Cuando imprime un documento de Word que contiene comentarios, Word normalmente imprime esos comentarios en un globo al lado derecho de cada página o al final del documento. Este comportamiento puede dificultar la lectura de las páginas impresas, desperdiciar papel y confundir a los lectores que no necesitan ver las notas editoriales. La causa principal es que la configuración de impresión predeterminada de Word incluye una opción oculta llamada Print Markup (Imprimir marcas), que está habilitada de forma predeterminada. Este artículo explica cómo desactivar Print Markup para que el documento se imprima limpiamente sin que se vea ningún comentario.
Puntos clave: cómo evitar que Word imprima comentarios
- Archivo > Imprimir > Configuración > botón Print Markup: Al desactivarlo se ocultan todos los comentarios, los cambios registrados, las anotaciones de tinta y otras marcas al imprimir.
- Ctrl+P y luego clic en el botón Print Markup: El método de teclado más rápido para desactivar la impresión de comentarios sin abrir el menú Archivo.
- Revisar > Mostrar comentarios > Print Comments: Una configuración independiente que controla si los comentarios aparecen en pantalla; no afecta a la impresión a menos que Print Markup también esté desactivado.
Por qué Word imprime comentarios de forma predeterminada
Word trata los comentarios como un tipo de marca, igual que los cambios registrados o las anotaciones de tinta. Cuando envía un documento a imprimir, Word comprueba la configuración Print Markup. Si esta configuración está habilitada, Word imprime todos los elementos de marca visibles, incluidos los comentarios, en globos junto al texto del documento. El comportamiento predeterminado es imprimir las marcas porque Word supone que desea una copia impresa que muestre todos los comentarios editoriales.
La configuración Print Markup se guarda por documento y por sesión de impresión. No es una opción global de Word. Cada vez que imprima, debe verificar si Print Markup está activado o desactivado. Esto es intencional: Word le da control sobre cada trabajo de impresión en lugar de aplicar una regla permanente.
Pasos para ocultar los comentarios al imprimir
- Abra el cuadro de diálogo Imprimir
Presione Ctrl+P en el teclado. Esto abre el panel Imprimir en la vista Backstage. Como alternativa, haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda y luego en Imprimir. - Localice la sección Configuración
En el panel Imprimir, busque el área Configuración. Aparece debajo de la selección de impresora y encima de las opciones de intervalo de páginas. La disposición exacta depende del ancho de la pantalla, pero la sección Configuración siempre contiene botones para orientación, tamaño de página, márgenes y páginas por hoja. - Busque el botón Print Markup
En la parte inferior de la sección Configuración, verá un botón etiquetado Print Markup. El botón muestra un icono de casilla de verificación y las palabras Print Markup. Cuando el botón está resaltado en azul o tiene una marca de verificación, Print Markup está habilitado. Cuando el botón no está resaltado, Print Markup está deshabilitado. - Haga clic en el botón Print Markup para deshabilitarlo
Haga clic una vez en el botón Print Markup. El resaltado desaparece y el botón deja de mostrar una marca de verificación. Este cambio indica a Word que excluya todos los comentarios, los cambios registrados, las anotaciones de tinta y otras marcas del resultado impreso. - Previsualice el resultado
Observe la vista previa de impresión en el lado derecho del panel Imprimir. Cuando Print Markup está desactivado, la vista previa muestra solo el cuerpo del documento. No aparecen globos de comentarios, ni tachados de cambios registrados, ni marcas de tinta. Si aún ve globos, haga clic de nuevo en el botón Print Markup para desactivarlo. - Imprima el documento
Haga clic en el botón grande Imprimir en la parte superior del panel Imprimir. Word envía el documento a la impresora seleccionada sin comentarios ni marcas.
Qué sucede cuando se desactiva Print Markup
Deshabilitar Print Markup afecta a más que solo los comentarios. Word también oculta los siguientes elementos del resultado impreso:
- Cambios registrados: inserciones, eliminaciones y cambios de formato
- Anotaciones de tinta: dibujos y escritura a mano realizados con un lápiz óptico o con el tacto
- Notas del panel de tareas del documento: cualquier marca que aparezca en el panel de revisión
- Comentarios insertados: todos los globos de comentarios, independientemente de si están resueltos o no
Desactivar Print Markup no elimina ni oculta los comentarios en pantalla. Los comentarios permanecen en el documento y siguen siendo visibles cuando lo ve en Word. Solo se ve afectado el resultado impreso.
