Necesita probar su identidad y proteger la integridad de sus correos electrónicos. Una firma digital adjunta a sus mensajes salientes proporciona esta verificación. Esta función utiliza un certificado digital para autenticarlo como remitente y garantizar que el contenido del mensaje no fue alterado. Este artículo explica cómo obtener una identificación digital y configurar Outlook para firmar todos o correos electrónicos específicos.
Puntos clave: Configuración de firmas digitales en Outlook
- Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Seguridad del correo electrónico: El menú central para agregar un certificado digital y establecer valores predeterminados de firma para todos los mensajes.
- Nuevo correo electrónico > Opciones > Etiquetas > Firmar: El botón para agregar manualmente una firma digital a un solo correo electrónico antes de enviarlo.
- Correo electrónico cifrado > Configuración > Configuración de seguridad: El cuadro de diálogo para crear un perfil de seguridad con nombre que aplica reglas de firma y cifrado.
Entendiendo las firmas digitales y los certificados
Una firma digital es un sello criptográfico adjunto a un correo electrónico. Confirma que el mensaje provino de usted y que no fue modificado en tránsito. Este proceso se basa en un certificado digital, también llamado identificación digital, emitido por una autoridad de certificación de confianza. El certificado contiene su clave pública e información de identidad.
Los destinatarios utilizan su clave pública para verificar la firma. Para que esto funcione, primero debe obtener un certificado digital personal de un proveedor comercial o de la autoridad interna de su organización. Outlook no crea certificados por sí mismo. La función requiere que este certificado esté instalado en su computadora con Windows y seleccionado dentro de la configuración de Outlook.
Requisitos previos para firmar correos electrónicos
Antes de comenzar, asegúrese de tener un certificado digital válido instalado en su máquina. Los proveedores comunes incluyen DigiCert, GlobalSign y Sectigo. Su departamento de TI del trabajo también puede emitir uno. Puede ver los certificados instalados en Windows a través de la Consola de administración de Microsoft. Outlook debe estar configurado para usar una cuenta de correo electrónico que admita esta función, como Microsoft 365 o una cuenta de Exchange.
Pasos para configurar una firma digital predeterminada
El método más eficiente es establecer un valor predeterminado para que todos los mensajes de una cuenta específica se firmen automáticamente. Siga estos pasos para configurar esta opción global.
- Abrir el Centro de confianza de Outlook
En Outlook, haga clic en Archivo > Opciones. Seleccione la categoría Centro de confianza a la izquierda, luego haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza. - Navegar a Seguridad del correo electrónico
En la ventana del Centro de confianza, seleccione Seguridad del correo electrónico en el menú de la izquierda. Esta sección administra identificaciones digitales y cifrado. - Importar o seleccionar un certificado
En Identificaciones digitales (Certificados), haga clic en Importar/Exportar para agregar un nuevo archivo de certificado si es necesario. De lo contrario, haga clic en Configuración junto a “Configuración predeterminada” para elegir un certificado instalado. - Crear un perfil de configuración de seguridad
En el cuadro de diálogo Cambiar configuración de seguridad, escriba un nombre para esta configuración, como “Mi firma digital”. En Certificado de firma, haga clic en Elegir para seleccionar su identificación digital. Asegúrese de que la casilla “Enviar estos certificados con mensajes firmados” esté marcada. - Establecer el valor predeterminado y aplicar
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de configuración de seguridad. De vuelta en la pestaña Seguridad del correo electrónico, marque la casilla “Agregar firma digital a los mensajes salientes”. Haga clic en Aceptar dos veces para guardar y salir de todas las ventanas de opciones.
Firmar manualmente un solo correo electrónico
Es posible que no desee firmar todos los correos electrónicos. Utilice este método para aplicar una firma solo a mensajes específicos.
- Redactar un nuevo mensaje
Haga clic en Nuevo correo electrónico para iniciar un mensaje nuevo. Diríjalo y escriba su contenido como de costumbre. - Acceder al botón Firmar
En la ventana del mensaje, vaya a la pestaña Opciones en la cinta de opciones. En el grupo Etiquetas, haga clic en el botón Firmar. Este botón tiene un icono de un certificado. - Enviar el correo electrónico firmado
Aparecerá un icono de cinta roja junto al campo Para, lo que indica que el mensaje se firmará. Complete y envíe el correo electrónico. El destinatario verá un sello especial que indica una firma verificada.
Errores comunes y limitaciones
Los destinatarios ven una advertencia de firma no válida
Esto sucede cuando el cliente de correo electrónico del destinatario no confía en la autoridad de certificación que emitió su identificación digital. También puede ocurrir si su certificado ha caducado. Asegúrese de que su certificado esté vigente y sea de un proveedor público ampliamente confiable. Indique a los destinatarios que las advertencias de certificados corporativos internos son normales si están fuera de su organización.
El botón Firmar está atenuado o falta
Esto generalmente significa que no hay un certificado digital válido instalado o seleccionado en la configuración de Outlook. Verifique que su certificado esté instalado correctamente en Windows. Luego, verifique que lo haya seleccionado en Archivo > Opciones > Centro de confianza > Seguridad del correo electrónico > Configuración. Además, confirme que está utilizando un tipo de cuenta compatible; las cuentas POP/IMAP tienen funcionalidad limitada con firmas digitales.
Los correos electrónicos firmados no se pueden leer en teléfonos móviles
Algunas aplicaciones de correo electrónico móviles no admiten completamente los estándares S/MIME para firmas digitales. El mensaje puede aparecer con un archivo adjunto llamado “smime.p7s” en lugar de mostrar un sello verificado. Para obtener mejores resultados, los destinatarios deben abrir el mensaje en un cliente de escritorio como Outlook o Apple Mail. Informe a los contactos importantes sobre esta posible limitación.
Firmas digitales vs cifrado: diferencias clave
| Elemento | Firma digital | Cifrado |
|---|---|---|
| Propósito principal | Autentica al remitente y verifica la integridad del mensaje | Codifica el contenido para garantizar la confidencialidad |
| Visibilidad del contenido | El mensaje es legible por cualquiera | El mensaje no se puede leer sin la clave privada |
| Claves requeridas | La clave privada del remitente para firmar, el destinatario usa la clave pública del remitente para verificar | La clave pública del destinatario para cifrar, la clave privada del destinatario para descifrar |
| Configuración de Outlook | Agregar firma digital a los mensajes salientes | Cifrar el contenido y los datos adjuntos de los mensajes salientes |
| Experiencia del destinatario | Ve un sello de confianza o una cinta en el mensaje | Debe tener un certificado para descifrar y leer el mensaje |
Ahora puede enviar correos electrónicos firmados digitalmente desde Outlook para autenticar su identidad. Esto agrega una capa de confianza para los destinatarios que reciben comunicaciones confidenciales. Para una protección más sólida, combine la firma con el cifrado de mensajes para autenticación y privacidad. Utilice el perfil de Configuración de seguridad que creó para aplicar rápidamente ambas funciones de seguridad a mensajes importantes.