Cuando recibe un documento con cambios registrados de un colega, el nombre del autor asociado a cada inserción y eliminación puede no coincidir con su identidad. Esta discrepancia puede causar confusión durante la revisión o cuando necesita consolidar las ediciones bajo un solo nombre para un borrador final. Word almacena el nombre del autor en las propiedades del documento, y cada cambio registrado hereda ese nombre del usuario que realizó la edición. Este artículo explica cómo cambiar el nombre del autor en todos los cambios registrados existentes en un documento de Word, ya sea que trabaje con un solo archivo o con varios documentos a la vez.
Puntos clave: Restablecer el nombre del autor en cambios registrados
- Archivo > Información > Propiedades del documento > Propiedades avanzadas > pestaña Personalizada > _Author: Cambie el nombre del autor almacenado antes de aceptar los cambios para actualizar el autor en todos los nuevos cambios registrados.
- Archivo > Opciones > General > Personalizar su copia de Microsoft Office > Nombre de usuario: Establezca el nombre del autor predeterminado para todos los documentos futuros y cambios registrados en la sesión actual.
- Macro de VBA con la propiedad Author: Reemplace el nombre del autor en todos los cambios registrados existentes en una sola operación por lotes sin aceptar los cambios.
Por qué persiste el nombre del autor en los cambios registrados
Cada cambio registrado en Word almacena el nombre de usuario que estaba activo cuando se realizó la edición. Este nombre proviene de dos fuentes: la propiedad personalizada _Author a nivel de documento y el nombre de usuario a nivel de aplicación establecido en las Opciones de Word. Cuando abre un documento, Word lee la propiedad _Author. Si esa propiedad está en blanco, Word utiliza el nombre de usuario de Opciones > General. Cambiar cualquiera de estas configuraciones después de realizar las ediciones no actualiza retroactivamente el nombre del autor en los cambios registrados existentes.
El nombre del autor aparece en el Panel de revisión, en los globos de comentarios y en el cuadro de diálogo Aceptar/Rechazar. Si necesita que todos los cambios muestren un solo nombre —por ejemplo, después de combinar ediciones de varios revisores— debe reemplazar el nombre del autor mediante programación o aceptar los cambios con un nuevo nombre de usuario y luego volver a aplicar las ediciones.
Pasos para restablecer el nombre del autor en todos los cambios registrados existentes
El método que elija depende de si desea mantener los cambios visibles. Los siguientes pasos cubren el enfoque más confiable utilizando una macro de VBA, que no altera el contenido del documento.
- Abra el documento que contiene los cambios registrados
Haga una copia de seguridad antes de ejecutar cualquier macro. Guarde el archivo original con un nombre diferente o en una carpeta diferente. - Habilite la pestaña Desarrollador si no está visible
Vaya a Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones. En el panel derecho, marque la casilla junto a Desarrollador y haga clic en Aceptar. - Abra el Editor de Visual Basic
En la pestaña Desarrollador, haga clic en Visual Basic. Alternativamente, presione Alt+F11 en su teclado. - Inserte un nuevo módulo
En el Editor de VBA, vaya a Insertar > Módulo. Aparece una ventana de código en blanco. - Pegue el código de la macro en el módulo
Copie y pegue el siguiente código exactamente como se muestra:
Sub ResetAuthorOnTrackedChanges()
Dim rev As Revision
For Each rev In ActiveDocument.Revisions
rev.Author = "Your Name"
Next rev
End Sub
Reemplace “Su Nombre” con el nombre exacto que desea que aparezca en todos los cambios. - Ejecute la macro
Presione F5 o haga clic en Ejecutar Sub/UserForm en la barra de herramientas. Word actualiza el nombre del autor en cada cambio registrado en el documento. - Guarde el documento
Vaya a Archivo > Guardar o presione Ctrl+S. Los nombres de los autores ahora se actualizan de forma permanente.
Método alternativo: Aceptar cambios y volver a aplicar
Si no puede usar macros, puede aceptar todos los cambios con el nombre de autor actual, luego establecer el nombre de usuario correcto y rehacer las ediciones. Este método consume mucho tiempo y solo funciona si recuerda exactamente qué se cambió. Para establecer el nombre de usuario antes de realizar nuevos cambios, vaya a Archivo > Opciones > General y escriba el nombre deseado en el cuadro Nombre de usuario. Desmarque la casilla que dice “Usar siempre estos valores independientemente de que se inicie sesión en Office” si desea que el nombre se aplique solo a este documento.
Problemas comunes al restablecer nombres de autor
La macro no cambia los nombres de autor en los comentarios
La macro mostrada arriba solo afecta a los cambios registrados (inserciones, eliminaciones y cambios de formato). Los comentarios se almacenan en una colección de objetos separada: Comments. Para restablecer el nombre del autor en los comentarios, use una macro similar que recorra ActiveDocument.Comments y establezca la propiedad Author de cada comentario.
El nombre del autor vuelve a aparecer después de guardar y volver a abrir
Si el documento se almacena en un servidor de SharePoint o OneDrive que impone un autor específico según la cuenta con la que se inició sesión, el servidor puede sobrescribir el nombre del autor cuando se sincroniza el archivo. Abra el documento en Word de escritorio, ejecute la macro y guarde localmente. Luego vuelva a cargar el archivo. Desactive la sincronización automática durante el proceso.
La macro no se ejecuta debido a la configuración de seguridad
Word bloquea las macros de forma predeterminada. Para permitir que se ejecute la macro, guarde el documento como un archivo habilitado para macros (.docm) y habilite las macros cuando se le solicite. Alternativamente, vaya a Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Configuración de macros y seleccione “Habilitar todas las macros”. Revierta esta configuración después de la operación para mantener la seguridad.
Word Online vs. escritorio: Diferencias en el comportamiento de restablecimiento del nombre del autor
| Elemento | Word de escritorio (Windows/Mac) | Word Online |
|---|---|---|
| Ejecutar macro de VBA | Compatible | No compatible |
| Cambiar autor en cambios existentes | Mediante macro o aceptar/volver a aplicar | No es posible |
| Establecer nombre de usuario predeterminado | Archivo > Opciones > General | Nombre del perfil de la cuenta |
| Restablecer autor de comentarios | Se requiere una macro separada | No es posible |
Word Online no admite macros y no puede cambiar retroactivamente el nombre del autor en los cambios registrados. Debe usar la versión de escritorio para ejecutar la macro. Una vez actualizados los nombres de los autores, el documento se puede abrir en Word Online y los cambios mostrarán el nuevo nombre.
Con el método de la macro de VBA, puede restablecer el nombre del autor en todos los cambios registrados en unos segundos sin perder ninguna edición. Para documentos que requieren actualizaciones frecuentes del nombre del autor, considere crear una plantilla con la macro preinstalada. La macro también se puede modificar para reemplazar varios nombres de autor a la vez agregando un bucle que verifique el autor actual y lo reemplace solo si coincide con un valor específico.