Método alternativo: usar la pestaña Revisar
Otra forma de evitar que se impriman los comentarios es ocultarlos temporalmente en el documento antes de imprimir. Este método es útil si desea mantener Print Markup habilitado para otros tipos de marcas pero excluir específicamente los comentarios.
- Vaya a la pestaña Revisar
Haga clic en Revisar en la cinta de opciones en la parte superior de la ventana de Word. - Abra la lista desplegable Mostrar comentarios
En el grupo Comentarios, haga clic en el botón Mostrar comentarios. Aparece un menú desplegable. - Desmarque Print Comments
En el menú desplegable, busque la opción Print Comments. Haga clic en ella para quitar la marca de verificación. Esto indica a Word que oculte los comentarios del resultado impreso mientras mantiene visibles otras marcas. - Imprima como de costumbre
Presione Ctrl+P, verifique que Print Markup esté habilitado si desea imprimir otras marcas y luego imprima el documento.
Tenga en cuenta que la opción Print Comments de la pestaña Revisar es una configuración por documento. Solo persiste durante la sesión actual de Word. Si cierra y vuelve a abrir el documento, es posible que deba configurarla de nuevo.
Si los comentarios siguen imprimiéndose después de seguir estos pasos
El botón Print Markup aparece atenuado o no disponible
Esto ocurre cuando el documento no contiene comentarios, cambios registrados ni anotaciones de tinta. Word atenúa el botón Print Markup porque no hay marcas que imprimir. Para confirmar que no existen comentarios, vaya a Revisar > Comentarios y compruebe el panel Mostrar comentarios. Si el panel está vacío, el documento no tiene comentarios.
Los comentarios se imprimen en páginas separadas al final
Este comportamiento ocurre cuando Print Markup está habilitado y el documento tiene más comentarios de los que caben en los globos laterales. Word traslada los comentarios que no caben a una página separada titulada Comentarios. Para evitarlo, desactive Print Markup como se describe en los pasos principales.
Los comentarios se imprimen en globos aunque Print Markup esté desactivado
Normalmente se trata de un fallo de visualización en el que el botón Print Markup aparece deshabilitado pero la configuración sigue activa. Haga clic dos veces en el botón Print Markup para desactivar y volver a activar la configuración, y luego déjela desactivada. Actualice la vista previa de impresión presionando Ctrl+P de nuevo. Si el problema persiste, cierre Word por completo y vuelva a abrir el documento.
Word Online frente a Word de escritorio: diferencias en el comportamiento de Print Markup
| Elemento | Word de escritorio (Windows/Mac) | Word Online (navegador) |
|---|---|---|
| Ubicación del conmutador Print Markup | Archivo > Imprimir > Configuración > botón Print Markup | Archivo > Imprimir > Mostrar detalles > conmutador Comments and Tracked Changes |
| Puede ocultar solo los comentarios | Sí, mediante Revisar > Mostrar comentarios > Print Comments | No, solo puede ocultar todas las marcas o ninguna |
| Persistencia de la configuración | Por sesión de impresión | Por sesión de impresión |
| Atajo de teclado para alternar | Ctrl+P y luego clic en Print Markup | Sin atajo de teclado |
| Admite anotaciones de tinta | Sí, se ocultan cuando Print Markup está desactivado | No, las anotaciones de tinta no son compatibles con Word Online |
Ahora puede imprimir cualquier documento de Word sin comentarios desactivando Print Markup en el panel Imprimir. Para los documentos que requieren comentarios en pantalla pero no en papel, use la opción Print Comments de la pestaña Revisar para ocultar los comentarios mientras mantiene visibles otras marcas. Si imprime con frecuencia documentos sin comentarios, considere crear una macro rápida que desactive Print Markup antes de imprimir.