Cómo usar Copilot en Outlook para generar respuestas automáticas de ausencia

Configurar una respuesta automática de ausencia en Outlook puede llevar tiempo cuando necesita redactar un mensaje profesional que incluya los detalles de su ausencia, la fecha de regreso y contactos alternativos. Copilot en Outlook puede redactar este mensaje por usted en segundos a partir de un prompt breve. Este artículo explica cómo habilitar Copilot en Outlook, escribir un prompt eficaz para una respuesta de ausencia e insertar el texto generado en la configuración de respuestas automáticas. También aprenderá a refinar el tono y la longitud del borrador para que se ajuste a la cultura de su lugar de trabajo.

Qué puede hacer Copilot en Outlook para las respuestas de ausencia

Copilot en Outlook es un asistente de IA integrado en el nuevo Outlook para Windows, Outlook en la web y la aplicación clásica de escritorio de Outlook con una licencia de Microsoft 365 Copilot. Cuando abre un correo nuevo o una respuesta, el botón Copilot aparece en la cinta de opciones o en la barra de herramientas. Al hacer clic en él se abre un panel lateral donde puede escribir una solicitud en lenguaje natural.

Para las respuestas de ausencia, Copilot puede generar un mensaje completo que incluya su período de ausencia, la fecha de regreso y un punto de contacto para asuntos urgentes. La herramienta utiliza el contexto de su correo existente y su perfil de Microsoft 365 para producir un borrador que coincida con su estilo de escritura. Después puede ajustar el tono para que sea formal, informal o amable antes de copiar el texto en la configuración de Respuestas automáticas.

Antes de comenzar, necesita una suscripción a Microsoft 365 Copilot. Esta licencia adicional está disponible para planes empresariales como Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium y los planes Enterprise E3 y E5. También debe usar la nueva experiencia de Outlook u Outlook en la web. La aplicación clásica de escritorio de Outlook no tiene el botón Copilot en la ventana de redacción.

Pasos para generar una respuesta de ausencia con Copilot en Outlook

1. Abra Outlook e inicie un correo nuevo
   En el nuevo Outlook para Windows o en Outlook en la web, haga clic en el botón Correo nuevo en la esquina superior izquierda de la ventana. Se abre una ventana de redacción en blanco. No necesita escribir un destinatario ni una línea de asunto.
2. Haga clic en el icono de Copilot en la cinta de opciones
   En la barra de herramientas de la ventana de redacción, busque el icono de Copilot, que parece un pequeño rombo morado. Haga clic en él para abrir el panel de Copilot en el lado derecho de la pantalla. El panel contiene un cuadro de texto etiquetado Redactar con Copilot.
3. Escriba un prompt claro para su respuesta de ausencia
   En el cuadro de texto, escriba un prompt que describa el mensaje que desea. Por ejemplo: “Escribe una respuesta de ausencia. Estaré fuera del 10 al 17 de mayo. Regreso el 18 de mayo. Para asuntos urgentes, contacte a Sarah en sarah@company.com. Usa un tono profesional”. Sea específico con las fechas, los contactos y el tono. Cuantos más detalles incluya, mejor será el primer borrador.
4. Haga clic en el botón Generar
   Después de escribir su prompt, haga clic en el botón Generar en la parte inferior del panel de Copilot. Copilot procesa su solicitud y muestra un borrador de correo en la ventana de redacción. El borrador suele incluir una línea de asunto y un cuerpo de texto con marcadores de posición para fechas y nombres.
5. Revise y refine el borrador
   Lea el mensaje generado. Si necesita cambiar el tono, haga clic en el botón Ajustar en el panel de Copilot y seleccione una opción de tono como Formal, Informal o Amable. También puede pedirle a Copilot que lo haga más corto o más largo escribiendo un prompt de seguimiento como “Haz esto más conciso”.
6. Copie el texto final
   Cuando esté satisfecho con el borrador, seleccione todo el texto en la ventana de redacción presionando Ctrl+A. Cópielo al portapapeles con Ctrl+C o haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar.
7. Abra la configuración de Respuestas automáticas
   Cierre la ventana de redacción sin guardar. En la ventana principal de Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego en Información. En la página Información, haga clic en el botón Respuestas automáticas. Se abre un cuadro de diálogo.
8. Pegue el borrador de Copilot en el cuadro de respuesta
   En el cuadro de diálogo Respuestas automáticas, seleccione la opción Enviar respuestas automáticas. En la pestaña Dentro de mi organización o Fuera de mi organización, pegue el texto copiado en el cuadro de texto grande. Ajuste el formato según sea necesario. Haga clic en Aceptar para guardar su respuesta de ausencia.

