Desea ver quién realizó cambios en un documento de Word compartido y cuándo ocurrieron esos cambios. Word incluye una característica integrada llamada Document Insights que muestra la actividad de coautores sin salir de la aplicación. Esta característica ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de las ediciones, ver el historial de versiones y monitorear la actividad de los colaboradores en tiempo real. Este artículo explica cómo habilitar y usar Document Insights para el seguimiento de la actividad de coautores en Word para Microsoft 365.
Puntos clave: Uso de Document Insights para realizar un seguimiento de la actividad de coautores
- Archivo > Información > Abrir Document Insights: Abre el panel de actividad que muestra las ediciones recientes de coautores, los recuentos de vistas y las marcas de tiempo.
- Revisar > Mostrar Insights: Ruta alternativa para iniciar el panel de Document Insights directamente desde la cinta de opciones.
- Panel de Document Insights: Enumera cada coautor, la hora de la última edición y el número total de vistas del documento.
Qué hace Document Insights y qué necesita antes de usarlo
Document Insights es una característica de Word para Microsoft 365 que muestra un resumen de la actividad de coautores de un documento almacenado en OneDrive o SharePoint. Muestra los nombres de las personas que han editado el documento, la fecha y hora de su última edición y cuántas veces se ha visto el documento. Esta característica no muestra cambios individuales ni un historial detallado de ediciones. Proporciona una visión general de alto nivel de la actividad de colaboración.
Para usar Document Insights, necesita lo siguiente:
- Word para Microsoft 365 (versión 2206 o posterior). Las versiones anteriores de Word o Word 2019, 2021 o 2024 independiente no incluyen esta característica.
- El documento debe guardarse en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint. Los archivos locales o los archivos almacenados en unidades de red no muestran información.
- Debe tener permisos de edición para el documento. El acceso de solo lectura puede limitar los datos mostrados.
- Los coautores deben haber guardado cambios en el documento al menos una vez. Los borradores no guardados no aparecen en el panel de información.
Document Insights forma parte de la experiencia conectada de Microsoft 365. Si su organización ha deshabilitado las experiencias conectadas mediante directiva de grupo, es posible que el panel de información no esté disponible. Póngase en contacto con su administrador de TI para verificar que las experiencias conectadas estén habilitadas.
Pasos para habilitar y abrir Document Insights
- Abra el documento compartido
Inicie Word y abra el documento que está guardado en OneDrive o SharePoint. El documento debe abrirse desde la ubicación en la nube, no desde una copia local. Si abre una copia local, el panel de información no mostrará ningún dato. - Vaya a Archivo > Información
Haga clic en la pestaña Archivo en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones. Luego haga clic en Información en el panel de navegación izquierdo. La página Información muestra las propiedades del documento, los permisos y el historial de versiones. - Haga clic en Abrir Document Insights
En la página Información, busque el botón Abrir Document Insights. Aparece en el centro de la página, debajo de la vista previa en miniatura del documento. Haga clic en este botón para abrir el panel de Document Insights en el lado derecho de la ventana. - Revise el resumen de actividad
El panel de Document Insights muestra una lista de coautores. Para cada coautor, verá su nombre, la fecha y hora de su última edición y el número total de vistas. El panel también muestra el número total de espectadores únicos y el número total de ediciones realizadas en el documento.
Método alternativo: Abrir Document Insights desde la pestaña Revisar
- Haga clic en la pestaña Revisar
En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Revisar para acceder a las herramientas de colaboración y corrección. - Haga clic en Mostrar Insights
En el grupo Insights en el lado derecho de la pestaña Revisar, haga clic en Mostrar Insights. Esto abre el mismo panel de Document Insights.
Actualizar los datos de Insights
- Cierre y vuelva a abrir el panel
Si los datos de información parecen desactualizados, cierre el panel de Document Insights haciendo clic en la X en la esquina superior derecha del panel. Luego vuelva a abrirlo usando cualquiera de los métodos anteriores. Los datos se actualizan cada vez que se abre el panel. - Guarde el documento
Si está coautorizando activamente, guarde el documento presionando Ctrl+S. Guardar activa una sincronización con el servidor en la nube. Después de guardar, vuelva a abrir el panel de información para ver la actividad actualizada.
Errores comunes y limitaciones al usar Document Insights
El botón Document Insights falta o está atenuado
Esto ocurre cuando el documento no está guardado en OneDrive o SharePoint. Guarde el documento en una ubicación en la nube haciendo clic en Archivo > Guardar como y seleccionando una carpeta de OneDrive o SharePoint. El botón también aparece atenuado si está usando una versión no compatible de Word, como Word 2019 o Word 2021. Actualice a Word para Microsoft 365 para acceder a la característica.
El panel de Insights no muestra coautores
Si el panel se abre pero no enumera coautores, es posible que el documento solo haya sido editado por usted. Pida a otros miembros del equipo que abran y editen el documento, y luego guarden sus cambios. El panel se actualiza solo después de que otros usuarios hayan guardado ediciones. También verifique que el documento se haya compartido con esos usuarios y que tengan permisos de edición.
Los datos del panel de información están incompletos o son inexactos
Document Insights no muestra actividad en tiempo real. Hay un retraso de varios minutos entre el momento en que un coautor guarda un cambio y el momento en que esa actividad aparece en el panel. El panel tampoco muestra qué partes específicas del documento se cambiaron. Para un seguimiento detallado de cambios, use la característica Historial de versiones haciendo clic en Archivo > Información > Historial de versiones.
El panel de Insights no se abre debido a restricciones de directiva de grupo
Algunas organizaciones deshabilitan las experiencias conectadas en Microsoft 365. Cuando esto ocurre, el botón Abrir Document Insights puede faltar por completo, o el panel puede mostrar un mensaje de error. Póngase en contacto con su administrador de TI para habilitar la configuración “Permitir experiencias conectadas” en el centro de administración de Microsoft 365.
Document Insights vs Historial de versiones: qué muestra cada característica
| Elemento | Document Insights | Historial de versiones |
|---|---|---|
| Propósito | Mostrar la actividad de alto nivel de los coautores y los recuentos de vistas | Mostrar una lista de versiones guardadas con marcas de tiempo y autores |
| Datos mostrados | Nombres de coautores, hora de la última edición, vistas totales | Número de versión, marca de tiempo, nombre del autor, tamaño del archivo |
| Capacidad de restaurar | No | Sí, puede abrir o restaurar cualquier versión anterior |
| Actualizaciones en tiempo real | Retrasadas varios minutos | Se actualiza inmediatamente después de cada guardado |
| Ubicación de acceso | Archivo > Información > Abrir Document Insights o Revisar > Mostrar Insights | Archivo > Información > Historial de versiones |
Ahora puede abrir Document Insights para ver la actividad de coautores de cualquier documento de Word compartido guardado en OneDrive o SharePoint. Use la ruta Archivo > Información o el botón Revisar > Mostrar Insights para acceder al panel. Para un seguimiento detallado a nivel de cambios, combine Document Insights con el Historial de versiones para obtener una imagen completa de la colaboración.