Cómo guardar correos de Outlook como archivos MSG para copia de seguridad local

Necesita conservar una copia permanente y sin conexión de correos importantes de su buzón de Outlook. Guardar un correo como archivo MSG crea una copia independiente que contiene todos los datos originales del mensaje. Este artículo proporciona los pasos para guardar correos individuales y carpetas completas en su equipo para archivarlos o transferirlos.

Qué es un archivo MSG y por qué lo necesita

Un archivo MSG es un contenedor de un solo archivo para un elemento de Outlook como un correo, un contacto o una cita del calendario. Conserva el contenido completo, incluidos el remitente, los destinatarios, el asunto, el cuerpo, los datos adjuntos y las marcas de tiempo. Este formato es nativo de Outlook y se puede hacer doble clic para abrir el correo en una ventana nueva, incluso en otro equipo sin la conexión al buzón original.

Guardar correos como archivos MSG es ideal para crear registros legales, transferir mensajes específicos a colegas o mantener una copia de seguridad local separada de su buzón en el servidor. Es diferente de imprimir un correo a PDF o reenviarlo, ya que el archivo MSG sigue siendo un elemento de Outlook totalmente funcional. Necesita acceso de escritura a una carpeta de su equipo o a una unidad de red para guardar los archivos.

Pasos para guardar correos como archivos MSG individuales

Puede guardar uno o varios correos a la vez con el comando Guardar como. Este método le da control sobre el nombre del archivo y la ubicación de guardado de cada mensaje.

1. Seleccione el correo en su buzón
   En su carpeta de correo de Outlook, haga clic una vez en el correo que desea guardar. Para guardar varios correos, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada uno.
2. Abra el cuadro de diálogo Guardar como
   Vaya a la pestaña Archivo en la cinta de opciones. En el menú que aparece, haga clic en Guardar como. El atajo de teclado Alt, F, A también abre este cuadro de diálogo.
3. Elija la ubicación de guardado y el tipo de archivo
   En la ventana Guardar como, navegue a la carpeta de su equipo donde desea la copia de seguridad. El campo Guardar como tipo ya estará establecido en Formato de mensaje de Outlook (*.msg). No cambie esto.
4. Nombre y guarde el archivo
   Escriba un nombre descriptivo para el archivo en el cuadro Nombre de archivo. Haga clic en Guardar. Outlook creará un archivo MSG para cada correo seleccionado en la carpeta elegida.

Usar arrastrar y soltar para un guardado rápido

Para un método más rápido, puede arrastrar correos directamente desde Outlook a una carpeta de Windows.

1. Abra el Explorador de archivos
   Abra el Explorador de archivos de Windows y navegue al escritorio o a la carpeta donde desea los archivos MSG.
2. Seleccione y arrastre el correo
   En Outlook, haga clic en el correo que desea guardar. Arrástrelo desde la lista de mensajes y suéltelo en la ventana abierta del Explorador de archivos.
3. Verifique el archivo creado
   Aparecerá un nuevo archivo MSG en la carpeta. Su nombre será el asunto del correo. Puede cambiarle el nombre como a cualquier otro archivo.

Errores comunes y limitaciones que debe evitar

Guardar un archivo MSG no lo elimina de su buzón

Guardar un correo como archivo MSG solo crea una copia. El correo original permanece en su buzón de Outlook. Si desea eliminar la copia del servidor después de guardarla, debe eliminarla manualmente de la carpeta. Los dos archivos no están vinculados.

Los archivos MSG de resultados de búsqueda pueden no guardarse correctamente

Si realiza una búsqueda en Outlook e intenta guardar un correo desde el panel de resultados de búsqueda, la operación podría fallar. Navegue siempre a la carpeta real que contiene el correo, como su Bandeja de entrada o Elementos enviados, antes de usar Guardar como. Esto garantiza que Outlook pueda acceder a las propiedades completas del elemento.

Correos muy grandes con datos adjuntos grandes

Un archivo MSG incluye todos los datos adjuntos. Un correo con un archivo de video de 100 MB creará un archivo MSG de 100 MB. Tenga en cuenta su espacio de almacenamiento al guardar muchos correos grandes. No puede guardar un correo sin sus datos adjuntos con el método estándar Guardar como.

Métodos de copia de seguridad: MSG frente a exportación a archivo PST

Elemento	Archivo MSG individual	Exportación a archivo PST
Ideal para	Copia de seguridad de unos pocos correos específicos	Archivar carpetas completas o años de correo
Gestión de archivos	Muchos archivos separados que administrar	Un solo archivo contenedor grande
Abrir la copia de seguridad	Haga doble clic en cada archivo MSG	Abra el PST en Outlook mediante Archivo > Abrir y exportar
Funcionalidad de búsqueda	Debe buscar con Windows	Puede buscar dentro de Outlook después de abrir el PST
Estructura de carpetas	Se pierde; todos los correos son archivos planos	Conserva la jerarquía de carpetas original

Ahora tiene una copia local confiable de sus correos importantes. Use el método Guardar como para mensajes individuales críticos y considere la función de exportación a PST en Archivo > Abrir y exportar para copias de seguridad de carpetas completas. Para archivado avanzado, puede usar macros de VBA para automatizar el guardado de lotes de correos como archivos MSG según reglas como fecha o remitente.