Necesita almacenar contratos escaneados, recibos o formularios firmados en OneDrive para la Empresa, pero los archivos están en un escáner o impresora multifunción. El documento aún no es un archivo digital en su computadora. Este artículo explica cómo escanear directamente a OneDrive usando una aplicación de escáner, la aplicación móvil de OneDrive o un escáner de red. Aprenderá tres métodos para llevar documentos en papel a OneDrive sin guardarlos primero localmente.
Puntos clave: Subir documentos escaneados a OneDrive para la Empresa
- Aplicación Windows Scan + OneDrive: Escanee un documento a PDF y luego guárdelo directamente en la carpeta de OneDrive en su PC.
- Aplicación móvil de OneDrive > Escanear: Capture documentos con la cámara de su teléfono y súbalos como archivos PDF o de imagen con un solo toque.
- Escáner de red con correo electrónico: Envíe los archivos escaneados a su dirección de correo electrónico de Microsoft 365 y luego muévalos a OneDrive.
Lo que necesita antes de escanear a OneDrive
La función que le permite subir documentos escaneados a OneDrive para la Empresa es parte del cliente de sincronización de OneDrive y de la aplicación móvil de OneDrive. No se requiere una licencia de escaneo por separado. Necesita lo siguiente:
- Una suscripción a Microsoft 365 Empresa o Enterprise que incluya OneDrive para la Empresa.
- Cliente de sincronización de OneDrive instalado en Windows 10 o Windows 11. El cliente de sincronización se incluye con Microsoft 365 Apps para Empresas o se puede descargar desde el portal de Microsoft 365.
- Un escáner conectado a su computadora o una impresora multifunción en su red.
- La aplicación Windows Scan de Microsoft Store para escaneo local. Esta aplicación es gratuita y admite escáneres TWAIN y WIA.
- Para escaneo móvil: aplicación OneDrive instalada en iOS o Android.
El documento escaneado se guarda como archivo PDF o JPEG. OneDrive para la Empresa sincroniza el archivo a la nube automáticamente cuando el archivo se coloca dentro de la carpeta de OneDrive en su PC. El archivo luego está disponible en todos sus dispositivos y se puede compartir con compañeros de trabajo.
Método 1: Escanear con la aplicación Windows Scan y guardar en la carpeta de OneDrive
Este método funciona cuando su escáner está conectado a la computadora. La aplicación Windows Scan guarda el archivo escaneado directamente en su carpeta de OneDrive, y el cliente de sincronización lo sube a OneDrive para la Empresa.
- Abra la aplicación Windows Scan
Presione la tecla Windows, escriba Scan y seleccione Windows Scan en los resultados de búsqueda. Si la aplicación no está instalada, abra Microsoft Store, busque Windows Scan e instálela. - Seleccione su escáner
En la aplicación Windows Scan, haga clic en la lista desplegable Scanner y elija su escáner conectado o impresora multifunción. Si su escáner no aparece, verifique que esté encendido y conectado por USB o red. - Elija la configuración de escaneo
Establezca Source en Flatbed o Document Feeder según el tipo de documento. Seleccione File type como PDF para documentos de varias páginas o JPG para imágenes individuales. Establezca el modo de color y la resolución. Se recomiendan 300 DPI para documentos de texto. - Establezca la ubicación de guardado en su carpeta de OneDrive
Haga clic en Show more y luego haga clic en Save file to. Navegue a This PC > OneDrive – YourCompanyName. Cree una nueva carpeta llamada Scanned Documents o use una carpeta existente. Haga clic en Select Folder. - Escanee el documento
Coloque el documento en el cristal del escáner o en el alimentador. Haga clic en el botón Scan en la aplicación. El archivo se guarda en su carpeta de OneDrive. - Verifique la sincronización en OneDrive
Abra el Explorador de archivos y navegue a su carpeta de OneDrive. Busque el archivo escaneado. Un icono de marca de verificación verde indica que el archivo está sincronizado con OneDrive para la Empresa. Abra onedrive.com para confirmar que el archivo aparece en sus archivos en la nube.
Método 2: Escanear con la aplicación móvil de OneDrive
La aplicación móvil de OneDrive incluye un escáner integrado que utiliza la cámara de su teléfono. Este método no requiere un escáner físico. El documento escaneado se sube directamente a OneDrive para la Empresa sin pasos intermedios.
- Abra la aplicación OneDrive en su teléfono
Toque el icono de OneDrive en su dispositivo iOS o Android. Inicie sesión con su cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365. - Toque el icono más
En la barra de navegación inferior, toque el botón +. Aparece un menú con opciones que incluyen Upload, Create folder y Scan. - Seleccione Scan
Toque Scan. Se abre el visor de la cámara. Apunte la cámara al documento. La aplicación detecta automáticamente los bordes del documento y captura la imagen. - Ajuste la captura
Si la detección automática no detecta los bordes, arrastre los controladores de las esquinas para ajustar el recorte. Toque el botón del obturador para capturar la página. Repita para páginas adicionales. - Toque Done y asigne un nombre al archivo
Después de capturar todas las páginas, toque Done. Ingrese un nombre de archivo. El archivo se guarda como PDF de forma predeterminada. Puede cambiar el tipo de archivo a JPG o PNG antes de guardar. - Elija la carpeta de destino
Toque Save to y seleccione la carpeta en OneDrive donde desea almacenar el archivo. Toque Save. El documento escaneado se sube a OneDrive para la Empresa inmediatamente.
