Cómo migrar la configuración de coautoría de Word de SharePoint a OneDrive sin problemas

Cuando su organización traslada el almacenamiento de documentos de SharePoint a OneDrive, la configuración de coautoría de Word que controla la colaboración en tiempo real no se transfiere automáticamente. Debe reconfigurar los permisos de uso compartido, sincronizar las carpetas y las ubicaciones de guardado predeterminadas para que la coautoría siga funcionando sin interrupciones. Este artículo explica cómo migrar la configuración esencial de coautoría de SharePoint a OneDrive para que su equipo pueda seguir editando documentos juntos sin demoras ni errores de acceso.

Qué configuración de coautoría se debe migrar

La coautoría de Word se basa en tres configuraciones interconectadas que se configuran de forma diferente en SharePoint y OneDrive. La primera es el modelo de permisos de uso compartido. SharePoint utiliza permisos a nivel de sitio (Propietario, Miembro, Visitante) que otorgan acceso a bibliotecas completas. OneDrive utiliza el uso compartido individual de carpetas y archivos con permisos específicos basados en correo electrónico o vínculos. La segunda configuración es la configuración del cliente de sincronización. SharePoint sincroniza las bibliotecas de documentos a través de la aplicación de sincronización de OneDrive, pero cada biblioteca debe agregarse por separado. OneDrive sincroniza todos los archivos de la carpeta de OneDrive del usuario de forma predeterminada. La tercera configuración es la ubicación de guardado predeterminada en Word. Cuando un usuario hace clic en Archivo > Guardar como o Guardar, Word sugiere la última ubicación utilizada. Si esa ubicación apunta a una biblioteca de SharePoint, los usuarios de OneDrive no podrán coautorizar documentos nuevos hasta que se cambie la ruta.

Modelo de permisos de SharePoint frente al modelo de permisos de OneDrive

Los permisos de SharePoint se heredan del sitio. Si un usuario tiene permisos de Edición en el sitio, puede coautorizar cualquier documento en cualquier biblioteca. Los permisos de OneDrive son granulares. Se comparte una carpeta o un archivo específico con personas específicas. Para migrar la configuración de coautoría, debe recrear los mismos niveles de acceso en OneDrive. Para cada biblioteca de SharePoint que contenga documentos coautorizados, cree una carpeta correspondiente en OneDrive y compártala con el mismo grupo de personas utilizando el mismo nivel de permiso (Puede editar para coautores).

Asignación de carpetas del cliente de sincronización

La aplicación de sincronización de OneDrive puede sincronizar tanto bibliotecas de SharePoint como carpetas de OneDrive. Durante la migración, los usuarios suelen tener ambas fuentes activas. Para evitar confusiones, elimine la biblioteca antigua de SharePoint del cliente de sincronización y agregue la nueva carpeta de OneDrive. Esto garantiza que cuando Word abra un documento desde el sistema de archivos local, apunte a la copia de OneDrive donde los cambios de coautoría se sincronizan en tiempo real.

Pasos para migrar la configuración de coautoría de SharePoint a OneDrive

1. Asignar los permisos de la biblioteca de SharePoint a los permisos de la carpeta de OneDrive
   Abra la biblioteca de documentos de SharePoint que contiene los archivos coautorizados. Vaya a la configuración de la biblioteca y anote los grupos de permisos (por ejemplo, Miembros de Contoso, Visitantes de Contoso). En OneDrive, cree una nueva carpeta con el mismo nombre que la biblioteca. Haga clic con el botón derecho en la carpeta, seleccione Compartir e introduzca las direcciones de correo electrónico de cada usuario o grupo. Establezca el nivel de permiso en Puede editar para todos los coautores. Repita el proceso para cada biblioteca.
2. Mover los archivos de SharePoint a la nueva carpeta de OneDrive
   En SharePoint, seleccione todos los documentos de la biblioteca. Haga clic en Mover a > Mover a OneDrive. Elija la carpeta que creó en el paso 1. Confirme el movimiento. Esto conserva los metadatos del archivo y el historial de versiones. Si copia en lugar de mover, las versiones de SharePoint permanecen, pero la carpeta de OneDrive solo contendrá la versión más reciente. Utilice mover para mantener disponible el historial de versiones completo en OneDrive.
3. Detener la sincronización de la biblioteca antigua de SharePoint
   Haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive en la bandeja del sistema. Seleccione Configuración > Cuenta. En Sincronización y copia de seguridad, busque la biblioteca antigua de SharePoint. Haga clic en Detener sincronización. Esto evita que Word abra la copia local de SharePoint en lugar de la copia de OneDrive.
4. Agregar la nueva carpeta de OneDrive al cliente de sincronización
   En la misma pestaña Cuenta, haga clic en Agregar una cuenta si aún no ha iniciado sesión en OneDrive. Si ya ha iniciado sesión, haga clic en Elegir carpetas y asegúrese de que la nueva carpeta de OneDrive esté marcada. El cliente de sincronización descargará los archivos a su carpeta local de OneDrive.
5. Actualizar la ubicación de guardado predeterminada en Word
   Abra Word. Vaya a Archivo > Opciones > Guardar. En el cuadro Ubicación local predeterminada de archivos, introduzca la ruta completa a su carpeta local de OneDrive (por ejemplo, C:\Users\YourName\OneDrive). Haga clic en Aceptar. Esto garantiza que cuando cree un nuevo documento y haga clic en Guardar como, Word sugiera la carpeta de OneDrive en lugar de la ubicación antigua de SharePoint.
6. Probar la coautoría en un documento de ejemplo
   Abra un documento desde la nueva carpeta de OneDrive. Haga clic en Compartir en la esquina superior derecha de Word. Introduzca el correo electrónico de un colega que tenga permiso Puede editar. Pida al colega que abra el mismo documento simultáneamente. Ambos usuarios deben ver el cursor y las ediciones del otro en tiempo real. Si el cursor no aparece, verifique que el documento esté guardado en OneDrive (no en una carpeta solo local) y que la función Guardado automático esté activada.

