Necesita mover archivos de un servidor de archivos de red a OneDrive para la Empresa, pero el proceso implica más que simplemente copiar carpetas. Una migración de servidor de archivos requiere una planificación cuidadosa para evitar permisos rotos, pérdida del historial de versiones y confusión de los usuarios. Este artículo explica las fases clave de un proyecto de migración, desde el inventario y la limpieza hasta la configuración de la sincronización y el cambio final. Aprenderá a asignar los recursos compartidos del servidor de archivos a destinos de OneDrive y SharePoint, gestionar la migración de permisos y administrar la adopción por parte de los usuarios.
Puntos clave: Plan de migración de servidor de archivos a OneDrive
- Centro de administración de Microsoft 365 > SharePoint > Centro de migración: Panel central para ejecutar y supervisar migraciones de servidores de archivos mediante la herramienta Administrador de migración.
- Aplicación de sincronización de OneDrive > pestaña Cuenta > Administrar copia de seguridad: Configure Movimiento de carpetas conocidas para redirigir Escritorio, Documentos e Imágenes a OneDrive después de la migración.
- Centro de administración de Microsoft 365 > SharePoint > Administrador de migración > Agentes: Instale y registre agentes de migración en servidores Windows para escanear y transferir recursos compartidos de archivos.
En qué consiste una migración de servidor de archivos a OneDrive
Una migración de servidor de archivos traslada datos desde recursos compartidos de red locales a almacenamiento en la nube en OneDrive y SharePoint. El proceso no es una simple operación de copiar y pegar porque los servidores de archivos y OneDrive tienen modelos de permisos, comportamientos de sincronización y límites de almacenamiento diferentes. OneDrive está diseñado para archivos individuales de usuarios, mientras que SharePoint es mejor para carpetas compartidas por equipos. Debe decidir qué carpetas pertenecen a OneDrive y cuáles a SharePoint antes de que comience la migración.
Microsoft proporciona la herramienta Administrador de migración en el centro de administración de SharePoint para gestionar migraciones a gran escala. Esta herramienta utiliza agentes ligeros instalados en sus servidores de archivos para escanear, evaluar y transferir archivos a Microsoft 365. Puede programar migraciones por lotes y supervisar el progreso desde un único panel.
OneDrive vs SharePoint: ¿Dónde deben ir los archivos?
OneDrive es mejor para archivos de trabajo personales que pertenecen a una sola persona. Cada usuario obtiene 1 TB de almacenamiento de forma predeterminada. Las bibliotecas de documentos de SharePoint están diseñadas para contenido compartido que varios miembros del equipo necesitan editar. Un patrón común es asignar las unidades principales (unidades H:) a OneDrive y los recursos compartidos departamentales (unidades S:) a SharePoint. También puede usar SharePoint para carpetas específicas de proyectos que requieran un control granular de permisos.
Requisitos previos antes de comenzar la migración
Antes de comenzar, verifique que su inquilino de Microsoft 365 tenga suficientes licencias para todos los usuarios. Cada usuario necesita una licencia de OneDrive para la Empresa incluida en Microsoft 365 Business Basic o superior. El servidor de archivos debe ejecutar Windows Server 2012 R2 o posterior y tener conectividad de red con los puntos de conexión de Microsoft 365. También necesita al menos 10 GB de espacio libre en disco en el servidor donde se ejecuta el agente de migración.
Revise la estructura de carpetas actual de su servidor de archivos. Elimine archivos obsoletos con más de tres años y carpetas de usuarios huérfanas. Reducir el volumen de datos acelera la migración y reduce los costos de almacenamiento.
Pasos para planificar y ejecutar una migración de servidor de archivos a OneDrive
Siga estos pasos para mover los datos del servidor de archivos a OneDrive y SharePoint. El proceso supone que tiene acceso al centro de administración de SharePoint y derechos de administrador local en el servidor de archivos.
- Inventaríe los recursos compartidos de su servidor de archivos
Cree una lista de todas las carpetas compartidas en el servidor de archivos. Anote el nombre de la carpeta, la ruta, el tamaño, la cantidad de archivos y los permisos NTFS actuales. Identifique qué carpetas contienen datos personales de usuarios y cuáles son datos de equipo o departamento. Utilice una herramienta como la evaluación del Administrador de migración de Microsoft 365 o un script de PowerShell para exportar esta información. - Clasifique las carpetas en destinos de OneDrive vs SharePoint
Asigne cada carpeta a un destino. Las carpetas personales, como las unidades principales, van a la raíz de OneDrive del usuario correspondiente. Las carpetas de equipo van a una biblioteca de documentos de SharePoint. Cree una tabla de asignación con la ruta de origen, el tipo de destino, la URL de destino y el nombre de la biblioteca de destino. Por ejemplo, asigne \\fileserver\users\john.doe a OneDrive de John y \\fileserver\marketing a un sitio de SharePoint llamado Marketing. - Limpie y deduplique archivos
Elimine archivos temporales, duplicados y archivos anteriores a la política de retención. Ejecute una utilidad de limpieza de disco en el servidor de archivos. Elimine accesos directos rotos y archivos de cero bytes. Este paso reduce el volumen total de datos y evita transferir archivos innecesarios a la nube. - Instale y configure el agente del Administrador de migración
Vaya al centro de administración de Microsoft 365 y navegue a SharePoint > Centro de migración > Administrador de migración. Descargue e instale el agente en el servidor de archivos. Registre el agente con su inquilino usando la clave proporcionada. El agente escanea el servidor de archivos e informa los metadatos de los archivos, los detalles de permisos y cualquier problema de bloqueo. - Cree y ejecute una tarea de migración
