Desea habilitar el modo Cached Exchange para buzones compartidos en Outlook mientras mantiene su buzón principal en modo En línea. Esta configuración reduce la carga del servidor y mejora el rendimiento al acceder a buzones compartidos grandes, pero Outlook no ofrece un interruptor directo para esto. La configuración predeterminada aplica el mismo modo a todos los buzones de un perfil.
Este artículo explica cómo anular el comportamiento predeterminado mediante una clave de registro que fuerza a los buzones compartidos a descargar una copia en caché. Conocerá los pasos exactos para modificar el Registro de Windows, los requisitos previos necesarios y las limitaciones de esta solución alternativa.
Si sigue estos pasos, su buzón principal permanecerá en línea mientras los buzones compartidos usan un archivo OST local para un acceso más rápido y disponibilidad sin conexión.
Puntos clave: Habilitar el modo Cached Exchange solo para buzones compartidos
- Clave de registro en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange\AlwaysDownloadSharedFolders: Fuerza a Outlook a descargar los datos del buzón compartido en un archivo OST local incluso cuando el buzón principal está en modo En línea.
- Outlook debe iniciarse una vez después de crear la clave: El cambio de registro surte efecto en el siguiente inicio de Outlook, no inmediatamente después de la modificación.
- Solo funciona con Exchange Online o Exchange Server 2013 y versiones posteriores: Las versiones anteriores de Exchange y las cuentas de correo que no son de Microsoft no admiten esta anulación del registro.
Cómo aplica Outlook el modo Cached Exchange a los buzones compartidos
Outlook no separa el comportamiento de almacenamiento en caché por tipo de buzón en su interfaz gráfica. Cuando configura un perfil en modo Cached Exchange, cada buzón agregado a ese perfil descarga un archivo OST local. Cuando configura el perfil en modo En línea, ningún buzón descarga un archivo OST. Este enfoque de todo o nada crea un problema para los usuarios que desean la velocidad del acceso en caché para los buzones compartidos pero necesitan mantener su buzón principal en línea para evitar retrasos de sincronización o problemas de espacio en disco.
La clave de registro AlwaysDownloadSharedFolders se introdujo en Outlook 2013 y sigue siendo compatible en Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook para Microsoft 365 y el nuevo Outlook para Windows. Cuando este valor DWORD se establece en 1, Outlook descarga las carpetas del buzón compartido en un archivo OST local mientras deja el buzón principal en su modo configurado. Si el buzón principal está configurado en modo En línea, los buzones compartidos aún se almacenan en caché. Si el buzón principal está configurado en modo Cached Exchange, los buzones compartidos también se almacenan en caché, pero la clave no tiene efecto visible porque ya se estaban descargando.
Esta característica se basa en el servicio Autodiscover de Exchange para localizar el buzón compartido. El buzón compartido debe tener una licencia de Exchange válida o ser un objeto de buzón compartido en Exchange Online o en Exchange Server local 2013 o posterior. Los buzones de proveedores externos como POP, IMAP o Google Workspace no se ven afectados por esta clave de registro.
Pasos para habilitar el modo Cached Exchange solo para buzones compartidos
Antes de comenzar, cierre Outlook por completo. Debe tener derechos de administrador en el equipo Windows para editar el registro. Si está en un dispositivo administrado por la empresa, su departamento de TI puede restringir los cambios en el registro o implementar esta configuración mediante Directiva de grupo.
- Abrir el Editor del Registro
Presione Windows + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar. Escriba regedit y presione Entrar. Si aparece el aviso de Control de cuentas de usuario, haga clic en Sí. - Navegar a la clave Exchange
En el Editor del Registro, vaya a la siguiente ruta:HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange
Si la clave Exchange no existe, haga clic con el botón derecho en la clave Microsoft, seleccione Nuevo > Clave y asígnele el nombre Exchange. - Crear el valor AlwaysDownloadSharedFolders
Haga clic con el botón derecho en la clave Exchange en el panel izquierdo. Seleccione Nuevo > Valor DWORD (32 bits). Asigne al nuevo valor el nombre AlwaysDownloadSharedFolders. Haga doble clic en el valor, establezca los datos en 1 y haga clic en Aceptar. - Configurar el buzón principal en modo En línea
Abra Outlook. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta de correo principal y haga clic en Cambiar. En Configuración sin conexión, desmarque Usar modo Cached Exchange. Haga clic en Siguiente y luego en Finalizar. Reinicie Outlook. - Verificar que los buzones compartidos estén en caché
Después de reiniciar Outlook, abra un buzón compartido. En el panel de carpetas, haga clic con el botón derecho en el nombre del buzón compartido y seleccione Propiedades de la carpeta de datos. Si la pestaña General muestra una ruta de archivo que termina en .ost, el buzón compartido está usando el modo Cached Exchange. El buzón principal no tendrá un archivo OST asociado.
