Cómo guardar un archivo de Word en otra ubicación con copia de seguridad automática

Desea que Word guarde automáticamente una copia de seguridad de su documento en una carpeta separada, como una unidad externa o un recurso compartido de red, sin tener que copiar el archivo manualmente cada vez. La función AutoRecover integrada de Word guarda copias temporales durante un bloqueo, pero no crea una copia de seguridad permanente en una ubicación de su elección. Este artículo explica cómo usar AutoRecover y la configuración de guardado de archivos de Word para lograr una copia de seguridad automática en una ubicación diferente, asegurando que su trabajo esté protegido incluso si el archivo original se pierde o se corrompe.

Cómo funciona el sistema de copia de seguridad AutoRecover de Word

Word incluye dos funciones distintas relacionadas con las copias de seguridad automáticas: AutoRecover y AutoSave. AutoRecover guarda copias temporales de los documentos abiertos a un intervalo establecido. Estas copias se almacenan en una única carpeta especificada en Opciones de Word. Si Word se bloquea o cierra sin guardar, puede recuperar la última versión autoguardada desde esta carpeta. AutoSave, por el contrario, es una función para suscriptores de Microsoft 365 que guarda continuamente los cambios en OneDrive o SharePoint. AutoSave no crea una copia de seguridad en una segunda ubicación; guarda sobre el archivo original.

La clave para crear una copia de seguridad automática en una ubicación diferente es cambiar la ruta de la carpeta de AutoRecover a una unidad o carpeta de red separada del documento original. Word también ofrece una configuración para conservar la última versión autoguardada cuando cierra sin guardar, lo que puede actuar como una red de seguridad adicional. Tenga en cuenta que los archivos de AutoRecover no son copias de seguridad permanentes; Word los elimina cuando guarda y cierra el documento normalmente. Para mantener una copia de seguridad permanente en una ubicación separada, debe usar una herramienta de terceros o una macro manual, pero este artículo cubre la solución integrada más cercana.

Pasos para configurar la copia de seguridad automática en otra ubicación

Siga estos pasos para configurar Word para guardar archivos de AutoRecover en una carpeta diferente. Este método funciona para Word en Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 y Word 2016 en Windows 10 u Windows 11.

1. Cree la carpeta de destino para la copia de seguridad
   Abra el Explorador de archivos y navegue a la unidad o ubicación de red donde desea almacenar las copias de seguridad. Por ejemplo, D:\WordBackups o \\Server\Backups\Word. Haga clic con el botón derecho dentro de la carpeta, seleccione Nuevo > Carpeta y asígnele un nombre claro, como Word AutoRecover. Esta carpeta debe existir antes de configurarla en Word.
2. Abra Opciones de Word
   Inicie Word. Haga clic en Archivo > Opciones. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de Word.
3. Navegue a la configuración de Guardar
   En el panel izquierdo de Opciones de Word, haga clic en Guardar. El panel derecho muestra todas las configuraciones relacionadas con el guardado.
4. Cambie la ubicación del archivo de AutoRecover
   Localice el campo etiquetado como Ubicación del archivo de AutoRecover. Haga clic en Examinar junto a él. En el cuadro de diálogo que aparece, navegue a la carpeta de respaldo que creó en el paso 1. Seleccione la carpeta y haga clic en Aceptar. La ruta ahora aparece en el campo.
5. Ajuste el intervalo de guardado de AutoRecover
   En el mismo panel Guardar, asegúrese de que esté marcada la opción Guardar información de AutoRecover cada. Establezca el valor de minutos en 5 o 10. Un intervalo más corto significa copias de seguridad más frecuentes, pero puede ralentizar el rendimiento en documentos grandes. Haga clic en Aceptar para guardar todos los cambios.
6. Habilite la opción de conservar la última versión autoguardada
   Aún en el panel Guardar, marque la casilla Conservar la última versión autoguardada si cierro sin guardar. Esto asegura que, si cierra el documento sin guardar, Word retenga la última copia de AutoRecover en su carpeta de respaldo.
7. Pruebe la configuración
   Abra un documento de prueba, escriba algunas frases y espere a que transcurra el intervalo de AutoRecover. Luego cierre Word sin guardar el documento. Vuelva a abrir Word. En el lado izquierdo de la pantalla de inicio, haga clic en Mostrar archivos recuperados. El archivo recuperado debería mostrar una copia guardada en su carpeta de respaldo. Navegue a la carpeta de respaldo en el Explorador de archivos para confirmar que el archivo .asd existe allí.

