Migrar archivos de usuario a OneDrive for Business mediante una migración total requiere una planificación cuidadosa para minimizar la pérdida de datos y el tiempo de inactividad. Una migración total mueve todos los datos de usuario desde un sistema de origen como Google Drive o Box a OneDrive en una sola operación por lotes. Este artículo explica los pasos específicos que debe seguir para preparar a los usuarios finales antes de que comience la migración y qué hacer inmediatamente después de que finalice la migración total.
Puntos clave: preparación de usuarios para la migración total a OneDrive
- Correo de comunicación enviado 7 días antes de la migración total: Notifique a los usuarios la fecha de la migración, el tiempo de inactividad previsto y las acciones necesarias para guardar los archivos no sincronizados.
- Comprobación del tamaño y los nombres de archivo: Los usuarios deben eliminar los archivos de más de 250 GB y cambiar el nombre de las rutas de más de 400 caracteres para evitar errores de sincronización.
- Lista de verificación posterior a la migración: Los usuarios deben abrir la aplicación de sincronización de OneDrive, confirmar que Archivos a petición (Files On-Demand) está habilitado y verificar que aparezcan todas las carpetas.
Qué hace una migración total a OneDrive y por qué se requiere preparar a los usuarios
Una migración total copia todos los archivos de usuario desde la plataforma de origen a OneDrive for Business en una sola pasada. El proceso se ejecuta durante varias horas o días según el volumen de datos. Durante la migración, los usuarios no pueden acceder a sus archivos de origen porque el sistema bloquea la cuenta de origen. Una vez completada la migración, los usuarios inician sesión en OneDrive y ven sus archivos en la nube.
La preparación de los usuarios evita tres puntos de fallo habituales. Primero, los archivos que superan los límites de OneDrive nunca se transfieren. Segundo, los usuarios que no hacen copia de seguridad de los archivos almacenados localmente pierden datos si la cuenta de origen se desaprovisiona antes de tiempo. Tercero, los usuarios que no instalan la aplicación de sincronización de OneDrive no pueden acceder a los archivos sin conexión. El equipo de TI debe coordinar la comunicación, la limpieza de archivos y la verificación posterior a la migración con cada usuario afectado.
El cronograma de preparación abarca dos semanas. La primera semana cubre la comunicación y el inventario de archivos. La segunda semana se centra en la formación de los usuarios y en la propia migración. Este artículo trata ambas fases en detalle.
Pasos para preparar a los usuarios para una migración total a OneDrive
Siga estos pasos en orden. No omita ningún paso. Ajuste los tiempos según el tamaño de su organización.
Fase 1: Enviar la notificación inicial 14 días antes de la migración total
- Redacte el correo con la fecha de la migración y la ventana de inactividad
Indique la fecha y la hora exactas en que comienza la migración total. Ejemplo: “Sus archivos se migrarán a partir del viernes 24 de marzo a las 6:00 p. m. hora local. No podrá acceder a sus archivos de origen desde ese momento hasta el lunes 27 de marzo a las 8:00 a. m.” Incluya la duración prevista en horas. - Enumere las acciones requeridas de los usuarios con sus plazos
Indique a los usuarios que eliminen los archivos de más de 250 GB, que cambien el nombre de las carpetas con caracteres especiales como # % & y que guarden en la nube de origen cualquier archivo almacenado solo en su dispositivo local antes de que comience la migración. Establezca un plazo de 3 días antes de la migración total. - Incluya un vínculo a un video de formación breve o a un PDF
Cree un video de 3 minutos que muestre cómo abrir OneDrive, iniciar sesión y activar Archivos a petición (Files On-Demand). Publíquelo en su intranet o en SharePoint. Proporcione un vínculo directo en el correo. - Configure un buzón de soporte para la migración
Cree un buzón compartido llamado onedrive-migration@yourdomain.com. Agréguelo al correo para que los usuarios puedan hacer preguntas. Asigne a dos miembros del personal de TI para supervisar el buzón durante el horario laboral.
Fase 2: Limpieza y copia de seguridad de archivos 7 días antes de la migración total
- Pida a los usuarios que ejecuten el script de inventario de archivos
Distribuya un script de PowerShell o una lista de verificación manual que examine la carpeta de origen del usuario en busca de archivos que superen los límites de OneDrive. OneDrive admite archivos de hasta 250 GB y rutas de hasta 400 caracteres. Los usuarios deben eliminar o archivar los elementos de tamaño excesivo. - Indique a los usuarios que guarden en la nube de origen los archivos que solo están en local
Los usuarios que guardan archivos en el escritorio o en la carpeta Documentos deben cargarlos en la nube de origen antes de la migración total. La migración solo copia los archivos almacenados en la nube de origen, no los discos duros locales. Establezca un plazo concreto: “Cargue todos los archivos locales antes del final del día del viernes”. - Verifique que cada usuario tenga una licencia válida de Microsoft 365
En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Facturación > Licencias. Confirme que cada usuario asignado a la migración total tenga una licencia que incluya OneDrive for Business. Las licencias sin OneDrive hacen que la migración falle de forma silenciosa. - Ejecute una migración de prueba para 5 usuarios piloto
Seleccione 5 usuarios que representen a distintos departamentos. Ejecute la migración total solo para esos usuarios. Verifique que se transfieran todos los archivos y que los permisos de archivo estén intactos. Corrija cualquier error antes de la migración completa.
