Cómo ordenar una lista alfabéticamente en Word

Tiene una lista en un documento de Word y necesita reorganizarla de la A a la Z o de la Z a la A. Puede ser una lista simple de nombres, un conjunto de elementos o entradas con viñetas y numeradas. Word incluye un comando Ordenar integrado que realiza esta tarea sin necesidad de volver a escribir nada. Este artículo explica dónde se encuentra la herramienta Ordenar, cómo usarla en texto sin formato y listas con formato, y qué tener en cuenta al ordenar.

Descripción general de la función Ordenar en Word

El comando Ordenar en Word forma parte del grupo Párrafo en la pestaña Inicio. Puede ordenar texto alfabéticamente, numéricamente o por fecha. La herramienta funciona en cualquier bloque de texto seleccionado, incluidas listas con viñetas, listas numeradas y párrafos simples. La ordenación distingue entre mayúsculas y minúsculas de forma predeterminada, a menos que cambie la opción. Word ordena por el primer carácter de cada párrafo a menos que especifique un campo diferente, como la segunda palabra en una lista de dos columnas. No necesita instalar nada adicional porque la función está incluida en todas las versiones de escritorio de Word para Windows y Mac.

Pasos para ordenar una lista simple alfabéticamente

1. Seleccione toda la lista
   Haga clic y arrastre el mouse sobre todos los elementos que desea ordenar. Si la lista es una sola columna de texto, seleccione desde la primera palabra hasta la última. Asegúrese de no incluir líneas en blanco en la parte superior o inferior.
2. Abra el cuadro de diálogo Ordenar
   Vaya a la pestaña Inicio. En el grupo Párrafo, haga clic en el botón Ordenar. Tiene el aspecto de una A sobre una Z con una flecha hacia abajo. Se abre el cuadro de diálogo Ordenar texto.
3. Elija el orden de clasificación
   En Ordenar por, deje Párrafos seleccionado. Junto a Tipo, seleccione Texto. Elija Ascendente para A a Z o Descendente para Z a A. Haga clic en Aceptar.

Su lista ahora está ordenada. Word reorganiza los párrafos en el orden que seleccionó. Si la lista tenía viñetas o numeración, el formato se mantiene, pero el orden de numeración no se actualiza automáticamente.

Ordenar una lista con varias palabras por línea

Cuando cada línea contiene más de una palabra, como un nombre y un apellido, Word ordena por la primera palabra de forma predeterminada. Para ordenar por el apellido u otra palabra, debe usar las opciones de Ordenar por. Seleccione la lista y abra el cuadro de diálogo Ordenar. Haga clic en el botón Opciones. En Separar campos en, elija Otro y escriba un espacio. Haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo principal, cambie Ordenar por a Campo 2 para ordenar por la segunda palabra. Haga clic en Aceptar para aplicar.

Ordenar una lista con viñetas o numerada

Las listas con viñetas y numeradas funcionan de la misma manera que las listas de texto sin formato. Seleccione toda la lista, abra el cuadro de diálogo Ordenar, elija el orden y haga clic en Aceptar. Después de ordenar una lista numerada, los números permanecen en su secuencia original. Por ejemplo, el elemento 1 podría ahora estar en la posición 5 pero aún muestra el número 1. Para solucionarlo, seleccione la lista ordenada y haga clic en el botón Numeración en el grupo Párrafo para volver a aplicar números secuenciales.

Ordenar una columna de tabla alfabéticamente

Si sus datos están dentro de una tabla de Word, puede ordenar una columna sin afectar las demás. Haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla. Vaya a la pestaña Presentación de tabla que aparece en la parte superior. Haga clic en el botón Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione la columna por la que desea ordenar en la lista desplegable Ordenar por. Elija Texto como tipo y el orden. Si su tabla tiene una fila de encabezado, seleccione Fila de encabezado en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar. Solo se ordena la columna seleccionada; el resto de la tabla permanece en su orden de fila original.

Errores comunes y cosas que debe evitar

Ordenar solo parte de una lista

Si selecciona solo unas pocas líneas en lugar de la lista completa, Word ordena solo esas líneas y deja el resto sin cambios. Esto divide la lista en dos secciones ordenadas separadas. Seleccione siempre todas las líneas que desea incluir antes de hacer clic en Ordenar.

Las líneas en blanco causan espacios

Una línea en blanco entre elementos se trata como un párrafo sin texto. Word ordena las líneas en blanco en la parte superior o inferior según el orden. Elimine las líneas en blanco de la lista antes de ordenar para evitar espacios inesperados.

Números tratados como texto

Al ordenar una lista de números, Word los ordena alfabéticamente de forma predeterminada. Esto significa que 10 va antes que 2 porque 1 es menor que 2 como carácter. Para ordenar números correctamente, seleccione Número como Tipo en el cuadro de diálogo Ordenar. Si la opción está atenuada, asegúrese de que la lista contenga solo números y ningún texto adicional.

La distinción entre mayúsculas y minúsculas puede cambiar el orden

De forma predeterminada, Word ordena las letras mayúsculas antes que las minúsculas. Por ejemplo, Apple va antes que apple. Para ordenar sin distinción entre mayúsculas y minúsculas, abra el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones y desmarque Distinguir mayúsculas y minúsculas para desactivarla. Cuando está desmarcada, Word trata A y a como iguales.

Ordenar párrafos vs ordenar campos

Elemento	Ordenar por párrafos	Ordenar por campos
Unidad de ordenación predeterminada	Cada párrafo es un elemento	Cada palabra o parte separada por tabulaciones dentro de un párrafo
Cuándo usar	Listas simples de una palabra por línea	Listas con nombres, direcciones o datos tabulares
Configuración necesaria	Ninguna	Definir el separador de campos en el cuadro de diálogo Opciones de ordenación
Ejemplo	Ordenar “apple”, “banana”, “cherry”	Ordenar “Doe, John” por apellido usando Campo 1
Funciona con tablas	No	Sí, cuando se usa Presentación de tabla > Ordenar

Ahora puede ordenar cualquier lista en Word usando la herramienta Ordenar en la pestaña Inicio. Para listas de una sola palabra, la ordenación predeterminada por párrafos funciona al instante. Para entradas de varias palabras, use el botón Opciones para establecer un espacio o tabulación como separador de campos. Después de ordenar una lista numerada, recuerde volver a aplicar la numeración para obtener números de secuencia correctos. Si sus datos están en una tabla, use el comando Ordenar de Presentación de tabla para ordenar una columna específica mientras mantiene las filas intactas.