Errores comunes al usar Copilot para respuestas de ausencia

Copilot genera una respuesta que no incluye mis fechas

Si su prompt carece de fechas específicas, Copilot puede crear un mensaje genérico. Incluya siempre las fechas exactas de inicio y fin de su ausencia. Si el borrador aún las omite, escriba un prompt de seguimiento como “Agrega las fechas del 10 al 17 de mayo al primer párrafo”.

El mensaje generado suena demasiado formal o demasiado informal

Use el botón Ajustar en el panel de Copilot para alternar entre los tonos predefinidos. Si los tonos predefinidos disponibles no se ajustan a sus necesidades, escriba una instrucción específica como “Reescribe esto con un tono amable pero profesional”. Puede repetir este paso hasta que el tono sea el adecuado.

Copilot no aparece en la ventana de redacción

Esto suele significar que está usando la aplicación clásica de escritorio de Outlook o que su licencia de Microsoft 365 Copilot no está asignada. Cambie al nuevo Outlook para Windows activando el botón Probar el nuevo Outlook en la esquina superior derecha de la aplicación clásica. Si aún no ve el icono de Copilot, pida a su administrador de TI que verifique la asignación de su licencia.

El texto pegado pierde el formato en Respuestas automáticas

El cuadro de texto de Respuestas automáticas admite formato básico, pero puede eliminar estilos avanzados como listas con viñetas o texto de color. Después de pegar, use la barra de herramientas de formato del cuadro de diálogo para volver a aplicar negrita, cursiva o viñetas. Mantenga el mensaje simple para evitar la pérdida de formato.

Borrador de Copilot frente a respuesta de ausencia manual: diferencias clave

Elemento	Borrador de Copilot	Respuesta manual
Tiempo de creación	30 a 60 segundos	5 a 10 minutos
Personalización	Requiere editar el prompt o dar instrucciones de seguimiento	Control total sobre cada palabra y formato
Opciones de tono	Tonos predefinidos y ajustes en lenguaje natural	Cualquier tono que usted pueda escribir
Licencia necesaria	Complemento de Microsoft 365 Copilot	Ninguna
Ideal para	Configuración rápida y estilo uniforme	Mensajes complejos con varias secciones

Copilot funciona mejor para respuestas de ausencia estándar que necesitan un tono profesional y fechas claras. Para mensajes que incluyen instrucciones detalladas, varios idiomas o avisos legales, la redacción manual le da más control. También puede usar Copilot para generar un primer borrador y luego editarlo manualmente antes de pegarlo en Respuestas automáticas.

Después de activar su respuesta de ausencia, pruébela enviando un correo desde una cuenta personal o pidiéndole a un colega que envíe uno. Verifique que el mensaje aparezca correctamente tanto en la pestaña interna como en la externa. Si necesita actualizar la respuesta mientras está fuera, use Outlook en la web o la aplicación móvil de Outlook para acceder a la configuración de Respuestas automáticas de forma remota.

Para futuros viajes, guarde su mejor prompt de Copilot en un archivo de texto. Puede reutilizarlo cambiando solo las fechas y los datos de contacto. Este enfoque reduce el tiempo necesario para configurar cada respuesta de ausencia a menos de un minuto.