Fase 3: Día de la migración total: comprobación final y comunicación
- Envíe un correo recordatorio 2 horas antes de la migración total
Repita la ventana de inactividad. Pida a los usuarios que guarden los archivos abiertos y cierren sesión en el sistema de origen. Proporcione de nuevo la dirección del buzón de soporte. - Ejecute la migración total desde el centro de administración
En el Centro de administración de Microsoft 365, vaya a Centros de administración > Migración. Seleccione el lote de migración total que creó anteriormente. Haga clic en Iniciar migración. Supervise el progreso en el panel de migración. - Notifique a los usuarios cuando finalice la migración
Envíe un correo con el asunto “Su OneDrive está listo”. Incluya instrucciones paso a paso para iniciar sesión en OneDrive, abrir la aplicación de sincronización y verificar los archivos. Establezca la expectativa de que los archivos pueden tardar hasta 24 horas en aparecer en la aplicación de sincronización debido a la indexación.
Fase 4: Verificación de los usuarios posterior a la migración
- Pida a los usuarios que abran OneDrive y comprueben Archivos a petición
Los usuarios deben hacer clic con el botón secundario en el icono de la nube de OneDrive en la bandeja del sistema, seleccionar Configuración, ir a la pestaña Sincronización y copia de seguridad y hacer clic en Configuración avanzada. En Archivos a petición (Files On-Demand), confirme que esté seleccionada la opción “Ahorrar espacio y descargar archivos a medida que se usan”. Esta configuración evita que se llene el disco duro del usuario. - Indique a los usuarios que abran 5 archivos al azar
Los usuarios deben abrir un documento de Office, un PDF, una imagen, un archivo de texto y un archivo de una carpeta compartida. Si algún archivo muestra una X roja o no se abre, el usuario debe informarlo al buzón de soporte. - Configure el traslado de carpetas conocidas (Known Folder Move) de OneDrive para los nuevos usuarios
En el Centro de administración de OneDrive, vaya a Sincronización > Traslado de carpetas conocidas. Habilite la directiva para hacer copia de seguridad automática de las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes. Este paso es opcional, pero se recomienda para todos los nuevos usuarios de OneDrive.
Errores comunes de los usuarios durante una migración total a OneDrive
Los usuarios olvidan guardar los archivos locales antes de la migración total
El problema más frecuente es que los usuarios pierdan archivos almacenados solo en su disco duro local. La migración total no toca las carpetas locales. Para recuperar estos archivos, el usuario debe cargarlos manualmente en OneDrive después de la migración. Para evitarlo, envíe un segundo recordatorio 48 horas antes de la migración total que diga específicamente: “Los archivos de su equipo no se migran”.
Los archivos con caracteres especiales en el nombre no se sincronizan
OneDrive no sincroniza archivos con caracteres como # % & { } \ : < > ? / | ” ~. Si un usuario tiene archivos con estos caracteres, la migración registra un error. El archivo permanece en el sistema de origen. Después de la migración, el usuario debe cambiar el nombre del archivo en el sistema de origen y luego cargarlo manualmente en OneDrive. Para evitarlo, ejecute un análisis previo a la migración que identifique los archivos con caracteres no válidos y pida a los usuarios que les cambien el nombre.
Los usuarios no encuentran las carpetas compartidas después de la migración
Los permisos de las carpetas compartidas no siempre se transfieren en una migración total. Si un usuario tenía acceso a una carpeta compartida en el sistema de origen, se le debe volver a invitar en OneDrive. Después de la migración, el equipo de TI debe ejecutar un informe de permisos desde el Centro de administración de OneDrive y volver a compartir las carpetas que falten. Los usuarios deben revisar su lista “Compartido conmigo” en OneDrive e informar de los elementos que falten.
| Elemento | Antes de la migración total (día -7) | Después de la migración total (día 0) |
|---|---|---|
| Ubicación de almacenamiento de archivos | Nube de origen + disco duro local | Solo nube de OneDrive |
| Límite de tamaño de archivo | Depende del sistema de origen | 250 GB por archivo |
| Límite de longitud de ruta | Depende del sistema de origen | 400 caracteres |
| Caracteres especiales permitidos | Puede permitir # % & | No permitidos |
| Permisos de carpetas compartidas | Activos en el sistema de origen | Se debe volver a invitar |
| Configuración de Archivos a petición | No aplica | Se debe habilitar manualmente |
Ahora dispone de un plan completo de preparación de usuarios para una migración total a OneDrive. Comience con el correo de comunicación de 14 días, ejecute la lista de verificación de limpieza de archivos y termine con los pasos de verificación posteriores a la migración. Para su próxima migración, considere usar una migración por etapas en lugar de una migración total si su organización tiene más de 500 usuarios o archivos de más de 1 TB en total. El enfoque por etapas reduce el tiempo de inactividad al mover a los usuarios en grupos más pequeños.