Uso de la opción Crear siempre una copia de seguridad

Word también incluye una opción oculta llamada Crear siempre una copia de seguridad. Esta opción guarda una copia de la versión anterior del documento con la extensión .wbk en la misma carpeta que el documento original. No guarda en una ubicación diferente. Para usarla, primero debe habilitarla: Archivo > Guardar como > Examinar > Herramientas (junto al botón Guardar) > Opciones generales > marque Crear siempre una copia de seguridad > Aceptar. Sin embargo, como esta copia de seguridad se guarda en la misma carpeta que el original, no cumple el objetivo de guardar en una ubicación diferente. El método de la carpeta de AutoRecover anterior es la única forma integrada de especificar una ruta separada.

Limitaciones de AutoRecover como solución de copia de seguridad

Los archivos de AutoRecover se eliminan después de un guardado normal

Cuando guarda y cierra un documento normalmente, Word elimina el archivo de AutoRecover de la carpeta de respaldo. Esto significa que la carpeta de respaldo solo contiene una copia mientras el documento está abierto. Si desea una copia de seguridad permanente en una ubicación diferente, debe copiar el archivo manualmente o usar una herramienta de copia de seguridad de terceros que supervise la carpeta.

Los archivos de AutoRecover no son legibles directamente por Word

Los archivos .asd almacenados en la carpeta de AutoRecover no son archivos .docx estándar. No puede hacer doble clic en ellos para abrirlos. Para recuperarlos, debe usar la función Recuperar documentos no guardados de Word (Archivo > Abrir > Recuperar documentos no guardados). Esta limitación significa que la carpeta de respaldo no es un lugar conveniente para buscar versiones antiguas; solo es útil después de un bloqueo o cierre accidental.

Las unidades de red pueden causar ralentizaciones

Si configura la carpeta de AutoRecover en un recurso compartido de red o una unidad USB lenta, Word puede dejar de responder durante el guardado automático. Use una unidad externa local con una conexión rápida o una unidad de red con baja latencia. Pruebe primero con un documento pequeño para confirmar que el rendimiento es aceptable.

Conflictos con OneDrive y SharePoint

Si guarda documentos en OneDrive o SharePoint y tiene AutoSave habilitado, Word guarda continuamente en la nube. Cambiar la carpeta de AutoRecover no afecta el comportamiento de AutoSave. La carpeta de AutoRecover seguirá recibiendo copias, pero son redundantes porque AutoSave ya captura cada cambio. Deshabilite AutoSave para los documentos en los que desea que la carpeta de respaldo sea la red de seguridad principal.

Copia de seguridad de AutoRecover vs copia de seguridad manual vs herramientas de terceros

Elemento	Método de carpeta de AutoRecover	Guardar como manual	Herramienta de copia de seguridad de terceros
Ubicación de la copia de seguridad	Cualquier carpeta que especifique	Misma o diferente carpeta	Cualquier carpeta o nube
Frecuencia automática	Cada 5-10 minutos	Solo cuando guarda manualmente	Continua o programada
Formato de archivo	.asd (no se puede abrir directamente)	.docx (totalmente utilizable)	.docx u otro
Persistencia después del guardado normal	Eliminado	Permanente	Permanente
Costo	Gratis (integrado en Word)	Gratis	A menudo suscripción de pago

El método de la carpeta de AutoRecover es la única forma integrada de establecer una ruta de copia de seguridad diferente en Word. Funciona mejor como herramienta de recuperación de bloqueos, no como historial de versiones permanente. Para copias de seguridad permanentes en una ubicación diferente, considere usar una utilidad de copia de seguridad de terceros como SyncBack o un servicio en la nube que admita la sincronización de carpetas, como OneDrive Personal Vault o Dropbox. Estas herramientas pueden copiar el archivo .docx desde la carpeta original a una ubicación secundaria de forma programada.

Ahora sabe cómo configurar Word para guardar archivos de AutoRecover en una unidad o carpeta de red diferente. Pruebe la configuración cerrando un documento sin guardar y verificando que el archivo .asd aparezca en la carpeta de respaldo elegida. Para una solución de copia de seguridad permanente, combine este método con una herramienta de sincronización de archivos programada que copie el archivo .docx original a una ubicación separada. Recuerde que la ruta de la carpeta de AutoRecover es una configuración global en Opciones de Word, por lo que se aplica a todos los documentos que abra en Word.