva de retención que elimina los mensajes de chat de Teams después de un período corto, es posible que los mensajes ya no existan. Compruebe sus directivas de retención en el portal de Microsoft Purview. Vaya a Administración del ciclo de vida de los datos y luego a Microsoft 365 y revise las directivas que se aplican a Teams. Si la directiva elimina los mensajes con demasiada rapidez, ajústela para retener los datos de chat durante el tiempo requerido por sus obligaciones de cumplimiento.

Los resultados de búsqueda muestran solo los mensajes del organizador de la reunión

Cuando agrega solo el buzón del organizador, solo ve los mensajes que el organizador envió o recibió. Los mensajes de otros participantes están en sus propios buzones. Para capturar todos los mensajes, debe agregar el buzón de cada participante. Use la opción Elegir usuarios, grupos o equipos y seleccione el grupo que contiene a todos los asistentes a la reunión. Si no está seguro de quién asistió, consulte la invitación a la reunión o el informe de asistencia en Teams.

Los mensajes de chat aparecen solo después de un retraso

Teams puede tardar hasta 24 horas en indexar los mensajes de chat después de que finaliza una reunión. Si ejecuta la búsqueda inmediatamente, es posible que los mensajes no aparezcan. Espere al menos unas horas y vuelva a ejecutar la búsqueda. Este retraso es normal y no es un signo de error de configuración.

El archivo de grabación falta en los resultados de búsqueda

La grabación no es un mensaje de chat, por lo que buscarla con kind:im no la devolverá. Para encontrar la grabación, debe buscar en el sitio de OneDrive o SharePoint donde está almacenada. Quite el filtro kind:im y busque el nombre del archivo de grabación o el título de la reunión. También puede usar el filtro Tipo de archivo y seleccionar Vídeo para restringir los resultados.

Nuevo eDiscovery de Teams frente al eDiscovery clásico: diferencias clave

Elemento	Nuevo eDiscovery (Purview)	eDiscovery clásico (Centro de seguridad y cumplimiento)
Interfaz	Integrado en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview	Portal independiente en protection.office.com
Indexación de mensajes de chat	Usa el mismo motor de indexación de Exchange, pero con una latencia de búsqueda mejorada	Se basa en la búsqueda de Exchange anterior, que puede tener retrasos más largos
Selección de ubicaciones de contenido	Permite agregar equipos y grupos directamente	Requiere agregar manualmente cada buzón
Integración con directivas de retención	Sin problemas con las directivas de retención de Microsoft 365	Requiere configuración por separado
Compatibilidad con el chat de Teams	Compatible por completo con kind:im y las transcripciones de chat	Compatible, pero con lagunas de indexación conocidas

La nueva experiencia de eDiscovery en Microsoft Purview es la opción recomendada porque proporciona un mejor control sobre las ubicaciones de contenido y se integra con las directivas de retención modernas. Si todavía usa el portal clásico, considere migrar a la nueva experiencia para evitar omitir mensajes de chat.

Para verificar que su búsqueda captura todos los mensajes de chat, ejecute una búsqueda de prueba con un mensaje conocido de una reunión grabada. Si el mensaje aparece, su configuración es correcta. Si no es así, revise los pasos y compruebe la directiva de retención y el retraso de indexación.

Para escenarios avanzados, puede usar PowerShell con los cmdlets de búsqueda de cumplimiento para automatizar la adición de buzones y ejecutar búsquedas mediante programación. Esto es útil cuando necesita buscar en muchas reuniones o de forma recurrente.

Recuerde que las búsquedas de eDiscovery están sujetas a los permisos de su organización. Solo los usuarios con el rol de Administrador de eDiscovery pueden crear y ejecutar búsquedas. Si no puede acceder al portal de cumplimiento, póngase en contacto con su administrador de Microsoft 365.

Si sigue los pasos de este artículo, puede asegurarse de que las búsquedas de eDiscovery para reuniones de Teams grabadas devuelvan todos los mensajes de chat. Agregue el buzón de cada participante, use el filtro kind:im y tenga en cuenta los retrasos de indexación. Pruebe su búsqueda con un mensaje conocido para confirmar que funciona. Luego aplique el mismo enfoque a futuras reuniones para mantener una cobertura de cumplimiento completa.