En el panel del Administrador de migración, seleccione el recurso compartido del servidor de archivos de origen y la biblioteca de OneDrive o SharePoint de destino. Elija el modo de migración: por etapas o completo. El modo por etapas mueve archivos por lotes durante varios días. El modo completo mueve todos los archivos a la vez y es adecuado para conjuntos de datos más pequeños. Establezca la programación de la migración para que se ejecute fuera del horario de mayor actividad para minimizar el impacto en la red. - Asigne permisos durante la migración
Habilite la opción de copiar permisos NTFS a SharePoint. El Administrador de migración traduce las ACL de NTFS en grupos de permisos de SharePoint. Los propietarios y miembros de los grupos se recrean en SharePoint. Para OneDrive, los permisos no se copian porque los archivos de OneDrive son privados de forma predeterminada. Solo el usuario obtiene acceso a su carpeta personal migrada. - Comunique el cronograma de migración a los usuarios
Envíe un correo electrónico a todos los usuarios afectados dos semanas antes de la fecha de cambio. Explique que sus archivos se moverán a OneDrive y que deben iniciar sesión con su cuenta de trabajo para acceder a ellos. Proporcione un vínculo a la página de descarga de la aplicación de sincronización de OneDrive. Incluya instrucciones sobre cómo encontrar archivos después de la migración. - Realice una migración de prueba
Seleccione una carpeta pequeña con datos representativos y ejecute una migración de prueba. Verifique que todos los archivos aparezcan en la ubicación correcta de OneDrive o SharePoint. Compruebe que los permisos se apliquen correctamente. Pida a un usuario de prueba que abra un archivo y lo edite. Resuelva cualquier problema antes de la migración completa. - Ejecute la migración completa y verifique los datos
Ejecute la migración para todas las carpetas restantes. Supervise el panel del Administrador de migración para detectar errores. Una vez completada, realice comprobaciones aleatorias en el 10 por ciento de las carpetas migradas. Confirme que los recuentos de archivos, los tamaños y las fechas de modificación coincidan con el origen. - Redirija las carpetas de usuario con Movimiento de carpetas conocidas
Para los usuarios que migran desde una unidad principal, habilite Movimiento de carpetas conocidas en la aplicación de sincronización de OneDrive. Esto redirige Escritorio, Documentos e Imágenes a OneDrive. Los usuarios pueden acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo sin tener que navegar manualmente a la carpeta de OneDrive.
Problemas comunes de migración y cómo evitarlos
La longitud de la ruta de archivo supera los 400 caracteres
OneDrive y SharePoint tienen un límite de longitud de ruta de 400 caracteres, incluido el nombre del servidor y de la biblioteca. Los archivos con rutas más largas no se cargan. Antes de la migración, busque archivos con rutas que superen los 256 caracteres en el servidor de archivos. Acorte los nombres de las carpetas o reestructure las jerarquías profundas para mantenerse por debajo del límite.
Caracteres especiales en nombres de archivo
OneDrive bloquea archivos con caracteres como ~ # % & : < > ? / \ { | }. El Administrador de migración cambia automáticamente el nombre de los archivos que contienen estos caracteres. Revise el registro de cambios de nombre después de la migración y notifique a los usuarios sobre cualquier cambio. Puede cambiar el nombre de los archivos previamente en el servidor de archivos usando un script de PowerShell para evitar sorpresas.
Pérdida de permisos después de la migración
Si no habilita la migración de permisos en la configuración de la tarea, todos los archivos se vuelven privados para el usuario o el propietario del sitio de SharePoint. Seleccione siempre la opción de copiar permisos NTFS. Para las migraciones de OneDrive, los permisos no se copian porque OneDrive es una ubicación de almacenamiento personal. Los usuarios deben volver a compartir los archivos manualmente después de la migración.
OneDrive vs SharePoint: Dónde migrar cada tipo de carpeta
| Elemento | OneDrive | SharePoint |
|---|---|---|
| Uso principal | Archivos personales propiedad de un solo usuario | Archivos de equipo compartidos entre varios usuarios |
| Origen típico | Unidades principales (unidades H: o U:) | Recursos compartidos departamentales, carpetas de proyectos |
| Límite de almacenamiento por usuario | 1 TB predeterminado, hasta 5 TB con anulación del administrador | 25 TB por colección de sitios predeterminado |
| Modelo de permisos | El usuario es propietario; uso compartido por archivo o carpeta | Grupos de sitios con niveles de permisos únicos |
| Comportamiento de sincronización | Se sincroniza con la carpeta de OneDrive del usuario | Se sincroniza con la biblioteca de documentos de SharePoint mediante el botón de sincronización |
| Historial de versiones | 500 versiones principales por archivo | 500 versiones principales por archivo |
Utilice esta tabla para decidir el destino de cada carpeta del servidor de archivos. Las carpetas personales con un solo propietario van a OneDrive. Las carpetas compartidas con varios editores van a SharePoint.
Ahora tiene un plan completo para migrar su servidor de archivos a OneDrive y SharePoint. Comience ejecutando los pasos de inventario y limpieza. Luego, instale el agente del Administrador de migración y ejecute una migración de prueba. Después de verificar los resultados de la prueba, programe la migración completa y redirija las carpetas de usuario con Movimiento de carpetas conocidas. Para un control avanzado, use la API de migración de SharePoint para automatizar tareas en varios servidores en paralelo.