Cómo implementar plantillas de Word mediante Microsoft endpoint configuration manager

Si administra varias computadoras Windows en su organización, implementar plantillas de Word estandarizadas para cada usuario puede llevar mucho tiempo. Copiar manualmente los archivos de plantilla en cada estación de trabajo genera inconsistencias de versión y pérdida de horas de TI. Microsoft Endpoint Configuration Manager (MECM) le permite enviar automáticamente los archivos de plantilla de Word a todos los dispositivos administrados. Este artículo explica cómo empaquetar una plantilla de Word, crear una aplicación de Configuration Manager, implementarla en una colección de dispositivos y verificar la instalación correcta.

Cómo se almacenan las plantillas de Word y por qué MECM ayuda

Las plantillas de Word son archivos con extensiones .dotx o .dotm. Cuando un usuario abre Word, la aplicación busca plantillas en carpetas específicas. La carpeta de plantillas de usuario predeterminada es %AppData%\Microsoft\Templates. Las plantillas globales para todos los usuarios de una máquina se encuentran en %ProgramFiles%\Microsoft Office\Templates\1033 o en una ruta de red personalizada definida en la configuración del Centro de confianza.

Sin una herramienta de implementación, un administrador de TI debe copiar los archivos de plantilla en cada computadora manualmente. Este método falla cuando cambian las versiones de las plantillas o cuando se unen nuevas máquinas al dominio. MECM lo resuelve tratando la plantilla como una aplicación. Empaqueta el archivo en un MSI, define una regla de detección (por ejemplo, comprobar si el archivo existe en una carpeta específica) e implementa la aplicación en una colección de dispositivos. MECM se encarga de la distribución, la instalación y los informes de cumplimiento.

Prepare el archivo de plantilla y cree el paquete MSI

Antes de usar MECM, necesita un paquete implementable. MECM puede distribuir archivos .msi de forma nativa. Puede empaquetar su plantilla de Word en un MSI ligero con una herramienta gratuita como WiX Toolset o Advanced Installer. El MSI debe copiar el archivo .dotx o .dotm en la carpeta de destino e incluir un método de detección, como una clave del registro o la versión del archivo.

Lo que necesita

Necesita los siguientes elementos antes de comenzar:

• Un archivo de plantilla de Word finalizado (.dotx o .dotm) almacenado en un recurso compartido de red.
• WiX Toolset u otra herramienta de creación de MSI instalada en una computadora de preparación.
• Acceso de administrador a la consola de MECM.
• Una colección de dispositivos que contenga las computadoras de destino.

Pasos para implementar la plantilla de Word con MECM

Siga estos pasos para crear e implementar la aplicación en Configuration Manager.

1. Cree el paquete MSI para la plantilla
   En una computadora de preparación, abra WiX Toolset y cree un nuevo proyecto de instalación. Agregue su archivo de plantilla al proyecto. Establezca la carpeta de destino en [ProgramFiles64Folder]\Microsoft Office\Templates\1033 para plantillas globales o [AppDataFolder]\Microsoft\Templates para plantillas por usuario. Compile el proyecto para generar un archivo .msi. Copie el .msi y los archivos auxiliares a un recurso compartido de red accesible para el servidor de sitio de MECM.
2. Abra la consola de MECM e inicie el asistente Crear aplicación
   En la consola de MECM, vaya a Biblioteca de software > Administración de aplicaciones > Aplicaciones. Haga clic con el botón derecho en Aplicaciones y seleccione Crear aplicación. Elija Especificar manualmente la información de la aplicación y haga clic en Siguiente.
3. Escriba la información general de la aplicación
   En la página Información general, escriba un nombre para la aplicación, por ejemplo, Plantilla corporativa de Word. Agregue una descripción breve y el número de versión de la plantilla. Haga clic en Siguiente.
4. Agregue un tipo de implementación
   En la página Tipos de implementación, haga clic en Agregar. En el asistente Crear tipo de implementación, elija Instalador de Windows (archivo .msi) como tipo. Vaya al recurso compartido de red que contiene su archivo .msi. El asistente analizará el MSI y rellenará automáticamente el código de producto y la versión. Haga clic en Siguiente.
5. Configure el método de detección
   En la página Método de detección, el asistente agregará una regla basada en el código de producto del MSI. Esto indica a MECM si la aplicación ya está instalada. Puede agregar una regla secundaria para comprobar si el archivo de plantilla existe en la carpeta de destino. Haga clic en Siguiente en las páginas restantes y cierre el asistente de tipo de implementación.
6. Finalice el asistente para crear la aplicación
   De nuevo en el asistente Crear aplicación, revise la configuración y haga clic en Siguiente y luego en Cerrar. La aplicación ahora aparece en la lista Aplicaciones.
7. Distribuya el contenido de la aplicación
   Haga clic con el botón derecho en la aplicación y seleccione Distribuir contenido. Elija un grupo de puntos de distribución que atienda a las computadoras de destino. Complete el asistente para copiar los archivos MSI en los puntos de distribución.
8. Implemente la aplicación en una colección de dispositivos
   Haga clic con el botón derecho en la aplicación y seleccione Implementar. En el asistente Implementar software, vaya a la colección de dispositivos que contiene las computadoras de destino. Establezca la acción en Instalar y el propósito en Requerido. Defina una programación, por ejemplo, Lo antes posible. Establezca la fecha límite en una fecha y hora específicas. Complete el asistente.
9. Supervise la implementación
   En la consola de MECM, vaya a Supervisión > Implementaciones. Seleccione su implementación para ver el estado de cumplimiento. Espere a que las computadoras cliente ejecuten la directiva e instalen el MSI. También puede revisar el archivo AppEnforce.log en una computadora cliente para obtener resultados detallados de la instalación.

