Si gestiona tareas en Outlook pero desea verlas en Microsoft To Do en su teléfono, tableta u otra computadora, debe habilitar la sincronización entre las dos aplicaciones. Outlook Tasks y Microsoft To Do comparten la misma carpeta de tareas subyacente de Exchange, pero la sincronización no es automática a menos que active la configuración correcta. Este artículo explica cómo conectar sus tareas de Outlook con Microsoft To Do para que aparezcan en todos los dispositivos que use.
Puntos clave: Sincronización de tareas de Outlook con Microsoft To Do
- Configuración de experiencias conectadas en Office: Active las experiencias conectadas en Archivo > Opciones > General para habilitar la sincronización de tareas entre Outlook y Microsoft To Do.
- Aplicación Microsoft To Do en todas las plataformas: Instale la aplicación Microsoft To Do en Windows, Mac, iOS y Android para acceder a las tareas sincronizadas.
- Comportamiento de las tareas marcadas en Outlook: Al marcar un correo electrónico en Outlook, se crea una tarea que aparece automáticamente en la lista Correo electrónico marcado en Microsoft To Do.
Cómo se sincronizan las tareas de Outlook y Microsoft To Do
Outlook Tasks y Microsoft To Do se basan en el mismo almacenamiento de tareas de Exchange. Cuando crea una tarea en Outlook, se guarda en la carpeta de tareas de su buzón de Exchange. Microsoft To Do lee de la misma carpeta. La sincronización no es una inserción bidireccional en tiempo real. En su lugar, ambas aplicaciones dependen de Exchange ActiveSync o del motor de sincronización de Microsoft 365 para mantener actualizada la carpeta de tareas.
La sincronización solo funciona si utiliza una cuenta de Microsoft 365, Exchange o Outlook.com. Las cuentas personales POP o IMAP no admiten la sincronización de tareas con Microsoft To Do. También debe tener habilitada la característica de experiencias conectadas en Office. Esta característica permite que Outlook se comunique con Microsoft To Do y otros servicios en la nube de Microsoft.
Pasos para habilitar la sincronización de tareas entre Outlook y Microsoft To Do
- Abra Outlook y vaya a Archivo > Opciones
En Outlook, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego en Opciones en la parte inferior del panel izquierdo. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Outlook. - Seleccione General y active las experiencias conectadas
En el cuadro de diálogo Opciones de Outlook, haga clic en General. En la sección Configuración de usuario, marque la casilla “Activar experiencias conectadas opcionales”. Esta configuración permite que Outlook sincronice los datos de tareas con Microsoft To Do. Haga clic en Aceptar para guardar. - Reinicie Outlook
Cierre y vuelva a abrir Outlook para aplicar el cambio. Después de reiniciar, Outlook se conecta a la nube de Microsoft y comienza a sincronizar su carpeta de tareas. - Instale e inicie sesión en Microsoft To Do en todos los dispositivos
Descargue Microsoft To Do desde Microsoft Store, Apple App Store o Google Play Store. Abra la aplicación e inicie sesión con la misma cuenta de Microsoft 365, Exchange o Outlook.com que usa en Outlook. - Verifique la sincronización
En Microsoft To Do, revise la lista Tareas. Debería mostrar todas las tareas que creó en Outlook. Cree una nueva tarea en Microsoft To Do y luego revísela en Outlook. La tarea aparece en la carpeta Tareas de Outlook en unos segundos.
Si las tareas no se sincronizan entre Outlook y Microsoft To Do
Las tareas creadas en Outlook no aparecen en Microsoft To Do
Esto suele ocurrir porque las experiencias conectadas están desactivadas. Siga los pasos de la sección anterior para habilitar las experiencias conectadas. Si la configuración ya estaba activada, cierre sesión en Microsoft To Do y vuelva a iniciarla. Vaya a Microsoft To Do > Configuración > Cuentas y seleccione su cuenta. Toque Cerrar sesión y vuelva a iniciarla. Esto fuerza a la aplicación a actualizar la carpeta de tareas.
Las tareas creadas en Microsoft To Do no aparecen en Outlook
En Microsoft To Do, las tareas se organizan en listas. Solo la lista Tareas se sincroniza con Outlook. Si creó una tarea en una lista personalizada como Comestibles o Trabajo, permanece solo en Microsoft To Do. Mueva la tarea a la lista Tareas abriendo la tarea, haciendo clic en el nombre de la lista en la parte superior y seleccionando Tareas. La tarea aparece entonces en Outlook en unos segundos.
Faltan tareas de correo electrónico marcado en Microsoft To Do
Cuando marca un correo electrónico en Outlook, se crea una tarea en la carpeta Tareas. Esta tarea aparece en la lista Correo electrónico marcado en Microsoft To Do. Si los correos electrónicos marcados no aparecen, asegúrese de estar viendo la lista correcta. Abra Microsoft To Do y haga clic en la lista Correo electrónico marcado en la barra lateral izquierda. Si la lista está vacía, vuelva a marcar el correo electrónico en Outlook. La tarea se sincroniza en un minuto.
El retraso de sincronización es superior a 5 minutos
La sincronización entre Outlook y Microsoft To Do utiliza Exchange ActiveSync, que normalmente se actualiza en 30 segundos. Si observa un retraso superior a 5 minutos, cierre y vuelva a abrir ambas aplicaciones. Si el problema continúa, verifique su conexión a Internet. Una conexión débil o intermitente puede retrasar la sincronización. También puede forzar una sincronización en Outlook presionando F9 para enviar y recibir todas las carpetas.
Outlook Tasks vs Microsoft To Do: Diferencias clave
| Elemento | Outlook Tasks | Microsoft To Do |
|---|---|---|
| Disponibilidad de plataforma | Windows, Mac, web y móvil (limitado) | Windows, Mac, iOS, Android y web |
| Organización de la lista de tareas | Carpeta única de Tareas con categorías | Múltiples listas personalizadas más listas Tareas y Correo electrónico marcado |
| Sistema de recordatorios | Utiliza recordatorios del calendario de Outlook | Utiliza notificaciones de la aplicación y recordatorios por correo electrónico |
| Compartir y colaboración | Compartir carpeta de tareas con otros usuarios de Outlook | Compartir listas con cualquier persona mediante enlace de correo electrónico |
| Integración con Planner | No disponible | Las tareas asignadas de Planner aparecen en Mi día |
Ambas aplicaciones permiten establecer fechas de vencimiento, niveles de prioridad y notas. La principal diferencia es cómo organiza las tareas. Outlook utiliza una única lista plana con categorías. Microsoft To Do utiliza múltiples listas, lo que le brinda más flexibilidad. Puede usar ambas aplicaciones indistintamente siempre que mantenga la lista Tareas como su centro de sincronización.
Para aprovechar al máximo la sincronización, configure Microsoft To Do como su aplicación de gestión de tareas predeterminada en su teléfono. En Windows, ancle Microsoft To Do a la barra de tareas para un acceso rápido. En Mac, agréguelo al Dock. Use la característica Mi día en Microsoft To Do para centrarse en las tareas que planea completar hoy. Las tareas que agrega a Mi día no cambian la fecha de vencimiento en Outlook, pero le ayudan a priorizar su trabajo diario.