Problemas comunes después de la migración

Word abre una copia local en lugar de la copia compartida de OneDrive

Si un usuario hace doble clic en un archivo que se sincronizó desde SharePoint antes de la migración, Windows puede abrir la copia local antigua. Para solucionarlo, elimine la biblioteca de SharePoint del cliente de sincronización como se describe en el paso 3. Luego abra el Explorador de archivos, haga clic con el botón derecho en la carpeta local antigua y seleccione Eliminar. Los archivos permanecen en SharePoint hasta que complete el movimiento del paso 2. Después del movimiento, el usuario debe abrir los documentos solo desde la carpeta de OneDrive.

El Guardado automático está atenuado

El Guardado automático solo funciona cuando el documento se almacena en OneDrive o SharePoint. Si el documento todavía está en la ubicación antigua de SharePoint, el Guardado automático estará disponible. Después de moverlo a OneDrive, si el Guardado automático sigue atenuado, es posible que el archivo esté en una carpeta que no está sincronizada. Verifique que la carpeta esté incluida en la configuración del cliente de sincronización de OneDrive. También confirme que la extensión del archivo sea .docx, no .doc o .dotx.

Los coautores ven un error de acceso denegado

Este error significa que los permisos de la carpeta de OneDrive no coinciden con los permisos de SharePoint. Vaya a la carpeta de OneDrive, haga clic en Compartir y verifique que cada coautor tenga permiso Puede editar. Si el coautor era miembro de un grupo de SharePoint, agregue cada dirección de correo electrónico individual al uso compartido de OneDrive. OneDrive no admite grupos de Azure AD en el cuadro de diálogo de uso compartido para usuarios externos.

Configuración de coautoría de SharePoint frente a la configuración de coautoría de OneDrive

Elemento	SharePoint	OneDrive
Asignación de permisos	Grupos a nivel de sitio (Propietario, Miembro, Visitante)	Uso compartido individual por correo electrónico o vínculo
Comportamiento de sincronización predeterminado	Se debe agregar cada biblioteca manualmente en el cliente de sincronización	Todos los archivos de la carpeta de OneDrive se sincronizan automáticamente
Almacenamiento del historial de versiones	Se conserva en la biblioteca después del movimiento si se usa el comando Mover	Se conserva cuando los archivos se mueven desde SharePoint
Desencadenante del Guardado automático	Archivo guardado en una biblioteca de SharePoint sincronizada	Archivo guardado en la carpeta local de OneDrive
Visibilidad del cursor de coautoría	Requiere permiso de Edición en la biblioteca	Requiere permiso Puede editar en la carpeta o el archivo

Ahora puede migrar la configuración de coautoría de Word de SharePoint a OneDrive recreando los permisos, moviendo los archivos con el historial de versiones, actualizando el cliente de sincronización y cambiando la ubicación de guardado predeterminada en Word. Después de completar los pasos, pruebe la coautoría con un colega para confirmar que el Guardado automático y el uso compartido del cursor en tiempo real funcionan correctamente. Como sugerencia avanzada, utilice el centro de administración de OneDrive para establecer una directiva de uso compartido que requiera que los coautores inicien sesión con la misma cuenta de la organización, lo que evita la edición anónima y reduce los conflictos de permisos.