Qué hacer si los buzones compartidos siguen sin almacenarse en caché
Outlook sigue mostrando los buzones compartidos en modo En línea
La causa más común es que la clave de registro se creó en el subárbol incorrecto o con una ortografía incorrecta. Verifique que la clave se llame exactamente AlwaysDownloadSharedFolders, sin espacios. Confirme que el valor de datos sea 1 y que la clave esté ubicada en HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Exchange. Si creó la clave en HKEY_LOCAL_MACHINE, muévala a la ubicación por usuario.
El buzón compartido no aparece en el panel de carpetas
Debe agregar manualmente el buzón compartido a su perfil de Outlook antes de que pueda producirse el almacenamiento en caché. Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Seleccione su cuenta principal, haga clic en Cambiar y luego en Más configuraciones. En la pestaña Avanzado, haga clic en Agregar en Abrir estos buzones adicionales. Escriba el nombre o la dirección de correo del buzón compartido y haga clic en Aceptar. Reinicie Outlook.
Outlook se bloquea o se vuelve lento después de habilitar la clave de registro
Si el buzón compartido contiene una cantidad muy grande de elementos, la descarga inicial del OST puede consumir muchos recursos. Deje que Outlook se ejecute durante la noche para completar la sincronización. Si los bloqueos persisten, elimine la clave de registro estableciendo AlwaysDownloadSharedFolders en 0 o eliminando el valor por completo. Luego ejecute Outlook en modo seguro manteniendo presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en el icono de Outlook. Esto deshabilita los complementos que puedan entrar en conflicto con el proceso de almacenamiento en caché.
La clave de registro falta después de una actualización de Directiva de grupo
Si su organización usa Directiva de grupo para administrar la configuración de Outlook, una actualización de directiva puede sobrescribir la clave de registro. Puede verificar las directivas aplicadas ejecutando gpresult /h gpresult.html en el Símbolo del sistema como administrador y revisando el informe HTML. Trabaje con su departamento de TI para implementar la configuración AlwaysDownloadSharedFolders mediante una plantilla administrativa ADMX si está disponible.
Modo En línea vs modo Cached Exchange para buzones compartidos: diferencias clave
| Elemento | Modo En línea | Modo Cached Exchange con AlwaysDownloadSharedFolders |
|---|---|---|
| Descripción | Los datos del buzón compartido se recuperan directamente del servidor Exchange con cada solicitud | Un archivo OST local almacena una copia de los datos del buzón compartido para acceso sin conexión y navegación más rápida |
| Acceso sin conexión | No disponible | Acceso sin conexión completo a las carpetas sincronizadas previamente |
| Carga del servidor | Mayor debido a solicitudes repetidas de contenido y metadatos de carpetas | Menor después de la sincronización inicial porque Outlook lee desde el archivo OST local |
| Uso de espacio en disco | Ninguno | Usa espacio en disco proporcional al tamaño del buzón compartido |
| Rendimiento de búsqueda | Las consultas de búsqueda se ejecutan en el servidor Exchange, más lentas para buzones grandes | El índice local de Búsqueda de Windows proporciona resultados instantáneos |
| Retraso de sincronización | Ninguno; los datos siempre están actualizados | Posible retraso de unos minutos según la frecuencia de sincronización |
| Versiones de Exchange compatibles | Todas las versiones de Exchange | Exchange Server 2013 y posteriores, Exchange Online |
Ahora puede configurar Outlook para almacenar en caché solo los buzones compartidos que necesita mientras mantiene su buzón principal en modo En línea. Esta configuración reduce las solicitudes al servidor para carpetas compartidas grandes y le brinda acceso sin conexión a su contenido. Después de verificar que la clave de registro funciona, pruebe el comportamiento primero con un buzón compartido de baja prioridad para confirmar la estabilidad. Para una administración avanzada, considere usar la plantilla administrativa de Directiva de grupo de Outlook para implementar la configuración AlwaysDownloadSharedFolders en varias máquinas.