Problemas comunes de implementación y cómo solucionarlos

La plantilla no aparece en Word después de la implementación

Es posible que Word no reconozca la plantilla si el MSI copió el archivo en la carpeta incorrecta. Verifique la ruta de destino en el MSI. Abra Word y vaya a Archivo > Opciones > Complementos. En Administrar, seleccione Plantillas y haga clic en Ir. La plantilla debería aparecer en la lista Plantillas globales y complementos. Si no aparece, compruebe que el archivo esté en la carpeta correcta. Para plantillas por usuario, confirme que la ruta del perfil de usuario sea correcta.

MECM informa que la aplicación no es compatible

Es posible que el método de detección esté fallando. Abra las propiedades de la aplicación en MECM y revise la regla de detección. Si solo usó la regla del código de producto del MSI, la aplicación se vuelve no compatible si se desinstala el MSI. Agregue una regla de detección basada en archivos que compruebe si el archivo de plantilla existe en la carpeta de destino. Esta regla marcará la aplicación como instalada incluso si faltan los datos del registro del MSI.

La implementación tarda demasiado o falla en algunas computadoras

Los archivos de plantilla grandes pueden provocar descargas lentas en redes de bajo ancho de banda. Comprima el archivo de plantilla antes de empaquetarlo en el MSI. Verifique también que el punto de distribución esté dentro del mismo grupo de límites que las computadoras cliente. Si el cliente no puede acceder al punto de distribución, la implementación fallará.

Aplicación de MECM frente a paquete: diferencias en la implementación de plantillas

Elemento	Aplicación (recomendado)	Paquete / Programa
Descripción	Usa MSI con reglas de detección para informes de cumplimiento	Usa un script o línea de comandos sin detección integrada
Método de detección	Regla de archivo, registro o código de producto	Sin detección automática; requiere lógica personalizada de códigos de salida
Informes de cumplimiento	Sí, muestra el estado instalado frente a no instalado	No, solo muestra si el programa se ejecutó
Comportamiento de reinstalación	Se reinstala solo si falla la regla de detección	Ejecuta el programa cada vez según la programación
Caso de uso recomendado	Implementación de plantillas de Word en muchos dispositivos	Ejecución de script única o implementaciones heredadas

Use siempre el modelo de aplicación para la implementación de plantillas. Proporciona datos de cumplimiento precisos y evita reinstalar la plantilla en cada actualización de directiva.

Después de implementar la plantilla de Word mediante MECM, cada computadora de destino tendrá la plantilla en la carpeta correcta. Los usuarios pueden abrir Word y seleccionar la plantilla en Archivo > Nuevo > Personal. Para mantener las plantillas actualizadas, actualice el MSI con la nueva versión del archivo e implemente una revisión de la aplicación. Para un control avanzado, agregue una regla de sustitución que reemplace automáticamente la aplicación antigua por la nueva.