Método 3: Escanear a correo electrónico y subir a OneDrive
Muchos escáneres de red e impresoras multifunción admiten el escaneo a correo electrónico. El escáner envía el documento escaneado como archivo adjunto de correo electrónico. Luego guarda el archivo adjunto en OneDrive para la Empresa.
- Configure el escaneo a correo electrónico en su impresora
En el panel de control de la impresora, seleccione Scan o Scan to Email. Ingrese su dirección de correo electrónico de Microsoft 365 como destinatario. Use su dirección de correo electrónico de trabajo completa, por ejemplo firstname.lastname@company.com. - Establezca las opciones de escaneo
Seleccione el formato de archivo como PDF o JPEG. Establezca la resolución en 200 o 300 DPI. Coloque el documento en el cristal del escáner o en el alimentador. Presione Start. - Abra el correo electrónico en Outlook
Espere a que llegue el correo electrónico a su bandeja de entrada de Outlook. El asunto del correo electrónico suele ser Scan from the printer name. Abra el correo electrónico y descargue el archivo adjunto a su computadora. - Guarde el archivo adjunto en OneDrive
Haga clic derecho en el archivo adjunto en Outlook y seleccione Save As. Navegue a This PC > OneDrive – YourCompanyName. Elija una carpeta y haga clic en Save. El archivo se sincroniza con OneDrive para la Empresa automáticamente. - Elimine el correo electrónico
Después de guardar el archivo, elimine el correo electrónico de su bandeja de entrada para evitar desorden. El archivo permanece en OneDrive.
Problemas comunes al escanear a OneDrive
El archivo escaneado no aparece en OneDrive
Si guardó el archivo en la carpeta de OneDrive pero no aparece en onedrive.com, el cliente de sincronización puede estar en pausa o desconectado. Haga clic en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema. Si muestra Paused, haga clic en Resume syncing. Si muestra una X roja, inicie sesión nuevamente con su cuenta de trabajo.
El escaneo móvil de OneDrive se guarda en OneDrive personal en lugar de OneDrive de trabajo
Es posible que la aplicación OneDrive haya iniciado sesión con su cuenta personal de Microsoft. Toque el icono del menú, toque Settings y verifique la cuenta que se muestra en Accounts. Si muestra una cuenta personal, toque Add account e inicie sesión con su cuenta de trabajo o escuela. Cambie a la cuenta de trabajo antes de escanear.
La aplicación Windows Scan no detecta el escáner
Es posible que falte el controlador del escáner o esté desactualizado. Abra Settings > Bluetooth & devices > Printers & scanners. Si su escáner aparece en la lista, haga clic en él y seleccione Manage > Run troubleshooter. Si no aparece en la lista, instale el controlador desde el sitio web del fabricante del escáner. Reinicie la computadora e inténtelo de nuevo.
El archivo adjunto de escaneo a correo electrónico es demasiado grande
Microsoft 365 limita los archivos adjuntos de correo electrónico a 25 MB. Si su documento escaneado supera este tamaño, reduzca la resolución a 150 DPI o escanee en blanco y negro en lugar de color. Alternativamente, use el método de la aplicación Windows Scan que no tiene límite de tamaño de archivo.
Escanear a carpeta de OneDrive vs escaneo móvil de OneDrive: diferencias clave
| Elemento | Aplicación Windows Scan + carpeta de OneDrive | Escaneo con la aplicación móvil de OneDrive |
|---|---|---|
| Hardware requerido | Escáner físico o MFP conectado a la PC | Cámara de teléfono inteligente |
| Formato de archivo | PDF, JPG, PNG, TIFF, BMP | PDF, JPG, PNG |
| Documentos de varias páginas | Sí, con alimentador de documentos o manual página por página | Sí, capture varias páginas en una sesión |
| Método de sincronización | El cliente de sincronización de OneDrive sube el archivo automáticamente | Carga directa desde la aplicación a la nube de OneDrive |
| Conexión a Internet | Requerida para sincronizar, el escaneo funciona sin conexión | Requerida para cargar, el escaneo funciona sin conexión |
Ahora puede escanear documentos en papel directamente a OneDrive para la Empresa usando el escáner de su computadora, la cámara de su teléfono o la impresora de red. Comience con el método que coincida con el hardware disponible. Para escaneos recurrentes, configure una carpeta dedicada Scanned Documents en OneDrive para mantener los archivos organizados. Use la función Scan de la aplicación móvil de OneDrive cuando esté lejos de su escritorio y necesite capturar un recibo o formulario firmado rápidamente.